Caso di studio · Assistenza e enti sociali
Organizzazione del settore sociale (Caritas), area di assistenza all’integrazione per bambini e giovani adulti con disabilità
Situazione iniziale
La documentazione, la pianificazione degli appuntamenti e la gestione degli accompagnatori all’integrazione avvenivano in larga misura in modo manuale tramite carta e fogli Excel. Questa situazione richiedeva molto tempo e molto lavoro amministrativo e non era più conforme agli attuali requisiti di protezione dei dati (GDPR). Inoltre mancava un coordinamento efficiente delle sostituzioni in caso di malattia e ferie, così come un controllo strutturato delle attestazioni di servizio, indispensabili per la fatturazione con gli uffici.
Procedura e soluzione
In qualità di responsabile di progetto IT e consulente clienti, ho inizialmente analizzato insieme agli stakeholder (amministrazione, coordinatori, accompagnatori all’integrazione) i processi complessi e manuali e ho sviluppato un concetto di soluzione su misura. Su questa base ho guidato la progettazione e l’implementazione tecnica di una piattaforma web-based, con ruoli specifici, basata sul framework PHP Laravel: un concetto di accesso basato sui ruoli (Admin, Admin di sede, coordinatori, amministrazione, accompagnatori all’integrazione), workflow per la pianificazione degli appuntamenti, la documentazione e il tracciamento delle ore, oltre a consulenza sulla sicurezza IT tramite l’introduzione dell’autenticazione a due fattori.
Risultato
Grazie all’applicazione web introdotta ("I-Hilfe") è stato ottenuto un significativo aumento dell’efficienza e un risparmio di tempo: i collaboratori necessitano di molto meno tempo per le attività amministrative e possono concentrarsi maggiormente sul loro compito sociale principale. Il coordinamento dei casi di sostituzione è ora possibile in modo trasparente e tempestivo. Inoltre è stata garantita la certezza giuridica, poiché i rigorosi requisiti di protezione dei dati nella documentazione e nella comunicazione sono stati pienamente soddisfatti grazie al sistema basato sui ruoli e alla 2FA. Il progetto ha posto le basi per ulteriori passi di automazione, come le firme digitali dei genitori/tutori e l’integrazione SSO.
Il nostro contributo concreto
Analisi dei processi aziendali e concetto di soluzione
Analisi dei processi manuali insieme ad amministrazione, coordinatori e accompagnatori all’integrazione; concetto di digitalizzazione su misura.
Concetto di accesso basato sui ruoli
Ruoli separati per Admin, Admin di sede, coordinatori, amministrazione e accompagnatori all’integrazione per garantire la protezione dei dati.
Progettazione dei workflow
Pianificazione degli appuntamenti, documentazione e tracciamento delle ore in una piattaforma web-based (Laravel).
Sicurezza IT e prospettive
Introduzione dell’autenticazione a due fattori e individuazione di ulteriore potenziale (integrazione SSO, interfacce digitali con gli uffici).
Un colloquio, 30 minuti, gratuito.
Un colloquio, 30 minuti, gratuito. Esaminiamo i vostri processi e vi diciamo apertamente se l’automazione conviene.