BAFA-Beratungsförderung

Was ist die BAFA-Beratungsförderung?

Die BAFA-Beratungsförderung – offiziell „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ – ist ein Bundesprogramm, finanziert aus Mitteln des Bundes und des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus). Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zahlt dem beratenen Unternehmen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss zum Beraterhonorar. Gefördert werden Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.

Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe: Zusammen mit anderen De-minimis-Beihilfen dürfen innerhalb von drei Jahren nicht mehr als 300.000 € zusammenkommen. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht – das BAFA entscheidet im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.

Wer ist antragsberechtigt – und wer nicht?

Antragsteller ist immer das beratene Unternehmen, nicht der Berater. Antragsberechtigt sind Unternehmen, die

• rechtlich selbstständig in der gewerblichen Wirtschaft oder als Freier Beruf am Markt tätig sind,
• Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland haben,
• als KMU gelten: weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Mio. € Jahresumsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme – zusammen mit Partner- und verbundenen Unternehmen.

Nicht antragsberechtigt sind unabhängig vom Beratungsbedarf:

• Unternehmensberatungen, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, Insolvenzverwalter und ähnlich beratend oder schulend Tätige,
• Unternehmen in einem Insolvenzverfahren oder mit Pflicht zur Vermögensauskunft,
• Unternehmen, an denen Religionsgemeinschaften, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder deren Eigenbetriebe beteiligt sind,
• gemeinnützige Unternehmen, Vereine und Stiftungen,
• Unternehmen aus Bereichen, die die De-minimis-Verordnung ausschließt, etwa landwirtschaftliche Primärerzeugung, Fischerei und Aquakultur.

Für Ärztinnen, Zahnärzte, Psychotherapeutinnen und Heilpraktiker werden nur Beratungen zur Einführung oder Anpassung eines Qualitätssicherungssystems gefördert. Junge Unternehmen, die bei Antragstellung noch im ersten Jahr nach der Gründung sind, müssen zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch bei einem regionalen Ansprechpartner führen – meist der IHK oder Handwerkskammer. Die Bestätigung reichen Sie mit dem Verwendungsnachweis ein.

Was wird gefördert – und was nicht?

Gefördert werden konzeptionelle Einzelberatungen: eine Analyse der Ausgangslage, die Benennung der Schwachstellen und konkrete, umsetzbare Handlungsempfehlungen. Die Beratung darf höchstens fünf Tage dauern; die Tage müssen nicht aufeinanderfolgen, Berichtserstellung und Reisezeit zählen nicht mit. Am Ende steht ein schriftlicher Beratungsbericht, den Sie und der Berater unterschreiben.

Typische Themen sind Fachkräftesicherung, Kostensenkung, Anpassung des Geschäftsmodells, Nachfolge – und die Digitalisierung von Abläufen. Eine Beratung zur Frage, wo KI im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann, ist eine solche Frage der Unternehmensführung. Die Umsetzung selbst, also Software, Lizenzen oder Programmierung, ist dagegen keine Beratung und wird nicht bezuschusst.

Nicht gefördert werden Beratungen,

• die zusätzlich aus anderen öffentlichen Mitteln bezuschusst werden (Kumulierungsverbot),
• die auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen des Beraters selbst zielen,
• die überwiegend Rechts-, Versicherungs- oder Steuerfragen, Jahresabschlüsse oder Buchführung betreffen,
• die überwiegend Gutachten sind oder sich überwiegend um Fördermittel drehen,
• die als Seminar, Workshop oder Gruppenveranstaltung stattfinden.

