Archivage numérique conforme aux GoBD avec des outils open source : ce qui est possible, ce qui ne l’est pas

Avec des outils open source comme Paperless-ngx et Nextcloud, il est possible de mettre en place un archivage numérique qui répond aux exigences des GoBD peut – mais pas automatiquement. Ce qui est déterminant, ce n’est pas le logiciel seul, mais l’ensemble du processus: l’inaltérabilité, l’exhaustivité, la traçabilité, la conservation pendant les délais légaux et une documentation de procédure. Il n’existe pas de « certification GoBD » officielle pour les logiciels ; l’entreprise reste responsable.

Remarque importante : Cet article donne un aperçu général et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Veuillez coordonner votre procédure avec votre conseil fiscal.

Ce qu’exigent les GoBD – en bref

Les GoBD (« principes relatifs à la tenue et à la conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi qu’à l’accès aux données ») sont une instruction administrative du ministère fédéral des Finances. Pour l’archivage des documents fiscaux, les principes suivants sont particulièrement importants :

• Exhaustivité : Tous les documents soumis à obligation de conservation sont enregistrés.
• Immutabilité : Les documents ne doivent pas être modifiés ou supprimés à l’insu des personnes concernées ; les modifications doivent pouvoir être retracées.
• Traçabilité : Il est possible de savoir qui a fait quoi et quand.
• Ordre et retrouvabilité : Les documents doivent rester lisibles et exploitables pendant la durée de conservation, y compris en cas de contrôle fiscal.
• Documentation de procédure: La procédure est décrite de manière à ce qu’un tiers compétent puisse la comprendre.

Délais : pièces comptables telles que les factures depuis 2025 huit ans, livres et comptes annuels dix ans, lettres commerciales et d'affaires six ans – détails dans Archivage numérique dans l'entreprise.

Ce qui fonctionne bien avec des outils open source

• Saisie complète : Les canaux d’entrée tels que les scanners, la boîte de réception des factures et le téléversement peuvent être centralisés – voir Saisir les factures par e-mail.
• Ordre et recherche : Paperless-ngx rend les documents recherchables et les classe par expéditeur, type et mots-clés.
• Format d’archive : Paperless-ngx enregistre, en plus de l’original, une version PDF/A archivée.
• Journaux : Les modifications apportées aux documents et aux métadonnées peuvent être consignées.
• Souveraineté des données : Exploitation en Allemagne, sans fournisseur pouvant modifier l’accès ou les formats.

Lorsque des mesures supplémentaires sont nécessaires

• Immuabilité : Les outils permettent aux utilisateurs autorisés de modifier ou de supprimer des documents. Pour les documents fiscaux, il faut donc des droits restrictifs et un stockage immuable – par exemple un stockage qui verrouille les fichiers contre la suppression et l’écrasement pendant une durée définie (principe WORM), ainsi que des sauvegardes régulières et protégées.
• Verrouillage de suppression au-delà du délai :La suppression avant l’expiration du délai de conservation doit être empêchée sur le plan organisationnel et technique.
• Factures électroniques :L’original structuré (XML) doit être conservé – pas seulement une vue.
• Accès aux données de l’administration fiscale :Les documents doivent pouvoir être mis à disposition sous une forme exploitable.
• Documentation de procédure :Description de la saisie, du processus de numérisation, du stockage, des droits, de la sauvegarde et des contrôles – obligation, indépendamment du logiciel.

Numérisation de substitution

Les pièces papier peuvent en principe être détruites après numérisation si la numérisation est effectuée selon une procédure documentée et si la version numérique est conservée correctement. Des exceptions s’appliquent à certains documents. TODO: vérifier – clarifier avec le conseil fiscal les exceptions concrètes et les exigences relatives au processus de numérisation.

Certificats et attestations

Certains fabricants font la promotion d’attestations d’experts-comptables. De telles attestations peuvent aider au moment du choix, mais elles n’ont pas d’effet contraignant vis-à-vis de l’administration fiscale – ce qui compte, c’est la manière dont le système est utilisé dans l’entreprise. Pour les outils open source, de telles attestations n’existent généralement pas ; d’où l’importance accrue de sa propre documentation de procédure.

