Open Source araçlarla GoBD’ye uygun dijital arşivleme: Neler mümkün, neler değil

Paperless-ngx ve Nextcloud gibi açık kaynak araçlarla, GoBD gerekliliklerini karşılayan dijital bir dosyalama sistemi kurulabilir, yapabilir – ancak otomatik olarak değil. Belirleyici olan yalnızca yazılım değil, tüm süreç: değiştirilemezlik, eksiksizlik, izlenebilirlik, yasal saklama süreleri boyunca muhafaza ve bir prosedür dokümantasyonu. Yazılım için resmi bir „GoBD sertifikasyonu“ yoktur; sorumluluk şirkette kalır.

Önemli not: Bu yazı genel bir bakış sunar ve vergi veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Sürecinizi vergi danışmanlığınızla koordine edin.

GoBD’nin gerektirdikleri – kısaca

GoBD („Elektronik ortamda defterlerin, kayıtların ve belgelerin usulüne uygun tutulması ve saklanması ile veri erişimine ilişkin ilkeler“) Federal Maliye Bakanlığı’nın bir idari talimatıdır. Vergi açısından ilgili belgelerin arşivlenmesinde özellikle şu ilkeler önemlidir:

• Eksiksizlik: Saklanması zorunlu tüm belgeler kayda alınır.
• Değiştirilemezlik: Belgeler fark edilmeden değiştirilemez veya silinemez; değişiklikler izlenebilir olmalıdır.
• İzlenebilirlik: Kimin neyi ne zaman yaptığı anlaşılabilir.
• Düzen ve bulunabilirlik: Belgeler, süre boyunca okunabilir ve değerlendirilebilir durumda olmalıdır; bir vergi incelemesi için de.
• Prosedür dokümantasyonu: Süreç, uzman bir üçüncü kişinin anlayıp takip edebileceği şekilde açıklanmıştır.

Saklama süreleri: Faturalar gibi muhasebe belgeleri 2025'ten beri sekiz yıl, defterler ve yıllık mali tablolar on yıl, ticari ve iş mektupları altı yıl – ayrıntılar Şirkette Dijital Arşivleme.

Açık kaynak araçlarla iyi yapılabilenler

• Eksiksiz kayıt: Tarayıcı, fatura posta kutusu ve yükleme gibi giriş kanalları merkezi olarak birleştirilebilir – bkz. E-postayla faturaları kaydetme.
• Düzen ve arama: Paperless-ngx, belgeleri aranabilir hale getirir ve bunları göndericiye, türe ve anahtar kelimelere göre düzenler.
• Arşiv formatı: Paperless-ngx, orijinalin yanında arşivlenmiş bir PDF/A sürümü de saklar.
• Kayıtlar: Belgelerde ve meta verilerde yapılan değişiklikler kaydedilebilir.
• Veri egemenliği: Almanya’da işletim, erişim sağlayan veya formatları değiştiren bir sağlayıcı yoktur.

Ek önlemlerin gerekli olduğu durumlarda

• Değiştirilemezlik: Araçlar, yetkili kullanıcıların belgeleri düzenlemesine veya silmesine olanak tanır. Bu nedenle vergiyle ilgili belgeler için kısıtlayıcı yetkiler ve değiştirilemez saklama gerekir – örneğin, dosyaları belirli bir süre boyunca silmeye ve üzerine yazmaya karşı kilitleyen bir depolama alanı (WORM prensibi) ve ayrıca düzenli, korumalı veri yedeklemeleri.
• Süreyi aşan silme kilidi: Saklama süresi dolmadan silinmesi organizasyonel ve teknik olarak önlenmelidir.
• E-faturalar: Yapılandırılmış orijinal (XML) korunmalıdır – yalnızca bir görünüm değil.
• Vergi idaresinin veri erişimi: Belgeler değerlendirilebilir biçimde sunulabilmelidir.
• Süreç dokümantasyonu:Kayıt, tarama işlemi, saklama, yetkiler, yedekleme ve kontrollerin açıklaması – kullanılan yazılımdan bağımsız olarak zorunludur.

Yerine geçen tarama

Kağıt belgeler, tarama işlemi belgelenmiş bir usule göre yapılıyor ve dijital kopya usulüne uygun şekilde saklanıyorsa, taramadan sonra kural olarak imha edilebilir. Vergi mevzuatı veya vergi dışı mevzuat uyarınca aslı saklanması gereken belgeler istisnadır (GoBD, Rz. 140) – bunlara örneğin açılış bilançoları ve yıllık mali tablolar dahildir; noter sözleşmeleri gibi belgelerin de asıllarının saklanması daha uygundur. Hangi belgelerin sizin durumunuzda kapsam dahilinde olduğu konusunda vergi danışmanlığı açıklık getirir. Tarama sürecinin kendisi usul dokümantasyonunda açıklanmış olmalıdır; yerine geçen taramaya ilişkin örnek bir usul dokümantasyonunu Federal Vergi Müşavirleri Odası yayımlamıştır.

