Şirkette dijital arşivleme: denetime uygun ve yine de bulunabilir

Şirkette dijital arşivleme aynı anda iki şeyi yerine getirmelidir: Revizyon güvenliği – belgelerin GoBD’nin gerektirdiği şekilde eksiksiz, değiştirilemez, izlenebilir ve tüm saklama süresi boyunca erişilebilir olması – ve bulunabilirlik günlük kullanımda. Faturalar ve diğer muhasebe belgeleri 1 Ocak 2025’ten bu yana sekiz yıl saklanmalıdır, alınan ve gönderilen ticari mektuplar altı yıl.

“denetime karşı güvenli” ne anlama gelir

Bu terim yasal olarak tanımlanmamıştır, ancak GoBD (kitapların, kayıtların ve belgelerin elektronik ortamda usulüne uygun tutulması ve saklanmasına ilişkin ilkeler) gerekliliklerini tanımlar. Esas olarak şu konularla ilgilidir:

• Eksiksizlik: Saklanması zorunlu tüm belgeler arşivlenir.
• Değiştirilemezlik: Arşivlenen belgeler fark edilmeden değiştirilemez veya silinemez.
• İzlenebilirlik: Her işlem kaydedilir.
• Kullanılabilirlik: Belgeler, tüm süre boyunca okunabilir ve bulunabilir durumdadır – bir vergi incelemesi sırasında da.
• Prosedür dokümantasyonu: Arşivlemenin nasıl yapıldığı açıklanmıştır.

Saklama sürelerine genel bakış

• 8 yıl: Faturalar ve diğer muhasebe belgeleri (1.1.2025’ten itibaren, öncesinde 10 yıl – Dördüncü Bürokratik Yük Azaltma Yasası ile kısaltılmıştır)
• 10 yıl: Defterler, yıllık mali tablolar, envanterler, açılış bilançoları
• 6 yıl: alınan ve gönderilen ticari ve iş mektupları

Süre, belgenin oluşturulduğu takvim yılının sonunda başlar. Personel, sağlık veya sosyal verilere ilişkin olarak kısmen ayrı süreler geçerlidir. Bağlayıcı bilgiyi vergi danışmanlığınız sağlar.

E-faturaları doğru şekilde arşivlemek

2025’ten itibaren şirketlerin B2B alanında e-faturaları alabilmesi gerekiyor. Arşivlenmesi gereken şey yapılandırılmış orijinal formattır (örneğin XRechnung veya ZUGFeRD), yalnızca bir PDF görünümü değil. Faturalama süreci hakkında daha fazla bilgi: Fatura girişini otomatikleştirin.

Yerine geçen tarama: Kağıtları imha etmek mi?

Kağıt belgeler, tarama işlemi belgelenmiş bir prosedüre göre yapılıyor ve dijital kopya görüntü olarak aslıyla aynı olup değiştirilemez şekilde arşivleniyorsa, kural olarak taramadan sonra imha edilebilir. Vergi mevzuatı veya vergi dışı mevzuat uyarınca aslı saklanması gereken belgeler istisnadır (GoBD, Rz. 140) – buna örneğin açılış bilançoları ve yıllık mali tablolar dahildir; noter sözleşmeleri gibi belgelerin de asıllarının saklanması daha uygundur. Sizin durumunuzda hangi belgelerin etkilendiğini vergi danışmanlığı netleştirir.

Arşiv, DMS veya dosyalama – farkı

• Dosyalama: Günlük çalışma için klasör yapısı – bkz. Şirketler için dijital dosyalama sistemi.
• DMS: belgeleri sürümler, yetkiler ve iş akışlarıyla yönetir – bkz. Yüksek veri koruma standartlarına sahip doküman yönetimi.
• Arşiv: tamamlanmış belgeleri saklama süresi boyunca değiştirilemez şekilde saklar.

Birçok DMS, denetime dayanıklı bir arşiv içerir; belirleyici olan GoBD gerekliliklerinin karşılanmasıdır.

Büyük arşivlerin sorunu: Kimse bir şey bulamıyor

Denetime dayanıklı bir arşiv hukuken sorunsuzdur – ancak çoğu zaman bir mezarlıktır. Beş yıl öncesine ait bir sözleşmeyi arayan kişi, dosya adını nadiren bilir. Burada bir Yapay zeka belge araması: devreye girer; normal dilde sorulan soruları anlar, başka terimlerle de uygun bölümleri bulur ve bulduğu yeri belirtir – belgeleri değiştirmeden.

Altı adımda giriş

1. Belge türlerini ve süreleri kaydedin.
2. Prosedür dokümantasyonu oluşturun.
3. GoBD kriterlerine uygun bir arşiv çözümü seçin.
4. Gelenleri dijitalleştirin: e-postaları, taramaları, e-faturaları otomatik olarak arşivleyin.
5. Süre dolduktan sonra silme kurallarını yapılandırın.
6. Aramayı iyileştirin – örneğin yapay zekâ destekli belge aramasıyla.

