Dokumente & Ablage
Open SourcePaperless-ngx für Unternehmen
Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem, das gescannte und digitale Dokumente per Texterkennung (OCR) durchsuchbar macht und sie automatisch mit Schlagworten, Korrespondenten und Dokumenttypen versieht. Wir setzen Paperless-ngx ein, um Ablage und Posteingang zu digitalisieren und die Dokumente für Automatisierung und KI-Suche nutzbar zu machen.
- Lizenz
- GPL-3.0
- Betrieb
- Selbst gehostet in Deutschland oder bei Ihnen
- Offizielle Website
- docs.paperless-ngx.com
Wofür wir Paperless-ngx einsetzen
Papierloses Büro
Eingangspost, Rechnungen und Verträge werden gescannt, per OCR durchsuchbar gemacht und zentral abgelegt.
Automatisch zuordnen
Paperless-ngx lernt aus bisherigen Zuordnungen und vergibt Schlagworte, Absender und Dokumenttyp selbst.
E-Mail-Anhänge übernehmen
Anhänge aus festgelegten Postfächern landen ohne Umweg in der Ablage.
Grundlage für KI-Suche
Die erkannten Texte speisen die KI-Dokumentensuche, sodass Fragen an den eigenen Dokumentenbestand beantwortet werden können.
Warum Paperless-ngx?
Keine Lizenzkosten
Paperless-ngx steht unter der GPL-3.0 und kostet keine Gebühren pro Nutzer oder Dokument.
Offene Ablage
Originaldateien und Archiv-PDFs liegen in normalen Dateien vor. Ein Wechsel ist jederzeit möglich.
Gute Volltextsuche
Durch OCR wird jedes Dokument über seinen Inhalt auffindbar, nicht nur über den Dateinamen.
Aktive Community
Das Projekt wird von einer großen Gemeinschaft weiterentwickelt und regelmäßig aktualisiert.
Was wir bei Paperless-ngx für Sie übernehmen
- Einrichtung auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem Netzwerk
- Ablagestruktur, Schlagworte und Dokumenttypen passend zu Ihren Abläufen
- Anbindung von Scanner, Postfächern und Netzwerkordnern
- Verknüpfung mit n8n und der KI-Dokumentensuche
- Backups, Updates und Unterstützung bei Fragen zur revisionssicheren Ablage
Einführung und Beratung lassen sich häufig über BAFA- oder INQA-Förderung bezuschussen.
Wofür es nicht gedacht ist
Paperless-ngx ist ein Archiv- und Suchsystem, kein Workflow-Werkzeug für Freigaben oder Vertragsverhandlungen. Ob eine Ablage GoBD-konform ist, hängt nicht von der Software allein ab, sondern auch von Verfahrensdokumentation, Berechtigungen und Backups.
Unsere Lösungen mit Paperless-ngx
Häufige Fragen zu Paperless-ngx
Was ist Paperless-ngx?
+−
Ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem: Es nimmt gescannte oder digitale Dokumente auf, erkennt den Text per OCR, ordnet sie automatisch zu und macht sie durchsuchbar.
Ist Paperless-ngx GoBD-konform?
+−
Die Software liefert wichtige Bausteine wie unveränderte Originale und nachvollziehbare Ablage. GoBD-Konformität entsteht aber erst zusammen mit Verfahrensdokumentation, Zugriffsrechten und Datensicherung – dabei unterstützen wir.
Kann Paperless-ngx mit KI arbeiten?
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Ja. Die Dokumente lassen sich über n8n an ein Sprachmodell übergeben, etwa um Rechnungsdaten auszulesen oder Schlagworte vorzuschlagen, und die Texte können in eine KI-Dokumentensuche einfließen.
Wie viele Nutzer kann Paperless-ngx verwalten?
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Paperless-ngx kennt mehrere Benutzer mit eigenen Berechtigungen. Für kleine und mittlere Teams reicht das gut; für sehr große Organisationen mit komplexen Rechten prüfen wir die Anforderungen vorab.
Tiefer einsteigen
- KI-Automatisierung
- Paperless-ngx oder kommerzielles DMS: Wann reicht Open Source?
- Paperless-ngx im Unternehmen einführen: In 6 Schritten zur digitalen Ablage
- Paperless-ngx Workflows: Dokumente automatisch zuordnen und weiterleiten
- Paperless-ngx: Das papierlose Büro mit Open Source
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- Digitale Ablage im Unternehmen: Aufbau, Software und GoBD
Genannte Produktnamen und Logos sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. bettersorted setzt diese Software ein und betreibt sie für Kunden; eine offizielle Partnerschaft besteht nicht.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.