Fallstudie · Utbildningsväsendet
WINGS
Utgångsläge
WINGS (Wismar International Graduation Services), distansutbildningsanordnaren vid Hochschule Wismar, hanterade ansökningsprocessen för studentinskrivning manuellt: handlingar skickades in per post eller e-post och granskades och registrerades för hand — med motsvarande administrativt arbete och risk för överföringsfel.
Tillvägagångssätt & lösning
Tillsammans utvecklades en flerstegs digital ansökningsassistent som ersätter den manuella dokumenthanteringen. Registrerade ansökningsuppgifter överförs automatiskt som XML-export till de interna systemen, så att hela processen nu är helt digital.
Resultat
Det administrativa arbetet i ansökningshanteringen minskade tydligt, manuella överföringsfel försvann genom den automatiserade XML-genereringen, och hela processen är idag helt digital — inklusive en förbättrad upplevelse för de sökande.
Vårt konkreta bidrag
Affärsprocessanalys
Analys av den befintliga, pappersbaserade ansökningshanteringen.
Processdesign & rådgivning
Konceptualisering av den digitala ansökningsprocessen som en flerstegs ansökningsassistent.
Gränssnittsarkitektur
Anslutning till interna system via automatiserad XML-export.
Dataskydd & regelefterlevnad
Beaktande av dataskyddskrav i hela processdesignen.
„Projektarbetet med Muhamed är mycket givande, eftersom han sätter sig in i kundens behov, snabbt identifierar kärnkraven och proaktivt ger förbättringsförslag."
— Thomas Jonitz, WINGS
Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt.
Ett samtal, 30 minuter, kostnadsfritt. Vi tittar på era processer och säger öppet om automatisering lönar sig.