Hukuk firmaları için yapay zeka telefon asistanı: Mesleki gizliliği bozmadan müşteri çağrılarını yanıt verin

Bir yapay zeka telefon asistanı, vergi danışmanlığı ve hukuk firmalarında gelen çağrıları yanıtlayabilir, talebi ve geri arama talebini kaydedebilir ve ücretsiz randevular önerebilir. Mevcut zorunluluklar hakkında bilgi sağlamaz – bu bilgi sizde kalır. Bunun mesleki gizlilikle uyumlu olması için Almanya'da operasyon yapması, sipariş işleme anlaşması ve Alman Ceza Kanunu'nun 203. maddesine göre gizlilik zorunluluğu olan bir hizmet sağlayıcısı gereklidir.

Hukuk firmalarında, telefon genellikle tam olarak herkes toplantıdayken veya teslim tarihlerinde çalışırken çalar. Müşteriler telesekreterde bulunur, yeni sorular kaybolur. Bu makale, bir yapay zeka telefon asistanının hukuk bürosunda neler yapabileceğini ve sınırlarının nerede olduğunu gösterir.

Hukuk bürosunda telefon asistanının ne yaptığı

• bile çağrılara cevap ver.Toplantılarda, öğle molalarında veya mesai sonrası
• Kayıt endişeleri: isim, geri arama numarası, kiracı numarası, konu ve aciliyet.
• Geri dönüş planlaması: görev alan kişinin takvimine uygun bir zaman dilimiyle birlikte.
• tarihlerini önerin. Onaylanırsa ilk danışma
• Sıkça sorulan soruları yanıtlayın: çalışma saatleri, oraya nasıl gideceğiniz, yanınızda getirmeniz gereken belgeler.
• ilet. Gerçek acil durumlarda, örneğin bugün bir son tarih dolduğunda

Ki bunu bilerek yapmıyor

Hukuk bürosunda bir telefon asistanı, zorunluluklar, vergi değerlendirmeleri veya prosedürler hakkında hiçbir önemli bilgi sağlamaz. Birinin müvekkil olup olmadığını bile doğrulamaz. Talebi kabul eder ve doğru kişiye iletir. Bu, tavsiyeyi ait olduğu yerde tutar.

Profesyonel gizlilik: § 203 StGB'nin gerektirdiği şey

Vergi danışmanları ve avukatlar, Almanya Ceza Kanunu'nun 203. maddesi uyarınca gizliliğe tabi tutulmaktadır. 2017'den beri, Alman Ceza Kanunu'nun 203(3) maddesi, sırların mesleki faaliyette yer alan "diğer kişilere" açıkça açıklanmasına izin vermektedir – bu faaliyetleri için gerekli olduğu sürece. Bu, dış hizmet sağlayıcıları da kapsayabilir. Ancak, Alman Ceza Kanunu'nun 203 (4) maddesine göre, hukuk firması bu hizmet sağlayıcıların gizliliği koruma yükümlülüğünü sağlamalıdır.

Bir yapay zeka telefon asistanı için bu somut anlamda şu anlam verir:

Başlamadan önce, hizmet sağlayıcıların katılımına ilişkin odaların kuralları gibi mesleki hukukun detayları hakkında odanız veya veri koruma görevlinizle anlaşmalısınız. Bu makale hukuki danışmanlık teşkil etmez.

Örnek: Pazartesi sabahı vergi dairesinde

Örnek: Sabah 9 ile 11 arasında 14 arama alınır ve iki resepsiyonist müşteri görüşmelerindedir. Telefon asistanı tüm aramaları kabul eder, altı geri arama talebini not alır, gerekli belgelerle ilgili dört soruyu yanıtlar, iki ilk aramayı ayırtar ve itiraz süresi aynı gün sona erdiği için bir çağrıyı yönlendirir. Saat 11'de posta kutusunda sıralanmış bir liste bulunur.

Telefon asistanı ve sohbet botu birbirini tamamlıyor

Birçok müşteri aramak yerine yazmayı tercih eder. Web sitesindeki bir yapay zeka sohbet botu aynı görevleri yazılı olarak üstlenir – bunun üzerine daha fazla bilgi Hukuk bürosunda Müşteri İletişimi makalesinde verilecektir. Ancak telefonda ise baskı daha fazladır çünkü arayanlar hemen yanıt bekler.

Hukuk bürosuna giriş

1. Endişeleri topla: Hangi çağrılar en sık gelir?
2. Sınır koymak: Asistan ne cevap verir, ne hiç?
3. için yönlendirme kurallarını tanımlayın. Son teslim tarihleri ve acil durumlar
4. Sözleşmelerin sonucu: sipariş işleme ve gizlilik yükümlülüğü.
5. Gerçek çağrılarla test aşaması, ardından yoğun olmayan saatlere genişleme yapılır.

Yapay zeka telefon asistanımız Almanya'daki sunucularda çalışır ve telefon sisteminize bağlanabilir. Sektördeki vergi firmaları için ayrı bir sayfa var: Vergi danışmanları için yapay zeka.

Finansman hakkında: Danışmanlık ve eşlik eden tanıtım, %80 oranında INQA koçluğu ile (günde 1.200 €'ya kadar, 12 güne kadar) finanse edilebilir. Yeni federal eyaletlerde, BAFA danışmanlık fonları da 31.12.2026'ya kadar uygun hale gelmektedir. Fonlama danışmanlık için sağlanır, yazılım için değil. Fonlama kontrolü, uygun olanı gösterir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir hukuk firması yapay zeka telefon asistanı kullanabilir mi?

Evet, hizmet sağlayıcı gizliliği korumak zorundaysa (Alman Ceza Kanunu'nun 203 (4) maddesi), bir veri işleme anlaşması vardır ve yalnızca gerekli veriler işlenir. Mesleki detaylar Daire ile koordine edilmelidir.

Telefon asistanı zorunluluklar hakkında bilgi veriyor mu?

Hayır. Endişeleri ve geri arama taleplerini kaydeder, genel soruları yanıtlar ve iletişleri yapar. İçerik bilgileri profesyonellerde kalır.

Acil teslim tarihleri durumunda ne olur?

"Bugün son tarih" gibi belirli anahtar kelimeler için asistan aramayı doğrudan yönlendirir veya hemen sorumlu kişiyi bilgilendirir.

Arayanların bir yapay zeka ile konuştuklarını bilmesi gerekir mi?

Evet. AB Yapay Zeka Yasası'na göre, insanlar bir yapay zeka sistemiyle etkileşimde bulunduklarını fark edebilmelidir. Bu nedenle asistan başta kendini dijital asistan olarak tanıtır.

Kaynak: § 203 StGB (gesetze-im-internet.de).