Approche pragmatique pour les PME

1. Définir les types de documents pertinents pour la fiscalité et les délais.
2. Centraliser la saisie : boîte de réception des factures, scanner, responsabilité clairement définie.
3. Définir les droits de manière à ce que les documents pertinents pour la fiscalité ne puissent pas être supprimés ni modifiés.
4. Mettre en place un stockage immuable et une sauvegarde protégée des données.
5. Rédiger la documentation de procédure et la coordonner avec le conseil fiscal.
6. Vérifier régulièrement : tous les justificatifs sont-ils saisis intégralement ? Les sauvegardes et la restauration fonctionnent-elles ?

bettersorted mise sur des modules ouverts et consultables pour ses clientes et clients – hébergés sur des serveurs en Allemagne et regroupés dans le automaisa Hub. Nous conseillons de manière neutre vis-à-vis des fabricants, sommes un conseiller enregistré auprès du BAFA et un coach INQA autorisé. Le conseil et l’introduction accompagnée peuvent être subventionnés via le INQA-Coaching à hauteur de 80 % ; le contrôle des aides indique la voie appropriée. Pour un premier entretien sans engagement : Contact.

Exemple : mise en place d’un système de classement pour une petite entreprise

Un scénario illustratif : un prestataire de services comptant dix collaborateurs utilise Paperless-ngx pour les pièces justificatives entrantes. Les documents fiscaux reçoivent un mot-clé ; seules deux personnes sont autorisées à les modifier, personne ne peut les supprimer. Les versions archivées sont en outre copiées chaque jour dans un espace de stockage avec verrouillage de suppression pendant toute la durée de conservation. Une documentation de procédure de deux pages décrit la saisie, les droits, la sauvegarde et le contrôle ; le cabinet fiscal l’a examinée. Ce scénario est illustratif et ne constitue pas une déclaration sur la conformité dans un cas particulier.

Ce que doit contenir la documentation de procédure

• Description générale : quels documents, quels systèmes
• Saisie : voies d’entrée, processus de numérisation, contrôle de l’exhaustivité
• Archivage : formats, immuabilité, délais de conservation
• Droits : qui peut faire quoi
• Sauvegarde des données et restauration
• Contrôles internes et responsabilités

Coûts et subventions

Pour un classement orienté GoBD, aucun coût de licence n’est à prévoir avec des outils open source. Des coûts sont engagés pour Mise en place (planification, installation, connexion, tests), Exploitation (serveur ou hébergement en Allemagne, mises à jour, surveillance, sauvegarde des données) et Accompagnement (formation, règles, interlocuteurs). Nous ne communiquons pas de prix fixes, car le périmètre et la situation de départ varient fortement.

Sont éligibles à la subvention : le conseil et l’introduction accompagnée: le coaching INQA prend en charge 80 % des coûts de coaching à l’échelle nationale (jusqu’à 11.520 €, chèques jusqu’au 30.06.2028) ; une analyse préalable est subventionnée par la subvention au conseil BAFA avec 80 % dans les nouveaux Länder, à Lüneburg et à Trèves, sinon 50 % – pour les demandes jusqu’au 31.12.2026.

Questions fréquemment posées

Paperless-ngx est-il conforme aux GoBD ?

Aucun logiciel n’est, à lui seul, conforme aux GoBD. Paperless-ngx peut faire partie d’une procédure conforme si un stockage inaltérable, des droits d’accès restrictifs, des journaux, une sauvegarde des données et une documentation du processus s’y ajoutent.

Existe-t-il une certification GoBD pour les logiciels ?

Non, il n’existe pas de certification officielle. Des attestations d’experts-comptables peuvent aider au choix, mais elles ne lient pas l’administration fiscale.

Ai-je besoin d’une documentation de procédure ?

Oui. Les GoBD exigent une description de la procédure, indépendamment du logiciel que vous utilisez. Elle doit couvrir la saisie, le stockage, les droits d’accès, la sauvegarde et les contrôles.

Combien de temps faut-il conserver les factures ?

Depuis le 1er janvier 2025, huit ans, car les factures sont considérées comme des pièces comptables. Les livres et les comptes annuels : dix ans, les lettres commerciales : six ans.

État : octobre 2026. Pas de conseil fiscal ou juridique ; les GoBD en vigueur et la coordination avec votre conseil fiscal font foi.