Archiviazione GoBD con open source: cosa è possibile, cosa no

L’essenziale in breve

Nessun software da solo «conforme alla GoBD» – conta il procedimento complessivo.
Open Source può Acquisizione, organizzazione, ricerca, PDF/Acoprire bene.
Necessario inoltre: Immodificabilità, blocco della cancellazione, documentazione procedurale.
Sempre da concordare con la consulenza fiscale .

Con strumenti open source come Paperless-ngx e Nextcloud è possibile creare un archivio digitale che soddisfi i requisiti del GoBD può – ma non automaticamente. Decisivo non è il software da solo, bensì l'intero processo: immodificabilità, completezza, tracciabilità, conservazione per i termini di legge e una documentazione del processo. Una «certificazione GoBD» ufficiale per il software non esiste; la responsabilità resta dell'azienda.

Avviso importante: Questo contributo offre una panoramica generale e non sostituisce una consulenza fiscale o legale. Concordate la vostra procedura con il vostro consulente fiscale.

Cosa richiedono le GoBD – in breve

Le GoBD („Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica nonché per l’accesso ai dati“) sono una disposizione amministrativa del Ministero federale delle Finanze. Per l’archiviazione dei documenti fiscalmente rilevanti sono soprattutto importanti questi principi:

Completezza: Tutti i documenti soggetti all’obbligo di conservazione vengono registrati.
Immodificabilità: I documenti non devono essere modificati o eliminati senza che ciò venga notato; le modifiche devono essere tracciabili.
Tracciabilità: È riconoscibile chi ha fatto cosa e quando.
Ordine e reperibilità: I documenti sono leggibili e valutabili durante il periodo di conservazione, anche in caso di verifica fiscale.
Documentazione della procedura: La procedura è descritta in modo tale che un terzo esperto possa comprenderla.

Termini: documenti contabili come le fatture dal 2025 otto anni, libri e bilanci annuali dieci anni, lettere commerciali e d'affari sei anni – dettagli in Archiviazione digitale in azienda.

Ciò che funziona bene con strumenti open source

Raccolta completa: I canali di ingresso come scanner, casella di posta delle fatture e upload possono essere centralizzati – vedi Acquisire fatture via e-mail.
Ordine e ricerca: Paperless-ngx rende i documenti ricercabili e li organizza per mittente, tipo e parole chiave.
Formato archivio: Paperless-ngx salva, oltre all'originale, una versione archiviata in PDF/A.
Protocolli: Le modifiche ai documenti e ai metadati possono essere registrate.
Sovranità dei dati: Esecuzione in Germania, senza un fornitore che modifichi l'accesso o i formati.

Dove sono necessarie misure aggiuntive

Immodificabilità: Gli strumenti consentono agli utenti autorizzati di modificare o eliminare documenti. Per i documenti rilevanti ai fini fiscali servono quindi diritti restrittivi e una archiviazione immodificabile – ad esempio un archivio che blocchi i file contro cancellazione e sovrascrittura per un periodo definito (principio WORM), oltre a backup regolari e protetti.
Blocco della cancellazione oltre il termine:La cancellazione prima della scadenza del periodo di conservazione deve essere impedita a livello organizzativo e tecnico.
Fatture elettroniche:L’originale strutturato (XML) deve essere conservato – non solo una visualizzazione.
Accesso ai dati dell’amministrazione finanziaria:I documenti devono poter essere messi a disposizione in forma analizzabile.
Documentazione della procedura:Descrizione della registrazione, del processo di scansione, dell’archiviazione, dei diritti, della conservazione e dei controlli – obbligatoria, indipendentemente dal software.

Scansione sostitutiva

I documenti cartacei possono in linea di principio essere distrutti dopo la scansione, se la scansione avviene secondo una procedura documentata e la versione digitale viene conservata correttamente. Per singoli documenti valgono eccezioni. TODO: verificare – concordare con il consulente fiscale le eccezioni concrete e i requisiti per la procedura di scansione.

Certificati e attestazioni

Alcuni produttori pubblicizzano attestazioni di revisori contabili. Tali attestazioni possono aiutare nella selezione, ma non hanno effetto vincolante nei confronti dell’amministrazione finanziaria – ciò che conta è il modo in cui il sistema viene utilizzato in azienda. Per gli strumenti open source, di norma, tali attestazioni non esistono; per questo è ancora più importante la propria documentazione della procedura.

