Was kostet ein KI-Telefonassistent? Die Kostentreiber im Überblick

Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe an, erfasst das Anliegen und leitet es an die richtige Stelle weiter. Was er kostet, lässt sich nicht pauschal beziffern – der Preis hängt an drei Faktoren: dem Gesprächsvolumen, der Zahl der Anliegen, die er eigenständig abschließen soll, und den Anbindungen an vorhandene Systeme wie Kalender, Warenwirtschaft oder Ticketsystem.

Die drei Kostentreiber

• Volumen – wie viele Gespräche pro Monat anfallen. Ein Betrieb mit 200 Anrufen im Monat bewegt sich in einer anderen Größenordnung als eine Hotline mit 5.000.
• Funktionstiefe – ob der Assistent nur annimmt und protokolliert, oder ob er Termine vergibt, Bestellstatus ausliest und Rückrufe organisiert. Jede Aufgabe, die er selbst abschließt, spart Personalzeit, erhöht aber den Einrichtungsaufwand.
• Integrationen – ein Assistent, der in den Kalender schreibt oder Aufträge im vorhandenen System nachschlägt, braucht eine Schnittstelle. Das ist meist der größte Einmalposten.

Einmalige und laufende Kosten trennen

Sinnvoll ist es, zwei Blöcke getrennt zu betrachten: die einmalige Einrichtung (Analyse der häufigsten Anliegen, Gesprächsführung, Anbindungen, Testbetrieb) und die laufenden Kosten (Betrieb, Gesprächsminuten, Pflege). Wer nur auf den Monatspreis schaut, unterschätzt den Einrichtungsaufwand; wer nur auf die Einrichtung schaut, unterschätzt den Betrieb.

Was die Rechnung realistisch macht

Der ehrliche Vergleichsmaßstab ist nicht „Assistent gegen null", sondern Assistent gegen die heutige Lösung. Die heutige Lösung kostet ebenfalls: Arbeitszeit für Annahme und Rückrufe, verpasste Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten, Unterbrechungen im Tagesgeschäft. Deshalb steht am Anfang jeder Einführung eine Messung – wie viele Anrufe kommen tatsächlich, wie viele davon sind gleichartig, wie viele gehen heute verloren.

Erfahrungsgemäß ist ein erheblicher Teil der Anrufe in KMU wiederkehrend und ohne fachlichen Klärungsbedarf: Öffnungszeiten, Statusauskünfte, Terminwünsche, Weiterleitungen. Genau dieser Anteil bestimmt, wie schnell sich ein Assistent trägt.

Praxisbeispiel: Betrieb mit 25 Mitarbeitenden

Ein typischer Fall: Ein Betrieb erfasst über zwei Wochen, wie viele Anrufe eingehen und worum es geht. Das Ergebnis ist meist überraschend – nicht die Gesamtzahl, sondern der Anteil gleichartiger Anliegen. Auf dieser Basis wird entschieden, welche Fälle der Assistent übernimmt und welche unverändert bei Menschen bleiben. Das hält den Einrichtungsaufwand klein und die Akzeptanz im Team hoch.

Übrigens: Die Beratung und begleitete Einführung solcher Assistenten ist förderfähig. Über INQA-Coaching werden 80 % der Beratungskosten übernommen, bis zu 11.520 €. Gefördert wird die Einführung, nicht die Software selbst – der Förder-Check zeigt in wenigen Minuten, was für Sie in Frage kommt.

Häufige Fragen zu den Kosten eines KI-Telefonassistenten

Warum nennen Sie keinen Festpreis?

Weil ein seriöser Preis das Volumen und die gewünschte Funktionstiefe voraussetzt. Ein Assistent, der Anrufe annimmt und protokolliert, ist deutlich schlanker als einer, der Termine vergibt und Systeme abfragt. Wir kalkulieren nach einem kurzen Erstgespräch.

Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?

Weniger die Mitarbeiterzahl entscheidet als das Anrufaufkommen und der Anteil wiederkehrender Anliegen. Auch kleine Betriebe profitieren, wenn Anrufe regelmäßig das Tagesgeschäft unterbrechen oder außerhalb der Geschäftszeiten verloren gehen.

Wird die Software selbst gefördert?

Nein. INQA-Coaching und die BAFA-Beratungsförderung fördern Beratungs- und Einführungsleistungen, keine Lizenz- oder Softwarekosten. Der Anteil, der auf Analyse, Konzeption und begleitete Einführung entfällt, ist aber förderfähig.

Was passiert, wenn der Assistent ein Anliegen nicht versteht?

Dann übergibt er an einen Menschen – das ist der Normalfall und kein Fehler. Ein sinnvoll eingerichteter Assistent erkennt seine Grenzen und leitet weiter, statt zu raten.

Nächster Schritt

Mehr zur Funktionsweise auf der Produktseite KI-Telefonassistent. Für eine Einschätzung zu Ihrem Anrufaufkommen erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Stand: September 2026.