Kunskapshantering

AI-dokumentsökning

AI-dokumentsökning besvarar frågor direkt utifrån era egna dokument — till exempel manualer, avtal eller interna riktlinjer — med hänvisning till källan, i stället för att ge generella svar från internet.

Förstoringsglas symboliserar sökning i dokument

Problemet

Viktig information finns ofta utspridd i manualer, avtal och interna riktlinjer. Att hitta rätt svar tar tid — och i slutändan är det inte alltid säkert att informationen som hittas fortfarande är aktuell.

Lösningen

AI-dokumentsökning besvarar frågor direkt utifrån de egna dokumenten, med hänvisning till originalkällan — i stället för att ge generella, obelagda svar från internet.

AI-dokumentsökning besvarar frågor direkt utifrån ett företags egna underlag — handböcker, avtal, interna riktlinjer — och anger källan för varje svar. Den lämpar sig för organisationer där den nödvändiga kunskapen visserligen är dokumenterad, men fördelad över många olika lagringsplatser. Den hittar bara det som finns digitalt: pappersakter och kunskap i huvudet lämnas utanför.

Hur AI-dokumentsökning fungerar

Från frågan till det belagda svaret.

Fråga

Ställ en frågaMedarbetare ställer en fråga med egna ord.

Indexsökning

Sök igenom dokumentAI:n söker igenom dokumentindexet efter relevanta textavsnitt.

Svar med källa

Belagt svarSvaret visas direkt med hänvisning till originaldokumentet.

Baserat på Retrieval-Augmented Generation — språkmodellen svarar endast utifrån hittade textavsnitt.

Användningsexempel

Svar i stället för sökning

Frågor besvaras direkt, i stället för att dokument söks igenom ett i taget.

Med källhänvisning

Varje svar hänvisar till originaldokumentet för kontroll.

Gör kunskap tillgänglig

Manualer, riktlinjer och avtal blir sökbara för alla.

Snabbare onboarding

Nya medarbetare hittar svar själva, utan att behöva fråga.

Åtkomsträttigheter består

Befintliga behörigheter från mappstrukturen övertas.

Funktioner

Svar med källhänvisning direkt från egna dokument

Retrieval-Augmented Generation

Svar baseras uteslutande på de hittade textavsnitten

Befintliga åtkomsträttigheter behålls

Övertas från den befintliga mappstrukturen

Många filformat

PDF, Word, Excel och mer kan sökas

Alltid aktuellt

Nya eller ändrade dokument indexeras automatiskt på nytt

Teknik & GDPR

Teknik

Baserat på Retrieval-Augmented Generation (RAG): era dokument indexeras så att de blir sökbara, språkmodellen svarar uteslutande utifrån de hittade textavsnitten. Drift på servrar i Tyskland.

GDPR och datakontroll

Dokumenten lämnar inte den tyska infrastrukturen för bearbetning, personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR. Åtkomsträttigheter från er befintliga mappstruktur övertas.

AI-dokumentsökning: hitta företagskunskap i stället för att söka

Med AI-dokumentsökning ställer medarbetare en fråga på vanligt språk – ”Hur lång är uppsägningstiden i ramavtalet med leverantör X?” – och får ett svar med hänvisning till källan i era egna dokument. Till skillnad från en klassisk filsökning hittar den även innehåll när andra ord används och sammanfattar den relevanta delen. Befintliga åtkomsträttigheter behålls.

Där klassisk dokumentsökning når sina gränser

Sökningen hittar bara exakta ord – den som söker efter ”Urlaubsregelung” hittar inte ”Abwesenheitsrichtlinie”.
Träffarna är hela filer; det egentliga svaret måste man själv leta fram.
Kunskap finns utspridd i enheter, e-postbilagor och olika program.
Nya medarbetare vet inte var de ska söka – och frågar kollegor.

Så fungerar AI-dokumentsökningen

Tekniken bakom detta kallas Retrieval Augmented Generation (RAG): era dokument indexeras så att de blir sökbara. Vid en fråga söker systemet först efter relevanta textavsnitt och låter språkmodellen svara uteslutande utifrån dessa. På så sätt skapas verifierbara svar i stället för allmänna internetklyschor. Nya eller ändrade dokument läses automatiskt in på nytt.

