Fallbeispiel · Bildungswesen
WINGS
Ausgangslage
WINGS (Wismar International Graduation Services), der Fernstudienanbieter der Hochschule Wismar, verwaltete das Bewerbungsmanagement für die Einschreibung Studierender manuell: Unterlagen wurden per Post oder E-Mail eingereicht und von Hand geprüft und erfasst — mit entsprechendem administrativem Aufwand und Fehlerrisiko bei der Übertragung.
Vorgehen & Lösung
Gemeinsam wurde ein mehrstufiger digitaler Bewerbungsassistent entwickelt, der die manuelle Dokumentenbearbeitung ablöst. Erfasste Bewerbungsdaten werden automatisiert als XML-Export an die internen Systeme übergeben, sodass der gesamte Prozess durchgängig digital abläuft.
Ergebnis
Der administrative Aufwand im Bewerbungsmanagement sank deutlich, manuelle Übertragungsfehler entfielen durch die automatisierte XML-Generierung, und der gesamte Prozess läuft heute durchgängig digital — inklusive einer verbesserten Erfahrung für die Bewerbenden.
Unser konkreter Beitrag
Geschäftsprozessanalyse
Analyse des bestehenden, papierbasierten Bewerbungsmanagements.
Prozessdesign & Beratung
Konzeption der digitalen Antragsstrecke als mehrstufiger Bewerbungsassistent.
Schnittstellen-Architektur
Anbindung an interne Systeme über automatisierten XML-Export.
Datenschutz & Compliance
Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen im gesamten Prozessdesign.
„Die Projektarbeit mit Muhamed ist sehr fruchtbar, da er sich in die Bedürfnisse des Kunden einarbeitet, schnell die Kernanforderungen herausarbeitet und proaktiv Verbesserungsvorschläge gibt."
— Thomas Jonitz, WINGS
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen offen, ob sich Automatisierung lohnt.