Leistung
Open-Source-Software: Einrichtung & Betrieb
Wir richten Open-Source-Software wie Paperless-ngx, Nextcloud, n8n, Open WebUI und lokale KI-Modelle für Ihr Unternehmen ein und betreiben sie dauerhaft: auf Servern in Deutschland oder bei Ihnen vor Ort, mit Updates, Datensicherung und festem Ansprechpartner. Sie nutzen die Software, wir kümmern uns um den Rest.
Das Problem
Viele Unternehmen stoßen über eine Anleitung auf Open-Source-Software und merken schnell, wie viel daran hängt: Server, Domain, Verschlüsselung, Benutzerverwaltung, Updates und Datensicherung. Ohne eigene IT-Abteilung bleibt die Installation liegen oder läuft auf einem Rechner unter dem Schreibtisch, ohne Updates und ohne Backup. Die Alternative sind Cloud-Dienste großer US-Anbieter, mit laufenden Lizenzkosten pro Nutzer und offenen Fragen zum Datenschutz.
Die Lösung
Wir übernehmen Einrichtung und Betrieb aus einer Hand. Zuerst klären wir, welche Software zu Ihren Aufgaben passt und wo sie laufen soll. Dann installieren wir sie abgesichert, binden Benutzer und bestehende Systeme an und übernehmen Ihre Daten. Im Betrieb kümmern wir uns um Updates, Sicherheits-Patches, Datensicherungen und Überwachung. Wenn Sie mehr wollen, verbinden wir die Systeme mit Automatisierung und KI, etwa Paperless-ngx mit n8n für den Rechnungseingang oder Open WebUI mit Ihrem Firmenwissen.
Betrieb auf Servern in Deutschland oder bei Ihnen vor Ort – Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Funktionsumfang
Ablauf
- Schritt 1
Bedarf klären
Wir besprechen Aufgaben, Nutzerzahl und bestehende Systeme und empfehlen passende Software und den richtigen Hosting-Ort.
- Schritt 2
Einrichten und absichern
Installation mit Verschlüsselung, Benutzerverwaltung und Datensicherung, angepasst an Ihre Abläufe.
- Schritt 3
Anbinden und Daten übernehmen
Wir verbinden die Software mit E-Mail, Scanner, Buchhaltung oder CRM und übernehmen vorhandene Dateien und Dokumente.
- Schritt 4
Team einweisen
Ihr Team lernt die Software in einer kurzen Einweisung kennen und bekommt Anleitungen für den Alltag.
- Schritt 5
Betreiben
Wir halten die Systeme aktuell, sichern die Daten, überwachen den Betrieb und sind Ihr Ansprechpartner.
Technik & DSGVO
Wir setzen etablierte Open-Source-Projekte ein und achten auf deren Lizenz: Paperless-ngx steht unter der GPL, Nextcloud unter der AGPL, n8n unter der Sustainable Use License (Fair-Code), die den internen Einsatz im Unternehmen erlaubt. Betrieben wird auf Servern in Deutschland oder bei Ihnen vor Ort, mit verschlüsselter Verbindung, Benutzerrechten und Datensicherung. Für den Betrieb schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Preismodell
Individuelles Angebot: einmalig für Einrichtung und Datenübernahme, danach monatlich für Betrieb und Wartung, abhängig von Software, Nutzerzahl und Hosting. Lizenzkosten entfallen bei den Community-Versionen. Beratung und begleitete Einführung können über INQA-Coaching mit 80 % bezuschusst werden, in den neuen Bundesländern bis Ende 2028 auch über die BAFA-Beratungsförderung; Software, Server und Betrieb selbst werden nicht gefördert.
Häufige Fragen
Ist Open-Source-Software wirklich kostenlos?
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Die Community-Versionen von Paperless-ngx, Nextcloud, n8n oder Open WebUI kosten keine Lizenzgebühren. Kosten entstehen für Server, Einrichtung und laufende Wartung. Was das konkret bedeutet, zeigen die Beiträge Nextcloud-Kosten für Unternehmen und n8n-Kosten.
Wo laufen die Systeme?
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Auf Servern in Deutschland, auf eigener Hardware von bettersorted oder auf einem Server bei Ihnen vor Ort. Welche Variante passt, hängt von Datenschutzanforderungen, Nutzerzahl und vorhandener IT ab. Mehr dazu unter On-Premise-Betrieb.
Was passiert bei Updates und Sicherheitslücken?
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Wir spielen Updates und Sicherheits-Patches regelmäßig ein, prüfen sie vorher und sichern die Daten. Bei kritischen Sicherheitslücken reagieren wir kurzfristig.
Können Sie bestehende Daten übernehmen?
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Ja. Wir übernehmen Dokumente und Dateien aus bestehenden Systemen, zum Beispiel aus Netzlaufwerken oder anderen Cloud-Diensten, und ordnen sie in der neuen Software ein.
Paperless-ngx oder klassisches DMS?
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Paperless-ngx deckt Scannen, Texterkennung, Ablage und Suche ab und reicht für viele kleine Unternehmen. Für komplexe Freigabeprozesse kann ein klassisches Dokumentenmanagementsystem besser passen. Den Vergleich zeigt der Beitrag Paperless-ngx oder DMS.
Wird die Einführung gefördert?
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Beratung und begleitete Einführung können über INQA-Coaching mit 80 % bezuschusst werden, in den neuen Bundesländern bis Ende 2028 auch über die BAFA-Beratungsförderung. Software, Server und Betrieb werden nicht gefördert.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.