Wissensmanagement
KI-Dokumentensuche
Die KI-Dokumentensuche beantwortet Fragen direkt aus Ihren eigenen Dokumenten — etwa Handbüchern, Verträgen oder internen Richtlinien — mit Verweis auf die Quelle, statt allgemeine Internet-Antworten zu liefern.
Ihr Sparpotenzial
Unterlagen durchsuchen, mit Quellenangabe
Modellrechnung mit anpassbaren Annahmen, kein Angebot und keine Garantie.
Das Problem
Wichtige Informationen liegen oft verteilt in Handbüchern, Verträgen und internen Richtlinien. Die Suche nach der richtigen Antwort kostet Zeit — und am Ende ist nicht immer sicher, ob die gefundene Information noch aktuell ist.
Die Lösung
Die KI-Dokumentensuche beantwortet Fragen direkt aus den eigenen Dokumenten, mit Verweis auf die Originalquelle — statt allgemeine, unbelegte Antworten aus dem Internet zu liefern.
Wie KI-Dokumentensuche funktioniert
Von der Frage bis zur belegten Antwort.
Basiert auf Retrieval-Augmented Generation — das Sprachmodell antwortet nur auf Basis gefundener Textstellen.
Einsatzbeispiele
Antworten statt Suchen
Fragen werden direkt beantwortet, statt Dokumente einzeln zu durchsuchen.
Mit Quellenangabe
Jede Antwort verweist auf das Originaldokument zur Kontrolle.
Wissen zugänglich machen
Handbücher, Richtlinien und Verträge werden für alle durchsuchbar.
Onboarding beschleunigen
Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst, ohne nachzufragen.
Zugriffsrechte bleiben bestehen
Bestehende Berechtigungen aus der Ordnerstruktur werden übernommen.
Funktionsumfang
Antworten mit Quellenangabe direkt aus eigenen Dokumenten
Retrieval-Augmented Generation
Antworten basieren ausschließlich auf den gefundenen Textstellen
Bestehende Zugriffsrechte bleiben erhalten
Aus der vorhandenen Ordnerstruktur übernommen
Viele Dateiformate
PDF, Word, Excel und mehr durchsuchbar
Immer aktuell
Neue oder geänderte Dokumente werden automatisch neu indexiert
Technik & DSGVO
Technik
Basiert auf Retrieval-Augmented Generation (RAG): Ihre Dokumente werden durchsuchbar indexiert, das Sprachmodell antwortet ausschließlich auf Basis der gefundenen Textstellen. Hosting auf Servern in Deutschland.
DSGVO & Datenhoheit
Dokumente verlassen zur Verarbeitung nicht die deutsche Infrastruktur, AVV nach Art. 28 DSGVO. Zugriffsrechte aus Ihrer bestehenden Ordnerstruktur werden übernommen.
KI-Dokumentensuche: Unternehmenswissen finden statt suchen
Mit der KI-Dokumentensuche stellen Mitarbeitende eine Frage in normaler Sprache – „Wie lange ist die Kündigungsfrist im Rahmenvertrag mit Lieferant X?“ – und erhalten eine Antwort mit Verweis auf die Fundstelle in Ihren eigenen Dokumenten. Anders als eine klassische Dateisuche findet sie Inhalte auch dann, wenn andere Wörter verwendet werden, und fasst die relevante Stelle zusammen. Bestehende Zugriffsrechte bleiben erhalten.
Wo klassische Dokumentensuche an Grenzen stößt
- Die Suche findet nur exakte Wörter – wer „Urlaubsregelung“ sucht, findet die „Abwesenheitsrichtlinie“ nicht.
- Treffer sind ganze Dateien; die eigentliche Antwort muss man selbst heraussuchen.
- Wissen liegt verteilt in Laufwerken, E-Mail-Anhängen und verschiedenen Programmen.
- Neue Mitarbeitende wissen nicht, wo sie suchen sollen – und fragen Kolleginnen und Kollegen.
So funktioniert die KI-Dokumentensuche
Die Technik dahinter heißt Retrieval Augmented Generation (RAG): Ihre Dokumente werden durchsuchbar indexiert. Bei einer Frage sucht das System zuerst die passenden Textstellen und lässt das Sprachmodell ausschließlich auf deren Grundlage antworten. So entstehen belegbare Antworten statt allgemeiner Internet-Weisheiten. Neue oder geänderte Dokumente werden automatisch neu eingelesen.
