Prozessautomatisierung Beratung: Was eine gute Automatisierungsberatung leistet

Eine Beratung zur Prozessautomatisierung klärt, welche Abläufe in Ihrem Unternehmen sich zu automatisieren lohnen, in welcher Reihenfolge und mit welchen Mitteln. Am Ende stehen eine priorisierte Prozessliste, eine Wirtschaftlichkeitsabschätzung, ein Zielbild für die Systemlandschaft und ein Fahrplan – nicht der Verkauf eines bestimmten Tools.

Warum Automatisierung ohne Beratung oft enttäuscht

Viele Projekte starten mit einer Software-Demo statt mit einem Problem. Dann wird ein schlecht organisierter Ablauf nur schneller schlecht, oder es entstehen einzelne Automatisierungen, die niemand pflegt. Eine unabhängige Beratung dreht die Reihenfolge um: erst der Prozess, dann das Werkzeug.

Die fünf Phasen einer Automatisierungsberatung

1. Bestandsaufnahme

Gespräche mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen, und ein Blick in die eingesetzten Systeme. Gesucht werden wiederkehrende Tätigkeiten, doppelte Dateneingaben und Medienbrüche – etwa wenn Daten aus einer E-Mail von Hand in die Warenwirtschaft übertragen werden.

2. Priorisierung

Jeder Kandidat wird nach Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehleranfälligkeit, Regelhaftigkeit und Umsetzungsaufwand bewertet. Das Vorgehen beschreibt ausführlich der Beitrag Welche Prozesse automatisieren?.

3. Wirtschaftlichkeit

Für die Top-Kandidaten wird abgeschätzt, wie viel Zeit sie heute kosten und was die Umsetzung kostet. So entsteht eine belastbare Grundlage für die Entscheidung – siehe ROI der Prozessautomatisierung berechnen.

4. Zielbild und Werkzeuge

Welche Systeme bleiben, welche werden über Schnittstellen verbunden, wo hilft KI – etwa beim Auslesen von Dokumenten oder beim Beantworten von Anfragen? Hier fällt auch die Entscheidung zwischen Standardwerkzeugen und individueller Entwicklung.

5. Fahrplan

Ein schneller, sichtbarer erster Schritt („Quick Win“), danach die größeren Vorhaben. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Datenschutzfragen und die Frage, wie Mitarbeitende mitgenommen werden.

Woran Sie eine gute Beratung erkennen

• Herstellerneutralität: Empfehlungen orientieren sich an Ihrem Problem, nicht an Provisionen.
• Beteiligung des Teams: Wer die Prozesse kennt, sitzt mit am Tisch.
• Konkrete Ergebnisse: schriftliche Prozessliste, Zahlen und Fahrplan statt allgemeiner Folien.
• Umsetzungskompetenz: Die Beratenden wissen, was technisch realistisch ist, weil sie selbst umsetzen.
• Ehrlichkeit: Auch „Das lohnt sich nicht“ ist ein gutes Beratungsergebnis.

Was eine Beratung kostet – und wie Sie Zuschüsse nutzen

Der Aufwand hängt von der Zahl der Bereiche und Prozesse ab. Für eine erste Analyse in einem kleinen oder mittleren Unternehmen reichen oft wenige Beratungstage. Die Beratung vor einem Automatisierungsprojekt ist förderfähig: Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungskosten bis 3.500 € mit 50 % bzw. 80 % (neue Bundesländer, Regionen Lüneburg und Trier) – für Anträge bis zum 31.12.2026. Das INQA-Coaching fördert bundesweit 80 % eines längeren, begleiteten Veränderungsprozesses. Welcher Weg passt, zeigt der Förder-Check.

Wie wir Beratung und Umsetzung verbinden, beschreiben die Seiten KI-Beratung und Prozessautomatisierung.

Welche Fragen eine gute Beratung stellt

• Welche Tätigkeiten wiederholen sich täglich oder wöchentlich?
• Wo werden Daten von einem Programm ins andere übertragen?
• Welche Fehler passieren immer wieder – und was kosten sie?
• Wer ist für welchen Schritt zuständig, und wo wartet ein Vorgang?
• Welche Programme sind im Einsatz, und welche Schnittstellen bieten sie?
• Welche Daten sind personenbezogen oder besonders schutzbedürftig?

