Fallstudie · Vård och sociala verksamheter
Socialt verksamhetsinriktad organisation (Caritas), område integrationsstöd för barn och unga vuxna med funktionsnedsättningar
Utgångsläge
Dokumentationen, tidsplaneringen och administrationen av integrationshandledarna sköttes till stor del manuellt via papper och Excel-tabeller. Detta var tids- och administrationskrävande och motsvarade inte längre de aktuella dataskyddskraven (GDPR). Dessutom saknades en effektiv samordning av sjuk- och semesterersättare samt en strukturerad uppföljning av de prestationsunderlag som är absolut nödvändiga för faktureringen gentemot myndigheterna.
Tillvägagångssätt & lösning
Som IT-projektledare och kundrådgivare analyserade jag först de komplexa, manuella processerna tillsammans med intressenterna (administration, koordinatorer, integrationshandledare) och utvecklade ett skräddarsytt lösningskoncept. Med detta som grund ledde jag konceptualisering och teknisk implementering av en webbaserad, rollspecifik plattform baserad på PHP-ramverket Laravel: ett rollbaserat åtkomstkoncept (admin, platsadmin, koordinatorer, administration, integrationshandledare), arbetsflöden för tidsplanering, dokumentation och timuppföljning, samt rådgivning kring IT-säkerhet genom införande av tvåfaktorsautentisering.
Resultat
Genom den införda webbapplikationen ("I-Hilfe") uppnåddes en betydande effektivisering och tidsbesparing: medarbetarna behöver avsevärt mindre tid för administrativa uppgifter och kan i högre grad fokusera på sin sociala kärnuppgift. Samordningen av ersättningsfall är nu transparent och möjlig att genomföra i tid. Dessutom skapades rättssäkerhet, eftersom de strikta dataskyddskraven i dokumentation och kommunikation uppfylls fullt ut genom det rollbaserade systemet och 2FA. Projektet lade grunden för ytterligare automatiseringssteg såsom digitala underskrifter från vårdnadshavare och SSO-integration.
Vårt konkreta bidrag
Analys av affärsprocesser och lösningskoncept
Analys av de manuella processerna tillsammans med administration, koordinatorer och integrationshandledare; skräddarsytt digitaliseringskoncept.
Rollbaserat åtkomstkoncept
Separata roller för admin, platsadmin, koordinatorer, administration och integrationshandledare för att säkerställa dataskyddet.
Koncept för arbetsflöden
Tidsplanering, dokumentation och timuppföljning i en webbaserad plattform (Laravel).
IT-säkerhet och framtid
Införande av tvåfaktorsautentisering samt identifiering av ytterligare potential (SSO-anslutning, digitala gränssnitt mot myndigheterna).
Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt.
Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt. Vi tittar på era processer och säger öppet om automatisering lönar sig.