Ablauf und Fristen im Detail

1. Berater auswählen. Er muss beim BAFA registriert sein. Die Auswahl ist frei.
2. Online-Antrag stellen – über die Antragsplattform des BAFA, adressiert an eine der sechs Leitstellen (z. B. DIHK Service GmbH, Zentralverband des Deutschen Handwerks). Weitere Unterlagen sind dafür nicht nötig.
3. Informationsschreiben abwarten. Die Leitstelle prüft die formalen Voraussetzungen und schreibt Ihnen, dass Sie beginnen dürfen. Vorher darf weder die Beratung starten noch ein Beratungsvertrag unterschrieben werden – auch der Vertragsschluss gilt schon als Beginn.
4. Beratung durchführen – höchstens fünf Beratungstage, danach erhalten Sie den Beratungsbericht.
5. Rechnung vollständig per Überweisung bezahlen, einschließlich Umsatzsteuer. Barzahlung oder Verrechnung schließt den Zuschuss aus.
6. Verwendungsnachweis einreichen – spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens: unterschriebenes Formular, KMU- und De-minimis-Erklärung, Erklärung zur EU-Grundrechtecharta, Beratungsbericht, Rechnung, Kontoauszug über die Zahlung und bei Gründungen im ersten Jahr die Bestätigung des Informationsgesprächs.
7. Auszahlung. Leitstelle und BAFA prüfen die Unterlagen; der Zuschuss geht an Ihr Unternehmen.

Als Zahlungsnachweis zählt nur ein Kontoauszug oder eine Bankbestätigung – keine Umsatzanzeige aus dem Online-Banking und kein Überweisungsbeleg.

Wie oft kann man die Förderung nutzen?

Während der Laufzeit der Richtlinie sind höchstens fünf in sich abgeschlossene Beratungen pro Unternehmen förderfähig, höchstens zwei pro Jahr – maßgeblich ist das Datum der Antragstellung. Liegen die Kosten einer Beratung unter 3.500 €, verfällt der nicht genutzte Rest; er kann nicht auf eine weitere Beratung übertragen werden.

Wie lange gibt es die BAFA-Förderung noch?

Die Richtlinie gilt laut Nummer 8 „längstens für Anträge, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden“. Entscheidend ist also das Antragsdatum, nicht das Ende der Beratung: Wer bis zum 31.12.2026 beantragt, kann die Beratung auch Anfang 2027 durchführen – der Verwendungsnachweis muss dann innerhalb von sechs Monaten nach dem Informationsschreiben vorliegen.

Ein Nachfolgeprogramm ist mit Stand September 2026 nicht angekündigt. Wer eine Beratung plant, sollte den Antrag deshalb nicht auf die letzten Dezembertage legen. Für Vorhaben ab 2027 bleibt das INQA-Coaching: Coaching-Schecks werden dort bis zum 30. Juni 2028 ausgegeben, bundesweit mit 80 % Zuschuss.

Häufige Fehler, die den Zuschuss kosten

• Beratungsvertrag vor dem Informationsschreiben unterschrieben – dann ist die Förderung ausgeschlossen, auch wenn die Beratung selbst erst später beginnt.
• Berater nicht beim BAFA registriert – die Registrierung muss zum Zeitpunkt der Beratung bestehen.
• Falscher Fördersatz angenommen: Berlin und die Region Leipzig liegen bei 50 %, obwohl sie oft zu den neuen Bundesländern gezählt werden. Umgekehrt gelten in den Regionen Lüneburg und Trier 80 %.
• Frist verpasst: Die sechs Monate für den Verwendungsnachweis laufen ab dem Informationsschreiben, nicht ab dem Ende der Beratung.
• Honorar bar bezahlt, verrechnet oder nur teilweise überwiesen.
• Workshop statt Einzelberatung – Gruppenformate sind nicht förderfähig.

BAFA-Förderung oder INQA-Coaching?

Die BAFA-Förderung passt zu einer kurzen, klar umrissenen Beratung mit Bericht und Handlungsempfehlungen – bis 3.500 € Kosten. Das INQA-Coaching begleitet dagegen einen Veränderungsprozess über bis zu zwölf Tage gemeinsam mit den Beschäftigten, mit bis zu 11.520 € Zuschuss, und gilt bundesweit mit 80 %. Beide Programme verbieten, dieselbe Beratung doppelt zu fördern. Welches in Ihrem Fall greift, zeigt der Förder-Check.

Stand: September 2026. Quelle: Förderrichtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ (BAnz AT 23.12.2024 B1) und die Merkblätter des BAFA. Maßgeblich ist allein die jeweils gültige Fassung.