KI-Telefonassistent für Kanzleien: sicher einsetzen

Ein KI-Telefonassistent kann in Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien eingehende Anrufe annehmen, das Anliegen und den Rückrufwunsch aufnehmen und freie Termine vorschlagen. Auskünfte zu laufenden Mandaten gibt er nicht – das bleibt bei Ihnen. Damit das zum Berufsgeheimnis passt, braucht es Betrieb in Deutschland, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Dienstleister, der nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

In Kanzleien klingelt das Telefon oft genau dann, wenn alle in Besprechungen sind oder Fristen bearbeiten. Mandanten landen auf dem Anrufbeantworter, Neuanfragen gehen verloren. Dieser Beitrag zeigt, was ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei übernehmen kann – und wo die Grenzen sind.

Was der Telefonassistent in der Kanzlei übernimmt

Anrufe annehmen, auch während Besprechungen, Mittagspause oder nach Feierabend.
Anliegen erfassen: Name, Rückrufnummer, Mandantennummer, Thema und Dringlichkeit.
Rückrufe planen: mit Zeitfenster, das zum Kalender der zuständigen Person passt.
Termine vorschlagen für Erstgespräche, sofern freigegeben.
Häufige Fragen beantworten: Öffnungszeiten, Anfahrt, welche Unterlagen mitzubringen sind.
Weiterleiten bei echten Notfällen, etwa wenn eine Frist heute abläuft.

Was er bewusst nicht tut

Ein Telefonassistent in der Kanzlei gibt keine inhaltlichen Auskünfte zu Mandaten, Steuerbescheiden oder Verfahren. Er bestätigt nicht einmal, ob jemand Mandant ist. Er nimmt das Anliegen auf und gibt es an die richtige Person weiter. So bleibt die Beratung dort, wo sie hingehört.

Berufsgeheimnis: was § 203 StGB verlangt

Steuerberater und Rechtsanwälte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB ausdrücklich, Geheimnisse gegenüber „sonstigen Personen“ zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken – soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Dazu können auch externe Dienstleister gehören. Nach § 203 Abs. 4 StGB muss die Kanzlei aber dafür sorgen, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet werden.

Für einen KI-Telefonassistenten heißt das konkret:

Anforderung	Umsetzung
Verschwiegenheit	schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Geheimhaltung
Datenschutz	Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Datenort	Verarbeitung auf Servern in Deutschland
Datensparsamkeit	nur Name, Rückrufnummer, Anliegen in Stichworten – keine Mandatsdetails
Transparenz	Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen

Die berufsrechtlichen Details – etwa die Regeln der Kammern zur Einschaltung von Dienstleistern – sollten Sie vor dem Start mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Beispiel: ein Montagvormittag in der Steuerkanzlei

Beispiel: Zwischen 9 und 11 Uhr gehen 14 Anrufe ein, die beiden Mitarbeiterinnen am Empfang sind in Mandantengesprächen. Der Telefonassistent nimmt alle Anrufe an, notiert sechs Rückrufwünsche mit Zeitfenster, beantwortet vier Fragen zu benötigten Unterlagen, bucht zwei Erstgespräche und leitet einen Anruf weiter, weil eine Einspruchsfrist am selben Tag endet. Um 11 Uhr liegt eine sortierte Liste im Postfach.

Telefonassistent und Chatbot ergänzen sich

Viele Mandanten schreiben lieber, als anzurufen. Ein KI-Chatbot auf der Website übernimmt dieselben Aufgaben schriftlich – mehr dazu im Beitrag Mandantenkommunikation in der Kanzlei. Am Telefon ist der Druck aber größer, weil Anrufer sofort eine Reaktion erwarten.

Einführung in der Kanzlei

Anliegen sammeln: Welche Anrufe kommen am häufigsten?
Grenzen festlegen: Was beantwortet der Assistent, was nie?
Weiterleitungsregeln für Fristen und Notfälle definieren.
Verträge schließen: Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheitsverpflichtung.
Testphase mit echten Anrufen, dann Ausweitung auf Randzeiten.

Unser KI-Telefonassistent läuft auf Servern in Deutschland und lässt sich an Ihre Telefonanlage anbinden. Für Steuerkanzleien gibt es eine eigene Seite zur Branche: KI für Steuerberater.

Zur Förderung: Die Beratung und begleitete Einführung kann über INQA-Coaching mit 80 % gefördert werden (bis 1.200 € pro Tag, bis 12 Tage). In den neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung in Frage. Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Was passt, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Darf eine Kanzlei einen KI-Telefonassistenten einsetzen?

Ja, wenn der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (§ 203 Abs. 4 StGB), ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und nur die nötigen Daten verarbeitet werden. Berufsrechtliche Details sollten mit der Kammer abgestimmt werden.

Gibt der Telefonassistent Auskünfte zu Mandaten?

Nein. Er nimmt Anliegen und Rückrufwünsche auf, beantwortet allgemeine Fragen und leitet weiter. Inhaltliche Auskünfte bleiben bei den Berufsträgern.

Was passiert bei dringenden Fristen?

Für festgelegte Stichworte wie „Frist heute“ leitet der Assistent den Anruf direkt weiter oder benachrichtigt die zuständige Person sofort.

Müssen Anrufer wissen, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Nach dem EU AI Act müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren. Der Assistent stellt sich deshalb zu Beginn als digitaler Assistent vor.

Quelle: § 203 StGB (gesetze-im-internet.de).