Paperless-ngx iş akışları: Belgeleri otomatik olarak atamak ve iletmek

Paperless-ngx'teki iş akışları, tetikleme ve eylem kurallarıdır: Bir belge tarandığında, eklendiğinde, değiştirildiğinde veya belirli bir zaman noktasına ulaşıldığında, Paperless-ngx otomatik olarak eylemleri gerçekleştirir – anahtar kelimeler ve haklar ayar, e-posta gönder, bir webhook çağırmak veya bir belgeyi çöpe taşımak. Bu şekilde, dosyalama ve basit bildirimler ek yazılım olmadan otomatik hale getirilebilir.

Birçok kişi Paperless-ngx'i sadece arama içeren bir arşiv olarak kullanır. İş akışlarıyla birlikte, kısmen kendini düzenleyen bir inbox haline gelir. Bu makale, bunun nasıl çalıştığını ve sınırların nerede olduğunu gösterir.

Tetikleyici: Bir iş akışı başladığında

• Okuma başladı: bir belge işlenir işlemez – meta veri erken ayarlamak için ideal.
• Eklenen belge: içe aktarmadan sonra, OCR ve atama tamamlandığında.
• Belge güncellenmesi: biri meta veriyi değiştirdiğinde, örneğin anahtar kelime ayarladığında.
• Planlanmış: bir tarihe göre bir zamanda, sözleşmenin ayrı bir alanda sona ermesinden yaklaşık 30 gün önce.

Her tetikleyici filtrelenebilir: kaynak (tarayıcı klasörü, e-posta, yükleme), dosya adı veya yol, mevcut anahtar kelimeler, belge türü veya muhatap olarak filtrelenebilir.

Eylemler: Bir iş akışının neler yapabileceği

• Atama: Başlık, anahtar kelimeler, belge türü, muhabir, dosyalama yolu, özel alanlar, sahip ve set hakları.
• Kaldırma: Anahtar kelimeleri veya hakları kaldırın.
• e-posta gönderin.Örneğin, bir fatura alındığında muhasebe departmanına
• Webhook: Başka bir sistemi bildirin, örneğin n8n içinde bir iş akışı gibi.
• Çöp at, korunan PDF'ler için şifreyi kaldırın, ayrıca harici metin tanıma ve yapay zeka önerileri için işlemler.

Günlük ofis hayatından üç örnek

Faturaların alınması

Örnek: Posta kutusundan gelen her şey "invoice" belge tipini, "unchecked" anahtar kelimesini ve muhasebe grubunun okuma haklarını rechnung@ alır. Muhasebe departmanı bağlantılı bir e-posta alır. Kontrolden sonra anahtar kelime – bitti.

Sözleşme son tarihleri

Örnek: Sözleşmelerin kendi "Bildirim süresi" alanı vardır. Bir planlanmış iş akışı, yönetime 60 gün önceden hatırlatma gönderir. Artık kimsenin tutmadığı Excel listesi yok.

Personel belgeleri

Örnek: "İnsan Kaynakları" tarayıcı klasöründen belgeler otomatik olarak sahibi "İnsan Kaynakları Departmanı"na atanır ve diğer gruplar için hiçbir hak kalmaz. Bu şekilde, maaş belgeleri asla yanlışlıkla genel envantere girmez.

İş akışları, eşleştirme öğrenmesi ve yapay zeka – ne nedir?

Dil modelleri, Paperless-ngx'in etiketlemede nasıl yardımcı olduğu Paperless-ngx ve AI makalesinde açıklanmıştır.

n8n daha iyi tercih olduğunda

Paperless-ngx iş akışları Paperless-ngx içinde çalışır. Başka sistemler – muhasebe yazılımı, CRM, bilet sistemi – ya da bir süreç birkaç aşamalı koşullara ihtiyaç duyduğunda, n8n gibi bir otomasyon aracı daha güçlüdür. Köprü web hook'tur: Paperless-ngx yeni bir belge raporlar, n8n ise geri kalanını halleder.

Paperless-ngx'i uygun iş akışlarıyla kuruyoruz ve gerekirse n8n üzerinden diğer sistemlerinize bağlıyoruz; bu süreç otomasyonumuzun bir parçası.

Sıkça Sorulan Sorular

Paperless-ngx'te iş akışları nedir?

Paperless-ngx'in otomatik olarak uyguladığı tetikleme ve eylem kuralları – örneğin anahtar kelimeler ve haklar ayarlamak veya bir belge eklendiğinde e-posta göndermek gibi.

Paperless-ngx size son tarihleri hatırlatabilir mi?

Evet, planlanmış iş akışlarında: Bir tarihe göre tetiklersiniz, örneğin ayrı bir "Sözleşmenin sonu" alanı gibi, sonra bir e-posta gönderebilirsiniz.

Paperless-ngx belgeleri diğer programlarla paylaşabilir mi?

Bir iş akışı, webhook eylemi aracılığıyla diğer sistemleri bilgilendirebilir. Daha karmaşık transferler için n8n gibi bir otomasyon aracı uygundur.

İş akışları için programlama becerilerine ihtiyacım var mı?

Hayır. İş akışları, web arayüzünde seçim alanlarıyla oluşturulur. Teknik bilgi, diğer sistemlerdeki web kancaları için faydalıdır.

Belgelerin alınmasını otomatikleştirmek ister misiniz? İletişim sayfası üzerinden bizimle iletişime geçin.