Approccio pragmatico per le PMI

Definire le tipologie di documenti rilevanti ai fini fiscali e le relative scadenze.
Centralizzare la raccolta: casella di posta per le fatture, scanner, responsabilità chiare.
Impostare i diritti in modo che i documenti rilevanti ai fini fiscali non possano essere eliminati o modificati.
Configurare l’archiviazione immutabile e un backup protetto dei dati.
Redigere la documentazione del processo e coordinarla con il consulente fiscale.
Verificare regolarmente: tutte le ricevute sono state registrate integralmente? I backup e il ripristino funzionano?

Per gli interessati alla tecnologia

L’immutabilità può essere realizzata, ad esempio, tramite object storage con Object Lock (modalità di conservazione) o sistemi di archiviazione compatibili con WORM.
I valori hash dei documenti aiutano a dimostrare le modifiche.
I protocolli dovrebbero essere archiviati separatamente dai documenti e anch’essi protetti.

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Esempio: creazione di un archivio per una piccola impresa

Uno scenario illustrativo: un fornitore di servizi con dieci dipendenti utilizza Paperless-ngx per i documenti in entrata. I documenti rilevanti ai fini fiscali ricevono un tag; solo due persone possono modificarli, nessuno può eliminarli. Le versioni archiviate vengono inoltre copiate ogni giorno in un sistema di archiviazione con blocco di cancellazione per la durata del periodo di conservazione. Una documentazione di processo di due pagine descrive acquisizione, diritti, backup e controllo; la consulenza fiscale l’ha verificata. Lo scenario è illustrativo e non costituisce una dichiarazione sulla regolarità nel singolo caso.

Cosa deve contenere la documentazione di processo

Descrizione generale: quali documenti, quali sistemi
Acquisizione: canali di ingresso, processo di scansione, verifica della completezza
Archiviazione: formati, immodificabilità, tempi di conservazione
Diritti: chi può fare cosa
Backup e ripristino
Controlli interni e responsabilità

Costi e finanziamenti

Per un archivio orientato alle GoBD, con strumenti open source non si sostengono costi di licenza. I costi derivano da Configurazione (pianificazione, installazione, integrazione, test), Esercizio (server o hosting in Germania, aggiornamenti, monitoraggio, backup dei dati) e Assistenza (formazione, regole, referenti). Non indichiamo prezzi fissi, perché l’ambito e la situazione di partenza variano molto.

Sono ammissibili a finanziamento la consulenza e l’introduzione accompagnata: il INQA-Coaching copre a livello nazionale l’80 % dei costi di coaching (fino a 11.520 €, voucher fino al 30.06.2028); un’analisi preliminare è sovvenzionata dal programma di finanziamento della consulenza BAFA con l’80 % nei nuovi Länder, Lüneburg e Trier, altrimenti 50 % – per richieste fino al 31.12.2026.

Domande frequenti

Paperless-ngx è conforme alle GoBD?

Nessun software è conforme alle GoBD da solo. Paperless-ngx può essere parte di una procedura corretta se si aggiungono archiviazione immodificabile, diritti restrittivi, registri, backup dei dati e una documentazione del processo.

Esiste una certificazione GoBD per il software?

No, non esiste una certificazione ufficiale. Le attestazioni dei revisori contabili possono aiutare nella scelta, ma non vincolano l’amministrazione finanziaria.

Ho bisogno di una documentazione del processo?

Sì. Le GoBD richiedono una descrizione del processo, indipendentemente dal software utilizzato. Dovrebbe coprire acquisizione, archiviazione, diritti, backup e controlli.

Per quanto tempo devono essere conservate le fatture?

Dal 1° gennaio 2025 per otto anni, perché le fatture sono considerate documenti contabili. Libri e bilanci annuali per dieci anni, corrispondenza commerciale per sei anni.

Aggiornato a ottobre 2026. Nessuna consulenza fiscale o legale; fanno fede le GoBD vigenti e il coordinamento con il vostro consulente fiscale.