Fallbeispiel · Pflege und soziale Träger
Sozialwirtschaftliche Organisation (Caritas), Bereich Integrationshilfe für Kinder und junge Erwachsene mit Beeinträchtigungen
Ausgangslage
Die Dokumentation, Terminplanung und Verwaltung der Integrationsbegleiter erfolgte stark manuell über Papier und Excel-Tabellen. Dieser Zustand war zeit- und verwaltungsaufwendig und entsprach nicht mehr den aktuellen Datenschutzanforderungen (DSGVO). Zudem fehlte eine effiziente Koordination von Krankheits- und Urlaubsvertretungen sowie ein strukturiertes Controlling der für die Abrechnung mit den Ämtern zwingend erforderlichen Leistungsnachweise.
Vorgehen & Lösung
Als IT-Projektleiter und Kundenberater habe ich zunächst die komplexen, händischen Abläufe gemeinsam mit den Stakeholdern (Verwaltung, Koordinatoren, Integrationsbegleiter) analysiert und ein maßgeschneidertes Lösungskonzept entwickelt. Darauf aufbauend leitete ich Konzeption und technische Umsetzung einer webbasierten, rollenspezifischen Plattform auf Basis des PHP-Frameworks Laravel: ein rollenbasiertes Zugriffskonzept (Admin, Standort-Admin, Koordinatoren, Verwaltung, Integrationsbegleiter), Workflows zur Terminplanung, Dokumentation und zum Stunden-Tracking, sowie Beratung zur IT-Sicherheit durch Einführung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Ergebnis
Durch die eingeführte Webanwendung ("I-Hilfe") wurde eine signifikante Effizienzsteigerung und Zeitersparnis erzielt: Die Mitarbeitenden benötigen deutlich weniger Zeit für Verwaltungstätigkeiten und können sich verstärkt auf ihre soziale Kernaufgabe fokussieren. Die Koordination von Vertretungsfällen ist nun transparent und zeitnah möglich. Zudem wurde Rechtssicherheit hergestellt, da die strengen Datenschutzvorgaben in Dokumentation und Kommunikation durch das rollenbasierte System und 2FA vollständig erfüllt werden. Das Projekt legte den Grundstein für weitere Automatisierungsschritte wie digitale Unterschriften der Erziehungsberechtigten und SSO-Integration.
Unser konkreter Beitrag
Geschäftsprozessanalyse & Lösungskonzept
Analyse der händischen Abläufe gemeinsam mit Verwaltung, Koordinatoren und Integrationsbegleitern; maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept.
Rollenbasiertes Zugriffskonzept
Getrennte Rollen für Admin, Standort-Admin, Koordinatoren, Verwaltung und Integrationsbegleiter zur Gewährleistung des Datenschutzes.
Workflow-Konzeption
Terminplanung, Dokumentation und Stunden-Tracking in einer webbasierten Plattform (Laravel).
IT-Sicherheit & Ausblick
Einführung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Aufzeigen weiteren Potenzials (SSO-Anbindung, digitale Schnittstellen zu den Ämtern).
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.