Kommunikation
KI-Telefonassistent
Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe an, protokolliert das Anliegen und leitet es an die richtige Stelle weiter.
Ihr Sparpotenzial
Anrufe annehmen und protokollieren
Modellrechnung mit anpassbaren Annahmen, kein Angebot und keine Garantie.
Das Problem
Anrufe kommen nicht nur zu den Bürozeiten — aber wenn niemand abhebt, ist der Kontakt oft verloren. Wer im Kundenkontakt oder auf der Baustelle ist, kann nicht gleichzeitig telefonieren.
Die Lösung
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe zuverlässig an, erfasst das Anliegen strukturiert und leitet es an die richtige Stelle weiter — auch außerhalb der Bürozeiten.
Wie KI-Telefonassistent funktioniert
Vom Anruf bis zur Weiterleitung — ohne verpassten Kontakt.
Anrufaufzeichnungen und Transkripte werden nach festgelegten Fristen gelöscht.
Einsatzbeispiele
Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten
Anrufe werden auch abends oder am Wochenende zuverlässig angenommen.
Anliegen strukturiert erfassen
Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs werden automatisch protokolliert.
Team entlasten
Weniger Unterbrechungen durch Standardanrufe im Tagesgeschäft.
Dringende Fälle weiterleiten
Wichtige Anliegen werden sofort an die richtige Person weitergegeben.
Keine verpassten Anrufe mehr
Jeder Anruf wird angenommen und dokumentiert, auch bei hohem Aufkommen.
Funktionsumfang
Anrufannahme und Protokollierung außerhalb der Bürozeiten
Strukturierte Anliegenerfassung
Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs automatisch dokumentiert
Weiterleitung an die richtige Stelle
Dringende Anliegen erreichen sofort die zuständige Person
Keine neue Rufnummer nötig
Lässt sich in bestehende Telefonanlagen integrieren
Anrufstatistik
Überblick, wie viele Anrufe wann eingehen
Technik & DSGVO
Technik
Der Telefonassistent kombiniert Spracherkennung mit den n8n-Workflows von automaisa Hub und läuft auf Servern in Deutschland.
DSGVO & Datenhoheit
Anrufaufzeichnungen und Transkripte werden nach vorher festgelegten Fristen gelöscht, AVV nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung ausschließlich in Deutschland.
KI-Telefonassistent: Was er für kleine und mittlere Unternehmen leistet
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team es gerade nicht kann – beim Kunden, auf der Baustelle, in der Werkstatt oder nach Feierabend. Er versteht das Anliegen in natürlicher Sprache, fragt fehlende Angaben nach, erfasst alles strukturiert und gibt es an die richtige Stelle weiter. Wo es sinnvoll ist, erledigt er Standardanliegen direkt, etwa eine Bestellung aufnehmen oder eine Fahrt buchen. Ihre bestehende Rufnummer bleibt: Die Anbindung erfolgt per Rufumleitung.
Das Problem: verpasste Anrufe sind verlorene Aufträge
In vielen Betrieben klingelt das Telefon genau dann, wenn niemand Zeit hat. Wer nicht durchkommt, ruft beim nächsten Anbieter an – oder gar nicht mehr. Gleichzeitig unterbrechen Standardfragen zu Öffnungszeiten, Terminen oder Preisen die eigentliche Arbeit. Der Telefonassistent setzt an beiden Stellen an: Er sorgt dafür, dass jeder Anruf angenommen wird, und hält Routineanfragen vom Team fern.
So läuft die Einführung ab
- Erstgespräch und Anrufanalyse: Welche Anrufe kommen wann, welche Anliegen wiederholen sich, was muss sofort zu einem Menschen?
- Regeln festlegen: Was beantwortet der Assistent selbst, was nimmt er auf, was leitet er weiter – und wann (immer, bei besetzt, außerhalb der Bürozeiten)?
- Einrichtung: Wissensbasis mit Ihren Informationen, Anbindung an Ihre Systeme über Workflows in automaisa Hub, Rufumleitung auf die bestehende Nummer.
- Testphase: Testanrufe mit typischen und schwierigen Fällen, Feinschliff an Ansagen und Regeln.
- Livebetrieb und Auswertung: Protokolle und Anrufstatistik zeigen, wo nachgeschärft werden sollte.
