Étude de cas · Prestataires de soins et organismes sociaux
Organisation du secteur social (Caritas), domaine de l’aide à l’intégration pour les enfants et les jeunes adultes en situation de handicap
Situation initiale
La documentation, la planification des rendez-vous et la gestion des accompagnants à l’intégration étaient effectuées de manière largement manuelle, sur papier et à l’aide de tableaux Excel. Cette situation était chronophage et lourde sur le plan administratif, et ne répondait plus aux exigences actuelles en matière de protection des données (RGPD). De plus, il manquait une coordination efficace des remplacements en cas de maladie ou de congés, ainsi qu’un contrôle structuré des justificatifs de prestations, indispensables à la facturation auprès des administrations.
Approche et solution
En tant que chef de projet IT et conseiller client, j’ai d’abord analysé avec les parties prenantes (administration, coordinateurs, accompagnants à l’intégration) les processus manuels complexes, puis développé un concept de solution sur mesure. Sur cette base, j’ai piloté la conception et la mise en œuvre technique d’une plateforme web basée sur le framework PHP Laravel, adaptée aux rôles : un concept d’accès basé sur les rôles (admin, admin de site, coordinateurs, administration, accompagnants à l’intégration), des workflows pour la planification des rendez-vous, la documentation et le suivi des heures, ainsi qu’un conseil en sécurité informatique via l’introduction d’une authentification à deux facteurs.
Résultat
Grâce à l’application web mise en place (« I-Hilfe »), une amélioration significative de l’efficacité et un gain de temps ont été obtenus : les collaborateurs consacrent nettement moins de temps aux tâches administratives et peuvent se concentrer davantage sur leur mission sociale principale. La coordination des cas de remplacement est désormais transparente et possible en temps utile. En outre, la sécurité juridique a été établie, car les exigences strictes en matière de protection des données dans la documentation et la communication sont entièrement respectées grâce au système basé sur les rôles et à la 2FA. Le projet a posé les bases d’autres étapes d’automatisation, telles que les signatures numériques des titulaires de l’autorité parentale et l’intégration SSO.
Notre contribution concrète
Analyse des processus métier & concept de solution
Analyse des processus manuels avec l’administration, les coordinateurs et les accompagnants à l’intégration ; concept de numérisation sur mesure.
Concept d’accès basé sur les rôles
Rôles distincts pour l’admin, l’admin de site, les coordinateurs, l’administration et les accompagnateurs d’intégration afin de garantir la protection des données.
Conception du workflow
Planification des rendez-vous, documentation et suivi des heures dans une plateforme web (Laravel).
Sécurité informatique et perspectives
Introduction d’une authentification à deux facteurs ainsi que mise en évidence d’un potentiel supplémentaire (connexion SSO, interfaces numériques avec les administrations).
Une conversation, 30 minutes, gratuite.
Un échange de 30 minutes, gratuit. Nous examinons vos processus et vous disons franchement si l’automatisation en vaut la peine.