Flujos de trabajo Paperless-ngx explicados sencillo

Los flujos de trabajo en Paperless-ngx son reglas de desencadenante y acción: Cuando un documento es escaneado, añadido, modificado o se llega a un punto en el tiempo, Paperless-ngx ejecuta automáticamente acciones: establecer palabras clave y derechos, enviar un correo electrónico, activar un webhook o mover un documento a la papelera. De este modo, la archivación y las notificaciones simples pueden automatizarse sin software adicional.

Muchos usan Paperless-ngx solo como archivo con búsqueda. Con los flujos de trabajo, se convierte en una bandeja de entrada que se ordena en parte sola. Este artículo muestra cómo funciona esto y dónde están los límites.

Desencadenante: Cuando comienza un flujo de trabajo

Lectura iniciada: tan pronto como un documento se procesa, ideal para establecer los metadatos desde el principio.
Documento añadido: después de la importación, cuando se termina el OCR y la asignación.
Documento actualizado: cuando alguien cambia metadatos, como establecer una palabra clave.
Programado: en un momento relativo a una fecha, unos 30 días antes de que termine el contrato, en un campo separado.

Cada disparador puede filtrarse: por fuente (carpeta del escáner, correo electrónico, subida), nombre o ruta del archivo, palabras clave existentes, tipo de documento o correspondente.

Acciones: Qué puede hacer un flujo de trabajo

Asignar: título, palabras clave, tipo de documento, corresponsal, ruta de archivo, campos personalizados, propietario y derechos de conjunto.
Eliminar: Eliminar palabras clave o derechos.
Envía un correo electrónico: por ejemplo, al departamento de contabilidad cuando se haya recibido una factura.
Webhook: Notifica a otro sistema, como un flujo de trabajo en n8n.
Eliminar la contraseña de PDFs protegidos, así como acciones para reconocimiento de texto externo y sugerencias de IA.

Tres ejemplos de la vida cotidiana en la oficina

Recepción de facturas

Ejemplo: Todo lo que llega por el buzón rechnung@ recibe el tipo de documento "factura", la palabra clave "unchecked" y los derechos de lectura para el grupo contable. El departamento de contabilidad recibe un correo electrónico con un enlace. Tras la comprobación, elimina la palabra clave – hecho.

Plazos de contrato

Ejemplo: Los contratos tienen su propio campo "Periodo de preaviso hasta". Un flujo de trabajo programado envía un recordatorio a la dirección con 60 días de antelación. Ya no hay listas de Excel que nadie mantiene.

Documentos de personal

Ejemplo: Los documentos de la carpeta del escáner "Recursos Humanos" se asignan automáticamente al propietario "Departamento de Recursos Humanos" y no hay derechos para otros grupos. De este modo, los documentos salariales nunca acaban accidentalmente en el inventario general.

Flujos de trabajo, aprendizaje emparejado e IA: ¿qué es qué?

Función	Cómo funciona	Bien para
Asignación automática	aprende de tus asignaciones anteriores	Corresponsal, Tipo, Palabras clave
Flujos de trabajo	Reglas fijas de disparo y acción	Derechos, notificaciones, plazos
Evaluación de IA	El modelo de lenguaje lee contenido	Importes, plazos, resúmenes

Cómo los modelos de lenguaje ayudan a Paperless-ngx con el etiquetado se explica en el artículo Paperless-ngx and AI.

Cuando n8n es la mejor opción

Los flujos de trabajo paperless-ngx funcionan dentro de Paperless-ngx. En cuanto hay otros sistemas implicados – software contable, CRM, sistema de tickets – o un proceso necesita condiciones en varios pasos, una herramienta de automatización como n8n es más potente. El puente es el webhook: Paperless-ngx informa de un nuevo documento, n8n se encarga del resto.

Configuramos Paperless-ngx con flujos de trabajo adecuados y, si es necesario, lo conectamos a tus otros sistemas a través de n8n, como parte de nuestra automatización de procesos.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los flujos de trabajo en Paperless-ngx?

Reglas de desencadenante y acción que Paperless-ngx ejecuta automáticamente, como establecer palabras clave y derechos o enviar un correo electrónico cuando se añade un documento.

¿Puede Paperless-ngx recordarte los plazos?

Sí, con los flujos de trabajo programados: se activa en relación con una fecha, como un campo separado de "Fin de contrato", y luego puedes enviar un correo electrónico.

¿Puede Paperless-ngx compartir documentos con otros programas?

Un flujo de trabajo puede notificar a otros sistemas mediante la acción webhook. Para transferencias más complejas, una herramienta de automatización como n8n es adecuada.