Şirkette dijital arşivleme: denetime uygun ve yine de bulunabilir

Şirkette dijital arşivleme aynı anda iki şeyi yerine getirmelidir: Revizyon güvenliği – belgelerin GoBD’nin gerektirdiği şekilde eksiksiz, değiştirilemez, izlenebilir ve tüm saklama süresi boyunca erişilebilir olması – ve bulunabilirlik günlük kullanımda. Faturalar ve diğer muhasebe belgeleri 1 Ocak 2025’ten bu yana sekiz yıl saklanmak zorundadır, alınan ve gönderilen ticari mektuplar altı yıl.

“revizyona dayanıklı” ne anlama gelir

Bu terim yasal olarak tanımlanmamıştır, ancak GoBD’nin (elektronik biçimde tutulan ve saklanan defterler, kayıtlar ve belgelerin usulüne uygun şekilde tutulması ve saklanmasına ilişkin ilkeler) gerekliliklerini açıklar. Esasen şu konularla ilgilidir:

• Eksiksizlik: Saklanması zorunlu tüm belgeler arşivlenir.
• Değiştirilemezlik: Arşivlenen belgeler fark edilmeden değiştirilemez veya silinemez.
• İzlenebilirlik: Her işlem kaydedilir.
• Kullanılabilirlik: Belgeler, tüm süre boyunca okunabilir ve bulunabilir durumdadır – bir vergi incelemesi sırasında da.
• Prosedür dokümantasyonu: Arşivlemenin nasıl yapıldığı açıklanmıştır.

Saklama sürelerine genel bakış

• 8 yıl:Faturalar ve diğer muhasebe belgeleri (1.1.2025’ten itibaren, öncesinde 10 yıl – Dördüncü Bürokrasi Azaltma Yasası ile kısaltılmıştır)
• 10 yıl: Defterler, yıllık mali tablolar, envanterler, açılış bilançoları
• 6 yıl: alınan ve gönderilen ticari ve iş mektupları

Süre, belgenin oluşturulduğu takvim yılının sonunda başlar. Personel, sağlık veya sosyal verilere ilişkin olarak kısmen ayrı süreler geçerlidir. Bağlayıcı bilgiyi vergi danışmanlığınız sağlar.

E-faturaları doğru şekilde arşivlemek

2025’ten itibaren şirketler B2B alanında e-faturaları alabilmelidir. Arşivlenmesi gereken yapılandırılmış orijinal format (örneğin XRechnung veya ZUGFeRD), yalnızca bir PDF görünümü değil. Fatura süreci hakkında daha fazla bilgi: Fatura girişini otomatikleştirin.

Yerine geçen tarama: Kağıtları imha etmek mi?

Kağıt belgeler, tarama belgelenmiş bir prosedüre göre yapıldığında ve dijital kopya görüntü olarak aslıyla aynı olduğunda ve revizyona dayanıklı şekilde arşivlendiğinde, taramadan sonra kural olarak imha edilebilir. Belirli asıllar için istisnalar geçerlidir. TODO: prüfen – Ausnahmen (z. B. Zollbelege, notarielle Urkunden) vor Veröffentlichung mit Steuerberatung abgleichen.

Arşiv, DMS veya dosyalama – farkı

• Dosyalama: Günlük çalışma için klasör yapısı – bkz. Şirketler için dijital dosyalama sistemi.
• DMS: belgeleri sürümler, yetkiler ve iş akışlarıyla yönetir – bkz. Yüksek veri koruma standartlarına sahip doküman yönetimi.
• Arşiv: tamamlanmış belgeleri saklama süresi boyunca değiştirilemez şekilde saklar.

Birçok DMS, denetime uygun bir arşiv içerir; belirleyici olan, GoBD gerekliliklerinin karşılanmasıdır.

Büyük arşivlerin sorunu: Kimse bir şey bulamıyor

Denetime uygun bir arşiv hukuken düzgündür – ama çoğu zaman bir mezarlıktır. Beş yıl öncesine ait bir sözleşmeyi arayan kişi, dosya adını nadiren bilir. Burada bir KI-Dokumentensuche: devreye girer: Normal dilde soruları anlar, başka terimlerle de uygun bölümleri bulur ve bulduğu yeri belirtir – belgeleri değiştirmeden.

Altı adımda giriş

1. Belge türlerini ve süreleri kaydedin.
2. Süreç dokümantasyonunu oluşturun.
3. GoBD kriterlerine uygun arşiv çözümünü seçin.
4. Gelenleri dijitalleştirin: e-postaları, taramaları, e-faturaları otomatik olarak arşivleyin.
5. Süre dolduktan sonra silme kurallarını tanımlayın.
6. Aramayı iyileştirin – örneğin yapay zekâ destekli belge aramasıyla.

