Caso práctico · Atención y entidades sociales
Organización de la economía social (Caritas), área de apoyo a la integración para niños y jóvenes adultos con discapacidades
Situación inicial
La documentación, la planificación de citas y la administración de los acompañantes de integración se realizaban de forma muy manual mediante papel y hojas de Excel. Esta situación requería mucho tiempo y esfuerzo administrativo y ya no cumplía con los requisitos actuales de protección de datos (RGPD). Además, faltaba una coordinación eficiente de las sustituciones por enfermedad y vacaciones, así como un control estructurado de los justificantes de servicio, obligatorios para la facturación con las autoridades.
Procedimiento y solución
Como jefe de proyecto de TI y asesor de clientes, primero analicé junto con los stakeholders (administración, coordinadores, acompañantes de integración) los procesos manuales y complejos, y desarrollé un concepto de solución a medida. Sobre esa base, dirigí la concepción y la implementación técnica de una plataforma web basada en roles sobre el framework PHP Laravel: un concepto de acceso basado en roles (Admin, Admin de sede, coordinadores, administración, acompañantes de integración), flujos de trabajo para la planificación de citas, la documentación y el seguimiento de horas, así como asesoramiento en seguridad informática mediante la introducción de una autenticación de dos factores.
Resultado
Gracias a la aplicación web introducida ("I-Hilfe") se logró un aumento significativo de la eficiencia y un ahorro de tiempo: el personal necesita mucho menos tiempo para tareas administrativas y puede centrarse más en su tarea social principal. La coordinación de los casos de sustitución ahora es transparente y oportuna. Además, se estableció seguridad jurídica, ya que los estrictos requisitos de protección de datos en la documentación y la comunicación se cumplen plenamente mediante el sistema basado en roles y la 2FA. El proyecto sentó las bases para nuevos pasos de automatización, como las firmas digitales de los tutores legales y la integración SSO.
Nuestra contribución concreta
Análisis de procesos de negocio y concepto de solución
Análisis de los procesos manuales junto con administración, coordinadores y acompañantes de integración; concepto de digitalización a medida.
Concepto de acceso basado en roles
Roles separados para Admin, Admin de sede, coordinadores, administración y acompañantes de integración para garantizar la protección de datos.
Concepción de flujos de trabajo
Planificación de citas, documentación y seguimiento de horas en una plataforma web (Laravel).
Seguridad informática y perspectivas
Introducción de una autenticación de dos factores, así como identificación de potencial adicional (integración SSO, interfaces digitales con las autoridades).
Una conversación, 30 minutos, gratuita.
Una conversación, 30 minutos, gratuita. Revisamos sus procesos y le decimos con franqueza si la automatización merece la pena.