Branche
Kommunen und Verwaltung
Kommunale Verwaltungen brauchen nachvollziehbare, DSGVO-konforme Lösungen für wiederkehrende Anfragen und Abläufe.
Typische Zeitfresser
Bürgeranfragen zu Standardthemen (Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Formulare) binden Personal
Anträge und Unterlagen müssen zwischen Ämtern und Systemen manuell weitergeleitet werden
Informationen aus Satzungen und Richtlinien sind für Mitarbeitende schwer schnell auffindbar
Anwendungsfälle
Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen?
In der KI-Beratung schauen wir uns Ihre Abläufe gemeinsam an und sagen offen, welcher Anwendungsfall sich zuerst lohnt.
Mehr zu diesem Thema
KI-Beratung
KI-Beratung von bettersorted findet in einem strukturierten Prozess heraus, welche Abläufe in Ihrem Betrieb sich für Automatisierung eignen, und endet mit einem konkreten Umsetzungsplan statt einer Ideensammlung. Die Beratung ist BAFA-zugelassen und über INQA-Coaching bis zu 80 % förderfähig.
Passendes ProduktKI-Chatbot
Der KI-Chatbot beantwortet Fragen auf der eigenen Website — aus den eigenen Unterlagen des Betriebs, nicht aus dem allgemeinen Internet.
Passendes ProduktProzessautomatisierung
Prozessautomatisierung verbindet wiederkehrende Abläufe ohne Medienbruch, von Angebot bis Ablage.
Passendes ProduktKI-Dokumentensuche
Die KI-Dokumentensuche beantwortet Fragen direkt aus Ihren eigenen Dokumenten — etwa Handbüchern, Verträgen oder internen Richtlinien — mit Verweis auf die Quelle, statt allgemeine Internet-Antworten zu liefern.
Bürgeranfragen automatisch beantworten: wie KI Verwaltungen entlastet
Kommunen können Bürgeranfragen automatisch beantworten, indem ein KI-Chatbot auf der Website und ein KI-Telefonassistent die wiederkehrenden Fragen übernehmen – Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, benötigte Unterlagen, Bearbeitungsstand. Die Antworten stammen ausschließlich aus geprüften Inhalten der Verwaltung; alles, was eine Entscheidung oder Ermessen verlangt, geht an die zuständige Stelle. So gewinnt das Personal Zeit für die Anliegen, die wirklich einen Menschen brauchen.
Welche Anfragen sich automatisieren lassen
- Allgemeine Auskünfte: Öffnungszeiten, Erreichbarkeit, Zuständigkeiten, Gebühren nach Satzung.
- Unterlagen und Formulare: Was muss ich für einen Personalausweis, eine Gewerbeanmeldung oder einen Wohngeldantrag mitbringen?
- Terminvergabe: freie Termine nennen und buchen, sofern ein Terminsystem angebunden ist.
- Weiterleitung: Anliegen strukturiert aufnehmen und an das richtige Amt geben.
- Interne Fragen: Mitarbeitende finden Satzungen, Dienstanweisungen und frühere Vorgänge über die KI-Dokumentensuche.
Was KI in der Verwaltung nicht tun soll
KI beantwortet Fragen und bereitet Vorgänge vor – sie entscheidet nicht über Anträge. Bescheide, Ermessensentscheidungen und die Bewertung individueller Lebenslagen bleiben bei den Sachbearbeitenden. Diese klare Trennung ist nicht nur fachlich richtig, sondern auch Voraussetzung für Akzeptanz bei Bürgerinnen, Bürgern und Personalrat.
Die drei Bausteine
KI-Chatbot auf der Website
Beantwortet Fragen rund um die Uhr in verständlicher Sprache – auf Wunsch auch in mehreren Sprachen – und verweist auf Formulare und zuständige Stellen. Mehr: KI-Chatbot.
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und nimmt Rückrufwünsche strukturiert auf, damit das Bürgerbüro nicht ständig unterbrochen wird. Mehr: KI-Telefonassistent.
KI-Dokumentensuche für das Personal
Findet Antworten in Satzungen, Richtlinien und abgelegten Vorgängen mit Quellenangabe. Mehr: KI-Dokumentensuche.
Datenschutz, Transparenz und Rechtsrahmen
- Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Keine Weitergabe von Bürgerdaten zu Werbezwecken.
- Klare Kennzeichnung als KI-System nach dem EU AI Act.
- Antworten nur aus freigegebenen Inhalten der Verwaltung – nachvollziehbar und ohne Blackbox.
- Frühzeitige Einbindung von Datenschutzbeauftragten und Personalvertretung.
So starten Kommunen
- Anfragen auswerten: Welche Fragen kommen am häufigsten per Telefon, E-Mail und am Schalter?
- Inhalte prüfen: Sind die Antworten auf der Website aktuell und widerspruchsfrei?
- Pilot: Ein Amt oder ein Themenfeld, klar begrenzt, mit Auswertung nach einigen Wochen.
- Ausweiten: Weitere Themen, Telefon, interne Dokumentensuche.
Einen ausführlichen Leitfaden bietet der Beitrag Bürgeranfragen in Kommunen automatisiert bearbeiten. Mehrere Ämter können die Bausteine gemeinsam über automaisa Hub nutzen und zentral verwalten.
Beratung und Erstgespräch
Wir kennen öffentliche Verwaltung und Sozialwirtschaft aus der Praxis und beginnen mit einer kostenlosen Beratung, in der wir Ihre Abläufe und mögliche nächste Schritte durchgehen. Termin über die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Ist der Einsatz von KI in der Verwaltung DSGVO-konform möglich?
+−
Ja, Voraussetzung ist Verarbeitung auf Servern in Deutschland mit AVV nach Art. 28 DSGVO — das gilt für alle Bausteine von bettersorted.
Können mehrere Ämter gemeinsam ein System nutzen?
+−
Ja, über automaisa Hub lassen sich mehrere Bausteine und Zugänge zentral verwalten.
Wie startet man am besten?
+−
Mit einer kostenlosen KI-Beratung, in der wir Ihre Abläufe und passende Förderoptionen prüfen.
Werden Bürgerdaten an Dritte weitergegeben?
+−
Nein, die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland ohne Weitergabe zu Werbezwecken.
Wie können Kommunen Bürgeranfragen automatisch beantworten?
+−
Mit einem KI-Chatbot auf der Website und einem KI-Telefonassistenten, die wiederkehrende Fragen aus geprüften Inhalten der Verwaltung beantworten und alles Weitere strukturiert an die zuständige Stelle geben.
Trifft die KI Entscheidungen über Anträge?
+−
Nein. Die KI beantwortet Fragen und bereitet Vorgänge vor. Bescheide und Ermessensentscheidungen bleiben bei den Sachbearbeitenden.
Muss ein KI-Chatbot in der Verwaltung gekennzeichnet werden?
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Ja. Nach dem EU AI Act müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren. Eine klare Kennzeichnung im Chatfenster und eine Ansage am Telefon erfüllen das.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.