Welche Prozesse automatisieren? Eine Bewertungsmatrix für den Mittelstand

Automatisieren sollten Sie zuerst Prozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen, spürbar Zeit kosten, fehleranfällig sind und mit digitalen Daten arbeiten. Je mehr dieser fünf Kriterien ein Ablauf erfüllt, desto schneller rechnet sich seine Automatisierung. Abläufe, die viel Urteilsvermögen, Verhandlung oder Empathie verlangen, gehören ans Ende der Liste.

Schritt 1: Kandidaten sammeln

Fragen Sie in jedem Bereich: Welche Tätigkeit nervt, weil sie sich ständig wiederholt? Wo werden Daten abgetippt, kopiert oder zwischen Programmen übertragen? Typische Kandidaten sind Rechnungseingang, Angebotserstellung, Terminabstimmung, Auftragsbestätigungen, Datenpflege im CRM und das Weiterleiten von Anfragen.

Schritt 2: Mit fünf Kriterien bewerten

Bewerten Sie jeden Kandidaten je Kriterium mit 1 (gering) bis 3 (hoch):

• Häufigkeit: Wie oft pro Woche läuft der Prozess?
• Regelhaftigkeit: Folgt er festen Wenn-dann-Regeln, oder ist jedes Mal Ermessen gefragt?
• Zeitaufwand: Wie lange dauert ein Durchlauf inklusive Nacharbeit?
• Fehlerrisiko: Wie oft entstehen Tipp- oder Übertragungsfehler, und was kosten sie?
• Datenlage: Liegen die Eingangsdaten digital vor, und haben die Systeme Schnittstellen?

Die Summe ergibt einen Nutzenwert. Ziehen Sie anschließend den geschätzten Umsetzungsaufwand (ebenfalls 1–3) gegen. Prozesse mit hohem Nutzen und geringem Aufwand sind Ihre ersten Projekte.

Ein Beispiel

Angenommen, ein Betrieb bewertet drei Kandidaten. Der Rechnungseingang – täglich, klare Regeln, viel Abtipparbeit, digitale PDFs – erreicht hohe Werte bei überschaubarem Aufwand. Die Angebotserstellung ist häufig, aber stark von Einzelfällen geprägt und landet in der Mitte. Die Jahresplanung ist selten und ermessensabhängig – kein Automatisierungskandidat. Das Beispiel ist illustrativ; Ihre Werte hängen von Ihren Abläufen ab.

Wo KI die Grenzen verschiebt

Klassische Automatisierung brauchte strukturierte Daten. Mit KI lassen sich auch unstrukturierte Eingänge verarbeiten: E-Mails verstehen und zuordnen, Rechnungen und Lieferscheine auslesen, Anrufe annehmen. Damit rücken Prozesse nach oben, die früher wegen „zu viel Freitext“ aussortiert wurden. Wann regelbasierte Automatisierung und wann ein KI-Agent passt, erklärt KI-Agenten vs. RPA.

Typische Fehler bei der Auswahl

• Den kompliziertesten Prozess zuerst: Das größte Problem ist selten das beste Pilotprojekt.
• Chaos automatisieren: Ist ein Ablauf schon manuell unklar, erst vereinfachen, dann automatisieren.
• Ohne die Beteiligten: Wer den Prozess täglich macht, kennt die Ausnahmen.
• Ohne Messung: Ohne Vorher-Wert kann niemand sagen, ob sich das Projekt gelohnt hat.

Wenn Sie die Bewertung lieber gemeinsam machen: Unsere Prozessautomatisierung beginnt genau mit dieser Analyse. Die Beratung vor einem Automatisierungsprojekt ist förderfähig: Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungskosten bis 3.500 € mit 50 % bzw. 80 % (neue Bundesländer, Regionen Lüneburg und Trier) – für Anträge bis zum 31.12.2026. Das INQA-Coaching fördert bundesweit 80 % eines längeren, begleiteten Veränderungsprozesses. Welcher Weg passt, zeigt der Förder-Check.

Die Matrix als Vorlage

• Spalten: Prozess · Häufigkeit · Regelhaftigkeit · Zeitaufwand · Fehlerrisiko · Datenlage · Summe Nutzen · Aufwand · Priorität
• Werte: jeweils 1 (gering) bis 3 (hoch)
• Priorität A: Nutzen ≥ 12 und Aufwand 1–2
• Priorität B: Nutzen ≥ 10 oder Aufwand 3 bei sehr hohem Nutzen
• Priorität C: alles andere – erst später oder gar nicht

Die Schwellenwerte sind ein Vorschlag; passen Sie sie an Ihre Situation an. Wichtig ist, dass alle Kandidaten nach denselben Regeln bewertet werden.