Süreç dokümantasyonu: neleri içermelidir

• Genel açıklama: Hangi belgeler nasıl arşivlenir?
• Kullanıcı dokümantasyonu: Kim ne yapar – tarama, kontrol etme, dosyalama?
• Teknik sistem dokümantasyonu: Hangi yazılım, hangi depolama konumları?
• İşletim dokümantasyonu: veri yedekleme, erişim yetkileri, kontroller

Prosedür dokümantasyonu zorunludur ve vergi incelemelerinde talep edilir. Süreçler veya sistemler değiştiğinde güncel tutulmalıdır.

Bulut arşivi mi, kendi sunucunuz mu?

Her iki seçenek de GoBD’ye uygun olabilir. Bulut arşivinde işleme yeri, veri işleme sözleşmesi ve sözleşme sonunda dışa aktarma olanakları belirleyicidir. Kendi sunucunuzda ise tüm saklama süresi boyunca — sekiz veya on yıl BT açısından uzun bir süredir — veri yedekleme, güncellemeler ve donanım değişiminden siz sorumlusunuz.

Sık yapılan hatalar

• Faturaları içeren e-postaların arşivlenmemesi, yalnızca posta kutusunda bırakılması
• E-faturanın orijinali yerine yalnızca PDF görünümünün kaydedilmesi
• Usulüne uygun prosedür dokümantasyonu yok
• Süre dolduktan sonra belgelerin silinmemesi – bir veri koruma sorunu
• Arama imkânı olmayan arşiv, bu yüzden kimse onu kullanmıyor

Yurt dışında arşivleme: bir uyarı

Diğer ülkelerde şubeleri bulunan şirketler, ilgili ulusal kurallara uymak zorundadır – örneğin İsveç’te muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin kendi düzenlemeleri geçerlidir. Bu yazı, Almanya’daki hukuki durumu açıklamaktadır.

Adım adım: kâğıt arşivden dijital arşive

1. Envanteri çıkarın: Hangi klasörler ve dosyalar var, hangi süreler hâlâ devam ediyor?
2. Ayıklayın: Süresi dolmuş belgeleri veri koruma kurallarına uygun şekilde imha edin.
3. Tarama sürecini belirleyin ve belgeleyin: Kim tarıyor, nasıl kontrol ediliyor, nasıl indeksleniyor?
4. Süregelen girişleri dijitalleştirin: Yeni belgeleri doğrudan dijital olarak kaydedin ve arşivleyin.
5. Eski arşivi ihtiyaca göre dijitalleştirin: Her şeyin hemen taranması gerekmez – çoğu zaman mevcut sürelerin dolmasını beklemek yeterlidir.
6. Arama kurun: Anahtar kelimeler, tam metin arama veya yapay zekâ destekli belge araması.

Böylece bir bodrum arşivi, kısa sürede denetimlere dayanıklı ve günlük kullanımda gerçekten kullanılan bir sisteme dönüşür.

bettersorted hakkında

bettersorted, Schwerin merkezli bir yapay zekâ danışmanlığı ve otomasyon şirketidir. BAFA kayıtlı danışman, yetkili INQA-Coach ve KI|werk MV ağının kurucu ortağıyız; uygulama deneyimimiz sosyal ekonomi, zanaat ve orta ölçekli işletmelerden gelir. Çözümlerimiz Almanya’daki sunucularda çalışır; kara kutu yerine incelenebilir iş akışları sunar.

Sıkça sorulan sorular

Revizyona dayanıklı arşivleme ne anlama gelir?

Belgeler, GoBD’nin gerektirdiği şekilde eksiksiz, değiştirilemez, izlenebilir ve tüm saklama süresi boyunca erişilebilir olarak saklanır. Her türlü değişiklik veya silme işlemi engellenmeli ya da kayıt altına alınmalıdır.

Şirketler faturaları ne kadar süreyle arşivlemek zorundadır?

1 Ocak 2025’ten beri sekiz yıl. Süre, faturanın oluştuğu takvim yılının bitimiyle başlar.

Kağıt belgeleri taradıktan sonra imha edebilir miyim?

Temel olarak evet, belgelenmiş bir tarama süreci varsa ve dijital kopya değiştirilemez şekilde arşivleniyorsa. Belirli orijinal belgeler için istisnalar geçerlidir; bunu vergi danışmanınızla netleştirin.

Büyük bir arşivde belgeleri nasıl yeniden bulurum?

İyi bir etiketleme sistemiyle ve giderek, soruları doğal dilde anlayan ve uygun bölümleri kaynak göstererek bulan yapay zekâ aramasıyla.

Durum: Ekim 2026.