Introduktion i fem steg

Fastställ datakällor: Vilka mappar, enheter och format ska vara sökbara? Vanliga format som PDF och Word ingår som standard.
Överta åtkomsträttigheter: Den som inte får öppna något i dag får heller inget svar från det.
Indexering och test:Med verkliga frågor från vardagen kontrollera om svar och källor stämmer.
Introduktion i teamet: Kort utbildning i hur man ställer bra frågor och kontrollerar källor.
Underhåll: Sortera bort föråldrade dokument – kvaliteten på svaren beror på kvaliteten i dokumenthanteringen.

Utförligt: Konfigurera AI-dokumentsökning.

Dataskydd: Dina dokument stannar i Tyskland

Dokumenten lämnar inte den tyska infrastrukturen för bearbetning; ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR gäller. Åtkomsträttigheter från din befintliga mappstruktur övertas. Vad som dessutom behöver beaktas för känsliga underlag beskrivs AI-dokumentsökning och GDPR och Dokumenthantering med höga dataskyddsstandarder.

Typiska användningsområden

Förvaltning och kommuner: Stadgar, riktlinjer och tidigare ärenden – se Kommuner och förvaltning.
Skattekontor: Mandantunderlagar under flera år – se AI-dokumentsökning för skattekontor.
Sociala aktörer: Koncept, kvalitetshandböcker, tjänsteinstruktioner.
Hantverk och teknik: Handböcker, datablad, underhållsdokumentation.
Onboarding: Nya medarbetare hittar svar själva.

Kostnader och stöd

Insatsen beror på antalet och typen av datakällor samt kraven på rättigheter och hosting. Rådgivning och vägledd införande kan stödjas – själva programvaran inte. Genom INQA-Coaching täcker staten 80 % av coachningskostnaderna i hela landet (upp till 11.520 €, checkar till 30.06.2028). BAFA-rådgivningsstödet subventionerar en förberedande rådgivning med 80 % i de nya förbundsländerna, Lüneburg och Trier respektive 50 % i övriga Tyskland – för ansökningar till och med 31.12.2026. bettersorted är registrerad rådgivare hos BAFA och auktoriserad INQA-coach; den lämpliga vägen visas av bidragskontrollen.

I det kostnadsfria inledande samtalet går vi tillsammans igenom era processer, bedömer insats och nytta och kontrollerar vilken finansiering som är aktuell. Boka tid direkt via Kontaktsida boka.

Vanliga frågor

Vilka filformat stöds?

Vanliga format som PDF och Word, andra format bedöms i det första samtalet.

Ser varje medarbetare alla dokument?

Nej, endast svar från dokument visas som man redan har åtkomsträttigheter till.

Vad är RAG (Retrieval-Augmented Generation)?

En metod där språkmodellen först söker efter relevanta textavsnitt i dina dokument och sedan enbart grundar sitt svar på dessa, i stället för att svara fritt.

Hur aktuella är svaren?

Nya eller ändrade dokument läses automatiskt in på nytt, så att sökningen speglar det aktuella läget.

Vad är en AI-dokumentsökning?

En sökning som förstår frågor på vanligt språk och sammanställer svaret direkt från era egna dokument – med hänvisning till källan, i stället för att bara leverera en lista med filer.

Hur skiljer sig AI-dokumentsökningen från Windows- eller enhetssökning?

Den klassiska sökningen hittar exakta ord i filnamn och texter. KI-dokumentsökningen förstår innebörden av en fråga, hittar även innehållsmässigt passande ställen med andra begrepp och formulerar ett svar med källhänvisning.

Kan AI-dokumentsökningen ge felaktiga svar?

Risken är låg eftersom språkmodellen endast svarar utifrån hittade textavsnitt och anger källan. Om inget passande hittas säger systemet det. Källangivelsen gör det möjligt att kontrollera när som helst.

Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt.

Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt. Vi tittar på era processer och säger öppet om automatisering lönar sig.

Jag vill hellre skriva