Typische Kandidaten nach Bereich

Vertrieb und Service

Anfragen erfassen und zuordnen, Angebote vorbereiten, Terminbestätigungen, Statusauskünfte am Telefon oder im Chat.

Verwaltung und Buchhaltung

Rechnungseingang, Belegablage, Mahnwesen, Datenübertragung zwischen Programmen.

Einkauf und Lager

Bestellungen, Abgleich von Auftragsbestätigungen, Meldebestände, Lieferantenkommunikation.

Personal

Bewerbungseingang, Onboarding-Checklisten, Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen.

Wer bei der Bewertung dabei sein sollte

Mindestens eine Person, die den Ablauf täglich selbst macht, und eine, die entscheiden kann. Erstere kennt die Ausnahmen, an denen Automatisierungen scheitern; Letztere sorgt dafür, dass das Ergebnis umgesetzt wird. Bei Abläufen mit personenbezogenen Daten gehört auch die Datenschutzverantwortung mit an den Tisch.

Aus der Praxis

Zwei Beispiele aus unserer eigenen Arbeit: Für WINGS, den Fernstudienanbieter der Hochschule Wismar, wurde die manuelle Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen durch einen digitalen Bewerbungsassistenten mit automatischer Datenübergabe abgelöst. Für die Integrationshilfe der Caritas wurden Dokumentation, Terminplanung und Verwaltung von Papier und Excel auf digitale Abläufe umgestellt – gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen.

Drei Beispiele aus der Bewertung

Kandidat mit hoher Priorität: Anfragen aus dem Website-Formular

Täglich mehrere Eingänge, klare Felder, Übertragung ins CRM von Hand, gelegentliche Tippfehler, digitale Daten: hoher Nutzen bei geringem Aufwand. Ein typisches erstes Projekt.

Kandidat mit mittlerer Priorität: Angebotserstellung

Häufig und zeitintensiv, aber mit vielen Sonderfällen. Ein guter Ansatz ist Teilautomatisierung: Der Entwurf entsteht automatisch, die Prüfung bleibt beim Menschen.

Kandidat mit niedriger Priorität: Jahresgespräche mit Mitarbeitenden

Selten, individuell, ermessensabhängig. Hier lohnt höchstens die Unterstützung bei der Terminplanung, nicht die Automatisierung des Inhalts.

Datenschutz und Sicherheit bei Automatisierungen

Automatisierungen bewegen Daten zwischen Systemen – oft auch personenbezogene. Deshalb gehören einige Grundregeln zu jedem Projekt:

• Verarbeitungsort: Workflows und KI-Schritte möglichst auf Servern in Deutschland oder der EU betreiben.
• Verträge: Für jeden beteiligten Dienst ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Minimale Rechte: Jede Verbindung erhält nur die Zugriffe, die sie braucht.
• Protokolle: Jeder Lauf wird nachvollziehbar protokolliert.
• Dokumentation: Was der Workflow tut, ist beschrieben – auch für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Prozesse eignen sich am besten für Automatisierung?

Prozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen, viel Zeit kosten und mit digitalen Daten arbeiten – etwa Rechnungseingang, Datenübertragung zwischen Systemen oder Terminabstimmung.

Welche Prozesse sollte man nicht automatisieren?

Seltene Abläufe, Tätigkeiten mit viel Ermessen, Verhandlung oder Empathie und Prozesse, die schon manuell unklar sind. Letztere sollten zuerst vereinfacht werden.

Mit wie vielen Prozessen sollte man anfangen?

Mit einem. Ein gut gewählter erster Prozess zeigt schnell Ergebnisse, schafft Akzeptanz im Team und liefert Erfahrungen für die nächsten Schritte.

Wie erkenne ich, ob ein Prozess reif für Automatisierung ist?

Wenn er heute schon von verschiedenen Personen gleich erledigt wird, die Eingangsdaten digital vorliegen und sich die Regeln aufschreiben lassen. Lässt sich ein Ablauf nicht beschreiben, ist er noch nicht reif.

Stand: Oktober 2026.