Was Sie am Ende in der Hand haben sollten

1. Prozesslandkarte: die wichtigsten Abläufe mit Schritten, Beteiligten und Systemen.
2. Priorisierte Liste: Kandidaten mit Nutzen-Aufwand-Bewertung.
3. Wirtschaftlichkeitsabschätzung für die Top-Kandidaten.
4. Zielbild: welche Systeme bleiben, wie sie verbunden werden, wo KI hilft.
5. Fahrplan: erster Schritt, Reihenfolge, Verantwortlichkeiten, Datenschutzfragen.

Beratung und Umsetzung aus einer Hand – oder getrennt?

Beides hat Vorteile. Eine getrennte Beratung ist maximal unabhängig, das Ergebnis muss aber an ein Umsetzungsteam übergeben werden. Beratung und Umsetzung aus einer Hand verkürzen die Wege, weil die Beratenden wissen, was technisch realistisch ist. Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Empfehlungen nachvollziehbar begründet sind und nicht auf ein bestimmtes Produkt zulaufen. Bei geförderten BAFA-Beratungen ist das sogar Voraussetzung: Beratungen, die auf den Verkauf eigener Produkte zielen, sind ausgeschlossen.

Aus unserer Praxis

Zwei Beispiele aus unserer eigenen Arbeit: Für WINGS, den Fernstudienanbieter der Hochschule Wismar, wurde die manuelle Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen durch einen digitalen Bewerbungsassistenten mit automatischer Datenübergabe abgelöst. Für die Integrationshilfe der Caritas wurden Dokumentation, Terminplanung und Verwaltung von Papier und Excel auf digitale Abläufe umgestellt – gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen.

Bei der Pumpenallianz Nord stand am Anfang eine allgemeine KI-Beratung der Geschäftsführung: Welche Anwendungen sind für ein Netzwerk aus Servicebetrieben überhaupt relevant, und wo liegt ein sinnvoller erster Schritt?

Typischer Ablauf einer geförderten Automatisierungsberatung

1. Vorgespräch: Ziele, Bereiche, passende Förderung – kostenlos und unverbindlich.
2. Förderantrag: bei BAFA vor Vertragsschluss, bei INQA über die Erstberatung einer Beratungsstelle.
3. Analyse vor Ort: Gespräche, Ablaufaufnahme, Blick in die Systeme.
4. Bewertung und Zielbild: gemeinsame Priorisierung und Wirtschaftlichkeitsabschätzung.
5. Bericht und Fahrplan: schriftliche Empfehlungen und nächste Schritte.

Datenschutz und Sicherheit bei Automatisierungen

Automatisierungen bewegen Daten zwischen Systemen – oft auch personenbezogene. Deshalb gehören einige Grundregeln zu jedem Projekt:

• Verarbeitungsort: Workflows und KI-Schritte möglichst auf Servern in Deutschland oder der EU betreiben.
• Verträge: Für jeden beteiligten Dienst ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Minimale Rechte: Jede Verbindung erhält nur die Zugriffe, die sie braucht.
• Protokolle: Jeder Lauf wird nachvollziehbar protokolliert.
• Dokumentation: Was der Workflow tut, ist beschrieben – auch für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Häufig gestellte Fragen

Was macht eine Beratung für Prozessautomatisierung?

Sie analysiert Ihre Abläufe, bewertet, welche sich zu automatisieren lohnen, schätzt Aufwand und Nutzen ab und erstellt ein Zielbild mit Fahrplan für die Umsetzung.

Wie lange dauert eine Automatisierungsberatung?

Für eine erste Analyse in einem KMU genügen oft wenige Beratungstage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Abteilungen brauchen entsprechend länger.

Wird eine Beratung zur Prozessautomatisierung gefördert?

Ja. Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungen zu organisatorischen Fragen der Unternehmensführung, Anträge sind bis zum 31.12.2026 möglich. Das INQA-Coaching fördert begleitete Veränderungsprozesse bundesweit mit 80 %.

Brauche ich vor der Automatisierung eine Beratung?

Nicht zwingend bei einem einzelnen, klar umrissenen Ablauf. Sobald mehrere Bereiche oder Systeme betroffen sind, verhindert eine Beratung teure Fehlentscheidungen.

Was kostet eine Beratung zur Prozessautomatisierung?

Das hängt von Zahl und Komplexität der Bereiche ab. Eine erste Analyse in einem KMU umfasst oft wenige Beratungstage; über BAFA und INQA-Coaching lassen sich 50 bis 80 % der Beratungskosten fördern.

Stand: Oktober 2026.