Sertifikalar ve onaylar

Bazı üreticiler bağımsız denetçilerin düzenlediği inceleme belgeleriyle reklam yapar. Bu tür onaylar seçimde yardımcı olabilir, ancak vergi idaresi açısından bağlayıcı değildir – belirleyici olan, sistemin işletmede nasıl kullanıldığıdır. Açık kaynak araçlar için bu tür onaylar genellikle bulunmaz; bu nedenle kendi usul dokümantasyonunuz daha da önemlidir.

KOBİ’ler için pragmatik yaklaşım

1. Vergiyle ilgili belge türlerini ve süreleri belirleyin.
2. Kayıtları tek yerde toplayın: fatura posta kutusu, tarayıcı, net sorumluluk.
3. Yetkileri, vergiyle ilgili belgeler silinemeyecek veya değiştirilemeyecek şekilde ayarlayın.
4. Değiştirilemez saklama ve korumalı veri yedeklemesi kurun.
5. Süreç dokümantasyonunu yazın ve vergi danışmanlığı ile koordine edin.
6. Düzenli olarak kontrol edin: Tüm belgeler eksiksiz kaydedildi mi? Yedeklemeler ve geri yükleme çalışıyor mu?

bettersorted, müşterileri için açık, görülebilir bileşenlere dayanır – Almanya’daki sunucularda çalıştırılır ve automaisa Hub içinde bir araya getirilir. Üreticiden bağımsız danışmanlık sunuyoruz, BAFA’da kayıtlı danışmanız ve yetkili INQA-Coach’uz. Danışmanlık ve eşlik edilen uygulamaya alma üzerinden INQA-Coaching ile %80 oranında destek alınabilir; uygun yolu Förder-Check gösterir. Bağlayıcı olmayan ilk görüşme için: İletişim.

Örnek: Küçük bir işletme için dosyalama yapısının kurulması

İllüstratif bir senaryo: On çalışanı olan bir hizmet sağlayıcı, gelen belgeler için Paperless-ngx kullanıyor. Vergi açısından ilgili belgeler bir etiket alır; bunları yalnızca iki kişi düzenleyebilir, kimse silemez. Arşivlenmiş sürümler ayrıca saklama süresi boyunca silme kilidi olan bir depoya günlük olarak kopyalanır. İki sayfalık bir süreç dokümantasyonu, kayıt, yetkiler, yedekleme ve kontrolü açıklar; vergi danışmanlığı bunu incelemiştir. Bu senaryo örnek niteliğindedir ve münferit durumda usulüne uygunluğa ilişkin bir beyan değildir.

Süreç dokümantasyonuna nelerin dahil edilmesi gerekir

• Genel açıklama: hangi belgeler, hangi sistemler
• Kayıt: giriş yolları, tarama süreci, eksiksizlik kontrolü
• Depolama: formatlar, değiştirilemezlik, saklama süreleri
• Haklar: kim ne yapabilir
• Veri yedekleme ve geri yükleme
• Dahili kontroller ve sorumluluklar

Maliyetler ve destek

GoBD odaklı bir dosyalama için açık kaynak araçlarda lisans maliyeti oluşmaz. Maliyetler şu durumlarda ortaya çıkar: Kurulum (planlama, kurulum, entegrasyon, testler), İşletim (Almanya’da sunucu veya barındırma, güncellemeler, izleme, veri yedekleme) ve Destek (eğitim, kurallar, iletişim kişileri). Sabit fiyatlar belirtmiyoruz, çünkü kapsam ve başlangıç durumu büyük ölçüde değişir.

Desteklenebilir olan danışmanlık ve eşlik eden uygulamadır: INQA-Coaching Almanya genelinde koçluk maliyetlerinin %80’ini karşılar (11.520 €’ya kadar, çekler 30.06.2028’e kadar); önceden yapılan bir analiz ise BAFA danışmanlık desteği yeni federal eyaletlerde, Lüneburg ve Trier’de %80, diğer yerlerde %50 – 31.12.2026 tarihine kadar yapılan başvurular için.

Sıkça sorulan sorular

Paperless-ngx GoBD’ye uygun mu?

Tek başına hiçbir yazılım GoBD’ye uygun değildir. Paperless-ngx, değiştirilemez saklama, kısıtlayıcı yetkiler, kayıtlar, veri yedekleme ve bir süreç dokümantasyonu eklendiğinde düzgün bir sürecin parçası olabilir.

Yazılımlar için bir GoBD sertifikası var mı?

Hayır, resmi bir sertifikasyon yoktur. Bağımsız denetçi raporları seçimde yardımcı olabilir, ancak vergi idaresi için bağlayıcı değildir.

Bir prosedür dokümantasyonuna ihtiyacım var mı?

Evet. GoBD, hangi yazılımı kullandığınızdan bağımsız olarak sürecin bir açıklamasını zorunlu kılar. Bu açıklama; kayıt, saklama, yetkiler, yedekleme ve kontrolleri kapsamalıdır.

Faturalar ne kadar süre saklanmalıdır?

1 Ocak 2025’ten beri sekiz yıl, çünkü faturalar muhasebe belgeleri olarak kabul edilir. Defterler ve yıllık mali tablolar on yıl, ticari mektuplar altı yıl saklanır.

Durum: Ekim 2026. Vergi veya hukuk danışmanlığı değildir; esas olan güncel GoBD ve mali müşavirinizle yapılacak mutabakattır.