Süreç dokümantasyonu: neleri içermelidir

• Genel açıklama: Hangi belgeler nasıl arşivleniyor?
• Kullanıcı dokümantasyonu: Kim ne yapar – tarama, kontrol, dosyalama?
• Teknik sistem dokümantasyonu: Hangi yazılım, hangi depolama konumları?
• İşletim dokümantasyonu: veri yedekleme, erişim yetkileri, kontroller

Prosedür dokümantasyonu zorunludur ve vergi incelemelerinde talep edilir. Süreçler veya sistemler değiştiğinde güncel tutulmalıdır.

Bulut arşivi mi, kendi sunucunuz mu?

Her iki seçenek de GoBD’ye uygun olabilir. Bulut arşivinde işleme yeri, veri işleme sözleşmesi ve sözleşme sonunda dışa aktarma imkânları belirleyicidir. Kendi sunucunuzda ise tüm saklama süresi boyunca veri yedekleme, güncellemeler ve donanım değişimi sorumluluğu size aittir – sekiz ya da on yıl, bilişim alanında uzun bir süredir.

Sık yapılan hatalar

• Faturaları içeren e-postalar arşivlenmiyor, yalnızca posta kutusunda bırakılıyor
• E-faturanın orijinali yerine yalnızca PDF görünümü kaydediliyor
• Usulüne uygun prosedür dokümantasyonu yok
• Süre dolduktan sonra belgeler silinmedi – bir veri koruma sorunu
• Arama imkânı olmayan arşiv, bu yüzden kimse kullanmıyor

Yurt dışında arşivleme: bir uyarı

Diğer ülkelerde şubeleri bulunan şirketler, ilgili ulusal kurallara uymak zorundadır – örneğin İsveç’te muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin kendi düzenlemeleri geçerlidir. Bu yazı, Almanya’daki hukuki durumu açıklamaktadır.

Adım adım: kâğıt arşivden dijital arşive

1. Envanteri çıkarın: Hangi klasörler ve dosyalar var, hangi süreler hâlâ devam ediyor?
2. Ayıklayın: Süresi dolmuş belgeleri veri koruma kurallarına uygun şekilde imha edin.
3. Tarama sürecini belirleyin ve dokümante edin: Kim tarıyor, nasıl kontrol ediliyor, nasıl indeksleniyor?
4. Gelen girişleri dijitalleştirin: Yeni belgeleri doğrudan dijital olarak kaydedin ve arşivleyin.
5. Eski belgeleri ihtiyaca göre dijitalleştirin: Her şeyin hemen taranması gerekmez – çoğu zaman mevcut sürelerin dolmasını beklemek yeterlidir.
6. Arama kurun: Anahtar kelimeler, tam metin arama veya yapay zekâ destekli belge araması.

Böylece bir bodrum arşivi, kısa sürede denetimlere dayanıklı ve günlük kullanımda gerçekten kullanılan bir sisteme dönüşür.

bettersorted hakkında

bettersorted, Schwerin merkezli bir yapay zekâ danışmanlık ve otomasyon şirketidir. BAFA kayıtlı danışmanız, yetkili INQA-Coach ve KI|werk MV ağının kurucu ortağıyız; uygulama deneyimimiz sosyal ekonomi, zanaat ve orta ölçekli işletmelerden gelir. Çözümlerimiz Almanya’daki sunucularda çalışır; kara kutu yerine incelenebilir iş akışları sunar.

Sıkça sorulan sorular

Revizyona dayanıklı arşivleme ne anlama gelir?

Belgeler, GoBD’nin gerektirdiği şekilde eksiksiz, değiştirilemez, izlenebilir ve tüm saklama süresi boyunca erişilebilir olarak saklanır. Her türlü değişiklik veya silme işlemi engellenmeli ya da kayda alınmalıdır.

Şirketler faturaları ne kadar süreyle arşivlemek zorundadır?

1 Ocak 2025’ten beri sekiz yıl. Süre, faturanın oluşturulduğu takvim yılının bitimiyle başlar.

Kağıt belgeleri taradıktan sonra imha edebilir miyim?

Temel olarak evet, belgelenmiş bir tarama süreci varsa ve dijital kopya değiştirilemez şekilde arşivlenmişse. Belirli orijinal belgeler için istisnalar geçerlidir; bunu vergi danışmanınızla netleştirin.

Büyük bir arşivde belgeleri nasıl yeniden bulurum?

İyi bir etiketleme ile ve giderek daha fazla, soruları doğal dilde anlayan ve uygun bölümleri kaynak göstererek bulan yapay zekâ aramasıyla.

Durum: Ekim 2026.