Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung für KMU und Handwerk: so funktioniert es

Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass wiederkehrende Abläufe ohne manuelle Zwischenschritte durchlaufen: Eine Anfrage wird automatisch zum Kontakt im CRM, eine Rechnung landet ausgelesen in der Buchhaltung, ein Auftrag erzeugt die nötigen Folgedokumente. Wir verbinden dafür Ihre bestehenden Programme über Workflows, statt eine weitere Insellösung einzuführen – mit KI dort, wo unstrukturierte Inhalte wie E-Mails oder PDFs verarbeitet werden müssen.

Typische Abläufe, die wir automatisieren

• Anfragen: Website-Formular, E-Mail oder Telefon → strukturierter Kontakt im CRM → Bestätigung an den Kunden.
• Angebote: Notizen vom Vor-Ort-Termin → Angebotsentwurf aus Vorlagen → Prüfung und Versand durch das Büro.
• Rechnungseingang: Postfach → KI liest Daten aus → Prüfung → Freigabe → Buchhaltung. Siehe Rechnungseingang automatisieren.
• Einkauf: Bedarfsmeldung → Freigabe → Bestellung → Abgleich der Auftragsbestätigung. Siehe Beschaffungsprozess automatisieren.
• Dokumente und Ablage: Eingehende Unterlagen werden erkannt, benannt und am richtigen Ort abgelegt.
• Datenübertragung: Zeiten, Aufträge, Kundendaten fließen zwischen Systemen, statt abgetippt zu werden.

Zwölf weitere Beispiele nach Abteilung zeigt der Beitrag Einsatzmöglichkeiten von KI zur Prozessoptimierung im Mittelstand.

Unser Vorgehen in vier Schritten

1. Analyse: Wir schauen uns Ihre Abläufe mit den Menschen an, die sie täglich machen, und suchen Medienbrüche und Doppeleingaben.
2. Priorisierung: Welche Abläufe bringen den größten Nutzen bei überschaubarem Aufwand? Das Raster dafür steht in Welche Prozesse automatisieren?.
3. Umsetzung: Schrittweise, Workflow für Workflow – jeder deckt einen konkreten Ablauf ab und bleibt einsehbar.
4. Betrieb: Fehler werden protokolliert und gemeldet; fällt ein angebundenes System aus, bricht der Workflow kontrolliert ab und Ihr Team wird benachrichtigt.

Technik: offen, einsehbar, in Deutschland gehostet

Die Workflows setzen wir auf Basis von n8n um, gehostet auf Servern in Deutschland. Sie gehören Ihnen und sind jederzeit einsehbar – keine Blackbox und kein Vendor-Lock-in. Angebunden werden Systeme mit offener Schnittstelle (API) oder E-Mail-Anbindung; was bei Ihnen möglich ist, prüfen wir im Erstgespräch. Hintergründe: Schnittstellen-Automatisierung und der Vergleich der Automatisierungs-Tools.

Prozessautomatisierung im Handwerk

Im Handwerk entstehen die meisten Medienbrüche zwischen Baustelle und Büro: Aufmaß auf Papier, Angebot in der Branchensoftware, Termine im Kopf. Automatisierung setzt genau dort an – mit strukturierten Vor-Ort-Notizen, automatischen Angebotsentwürfen und einem Telefonassistenten, der Anfragen annimmt, während das Team arbeitet. Mehr dazu auf der Branchenseite Handwerk und im Beitrag Prozessautomatisierung im Handwerk.

Kosten, Nutzen und Förderung

Der Aufwand hängt vor allem von der Zahl der angebundenen Systeme ab. Ob sich ein Workflow rechnet, lässt sich vorab gut abschätzen – die Formel steht in ROI der Prozessautomatisierung berechnen, eine Vorlage bietet der Automatisierungs-Rechner. Die Beratung und begleitete Einführung lassen sich fördern – die Software selbst nicht. Über das INQA-Coaching übernimmt der Bund bundesweit 80 % der Coachingkosten (bis zu 11.520 €, Schecks bis 30.06.2028). Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst eine vorgelagerte Beratung mit 80 % in den neuen Bundesländern, Lüneburg und Trier bzw. 50 % im übrigen Bundesgebiet – für Anträge bis zum 31.12.2026. bettersorted ist beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach; den passenden Weg zeigt der Förder-Check.

Praxisbeispiel

Für WINGS, den Fernstudienanbieter der Hochschule Wismar, haben wir die manuelle Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen durch einen mehrstufigen digitalen Bewerbungsassistenten abgelöst; die erfassten Daten werden automatisiert an die internen Systeme übergeben – zur Referenz. Für die Integrationshilfe der Caritas wurden Dokumentation, Terminplanung und Verwaltung von Papier und Excel auf digitale Abläufe umgestellt – zur Referenz.

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe, schätzen Aufwand und Nutzen ein und prüfen, welche Förderung greift. Termin direkt über die Kontaktseite buchen.