Ausführlich beschrieben ist das im Beitrag KI-Telefonassistent einrichten; wie die Technik dahinter funktioniert, erklärt Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?.
DSGVO und Hosting
- Verarbeitung auf Servern in Deutschland.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Transkripte dienen der Protokollierung und werden nach festgelegten Fristen gelöscht.
- Transparente Ansage, dass ein KI-Assistent spricht – wie es der EU AI Act verlangt.
- Offene, einsehbare Workflows statt Blackbox.
Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, steht im Beitrag KI-Telefonassistent und DSGVO.
Kosten und Förderung
Die Kosten hängen vom Anrufvolumen, der Zahl der Anliegen, die der Assistent selbst erledigen soll, und den anzubindenden Systemen ab. Feste Listenpreise veröffentlichen wir deshalb nicht; die Kostentreiber erklärt Was kostet ein KI-Telefonassistent?. Die Beratung und begleitete Einführung lassen sich fördern – die Software selbst nicht. Über das INQA-Coaching übernimmt der Bund bundesweit 80 % der Coachingkosten (bis zu 11.520 €, Schecks bis 30.06.2028). Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst eine vorgelagerte Beratung mit 80 % in den neuen Bundesländern, Lüneburg und Trier bzw. 50 % im übrigen Bundesgebiet – für Anträge bis zum 31.12.2026. bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach; den passenden Weg zeigt der Förder-Check.
Praxisbeispiele
- Blumenhaus am Pfaffenteich: Der Assistent nimmt telefonische Bestellungen auf, während die Floristinnen im Laden beraten – zur Referenz.
- easy Parken: Fragen zu Parkzeiten, Tarifen und Buchung beantwortet der Assistent, statt Mitarbeitende zu binden – zur Referenz.
- ELLI-Bus: Fahrgäste eines ehrenamtlichen Fahrdienstes buchen ihre Fahrt direkt am Telefon – zur Referenz.
Für welche Branchen sich ein KI-Telefonassistent eignet
Besonders bewährt hat er sich dort, wo Menschen mit den Händen oder beim Kunden arbeiten: im Handwerk, in Autohäusern und Werkstätten, in Hotellerie und Gastronomie sowie in Pflege und sozialen Einrichtungen. Branchenbeispiele: Handwerk, Arztpraxis, Pflegedienst.
Warum bettersorted
Wir kommen aus der Praxis von Handwerk und Sozialwirtschaft, hosten in Deutschland und bauen auf offenen, einsehbaren Workflows auf. bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater, autorisierter INQA-Coach und Mitgründer des Netzwerks KI|werk MV – mit Sitz in Schwerin und Kundschaft in ganz Deutschland. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe, schätzen Aufwand und Nutzen ein und prüfen, welche Förderung greift. Termin direkt über die Kontaktseite buchen.
Häufige Fragen
Brauche ich eine neue Telefonnummer?
+−
Nein, die Einrichtung erfolgt über eine Rufumleitung auf Ihre bestehende Geschäftsnummer.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
+−
Der Anruf wird nach den von Ihnen festgelegten Regeln an Ihr Team durchgestellt.
Werden Anrufe aufgezeichnet?
+−
Transkripte werden zur Protokollierung erstellt und nach festgelegten Fristen gelöscht.
Kann ich einzelne Anrufarten ausschließen?
+−
Ja, die Weiterleitungsregeln werden gemeinsam mit Ihnen festgelegt.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
+−
Eine Software, die Anrufe in natürlicher Sprache annimmt, das Anliegen versteht und strukturiert erfasst, Standardfragen beantwortet und an die zuständige Person weiterleitet – rund um die Uhr und über Ihre bestehende Rufnummer.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
+−
Ja, wenn Verarbeitung, Speicherfristen und Verträge stimmen. Unser Telefonassistent verarbeitet auf Servern in Deutschland, mit AVV nach Art. 28 DSGVO und Löschung der Transkripte nach festgelegten Fristen. Anrufende werden darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI sprechen.
Wird die Einführung eines KI-Telefonassistenten gefördert?
+−
Die Beratung und begleitete Einführung ja: über INQA-Coaching bundesweit mit 80 % oder über die BAFA-Beratungsförderung (Anträge bis 31.12.2026). Die Software selbst wird nicht gefördert.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.