Einführung in fünf Schritten
- Datenquellen festlegen: Welche Ablagen, Laufwerke und Formate sollen durchsuchbar sein? Gängige Formate wie PDF und Word sind Standard.
- Zugriffsrechte übernehmen: Wer etwas heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
- Indexierung und Test: Mit echten Fragen aus dem Alltag prüfen, ob Antworten und Quellen stimmen.
- Einführung im Team: Kurze Schulung, wie man gute Fragen stellt und Quellen prüft.
- Pflege: Veraltete Dokumente aussortieren – die Qualität der Antworten hängt an der Qualität der Ablage.
Ausführlich: KI-Dokumentensuche einrichten.
Datenschutz: Ihre Dokumente bleiben in Deutschland
Dokumente verlassen zur Verarbeitung nicht die deutsche Infrastruktur; es gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Zugriffsrechte aus Ihrer bestehenden Ordnerstruktur werden übernommen. Was bei sensiblen Unterlagen zusätzlich zu beachten ist, beschreiben KI-Dokumentensuche und DSGVO und Dokumentenmanagement mit hohen Datenschutzstandards.
Typische Einsatzfelder
- Verwaltung und Kommunen: Satzungen, Richtlinien und frühere Vorgänge – siehe Kommunen und Verwaltung.
- Steuerkanzleien: Mandantenunterlagen über Jahre hinweg – siehe KI-Dokumentensuche für Steuerkanzleien.
- Soziale Träger: Konzepte, Qualitätshandbücher, Dienstanweisungen.
- Handwerk und Technik: Handbücher, Datenblätter, Wartungsunterlagen.
- Onboarding: Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst.
Kosten und Förderung
Der Aufwand richtet sich nach Zahl und Art der Datenquellen und den Anforderungen an Rechte und Hosting. Die Beratung und begleitete Einführung lassen sich fördern – die Software selbst nicht. Über das INQA-Coaching übernimmt der Bund bundesweit 80 % der Coachingkosten (bis zu 11.520 €, Schecks bis 30.06.2028). Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst eine vorgelagerte Beratung mit 80 % in den neuen Bundesländern, Lüneburg und Trier bzw. 50 % im übrigen Bundesgebiet – für Anträge bis zum 31.12.2026. bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach; den passenden Weg zeigt der Förder-Check.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe, schätzen Aufwand und Nutzen ein und prüfen, welche Förderung greift. Termin direkt über die Kontaktseite buchen.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
+−
Gängige Formate wie PDF und Word, weitere werden im Erstgespräch geprüft.
Sieht jeder Mitarbeitende alle Dokumente?
+−
Nein, es werden nur Antworten aus Dokumenten angezeigt, für die ohnehin Zugriffsrechte bestehen.
Was ist RAG (Retrieval-Augmented Generation)?
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Ein Verfahren, bei dem das Sprachmodell zuerst passende Textstellen in Ihren Dokumenten sucht und seine Antwort ausschließlich darauf stützt, statt frei zu antworten.
Wie aktuell sind die Antworten?
+−
Neue oder geänderte Dokumente werden automatisch neu eingelesen, sodass die Suche den aktuellen Stand widerspiegelt.
Was ist eine KI-Dokumentensuche?
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Eine Suche, die Fragen in normaler Sprache versteht und die Antwort direkt aus Ihren eigenen Dokumenten zusammenstellt – mit Verweis auf die Fundstelle, statt nur eine Liste von Dateien zu liefern.
Worin unterscheidet sich die KI-Dokumentensuche von der Windows- oder Laufwerkssuche?
+−
Die klassische Suche findet exakte Wörter in Dateinamen und Texten. Die KI-Dokumentensuche versteht die Bedeutung einer Frage, findet auch inhaltlich passende Stellen mit anderen Begriffen und formuliert eine Antwort mit Quellenangabe.
Kann die KI-Dokumentensuche falsche Antworten geben?
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Das Risiko ist gering, weil das Sprachmodell nur auf Basis gefundener Textstellen antwortet und die Quelle nennt. Findet sich nichts Passendes, sagt das System das. Die Quellenangabe erlaubt jederzeit die Prüfung.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.