Papperslösa ngx-arbetsflöden enkelt förklarade

Arbetsflödena i Paperless-ngx är regler för utlösande och handling: När ett dokument skannas, läggs till, ändras eller en tidpunkt nås, utför Paperless-ngx automatiskt åtgärder – sätt nyckelord och rättigheter, skicka ett e-postmeddelande, öppna en webhook eller flytta ett dokument till papperskorgen. På detta sätt kan arkivering och enkla notifikationer automatiseras utan extra programvara.

Många använder Paperless-ngx endast som arkiv med sök. Med arbetsflöden blir det en inkorg som delvis sorterar sig själv. Den här artikeln visar hur detta fungerar och var gränserna går.

Trigger: När ett arbetsflöde startar

Läsning påbörjad: så snart ett dokument är bearbetat – idealiskt för att sätta metadata tidigt.
Dokument tillagt: efter import, när OCR och tilldelning är klara.
Dokumentuppdatering: när någon ändrar metadata, till exempel genom att sätta ett nyckelord.
Schemalagd: vid en tidpunkt i förhållande till ett datum, cirka 30 dagar innan ett kontrakt avslutas i ett separat fält.

Varje trigger kan filtreras: efter källa (skannermapp, e-post, uppladdning), filnamn eller sökväg, befintliga nyckelord, dokumenttyp eller korrespondent.

Åtgärder: Vad ett arbetsflöde kan göra

Tilldela: Titel, nyckelord, dokumenttyp, korrespondent, arkiveringsväg, anpassade fält, ägar- och uppsättningsrättigheter.
Ta bort: Ta bort nyckelord eller rättigheter.
Skicka e-post: till exempel till ekonomiavdelningen när en faktura har mottagits.
Webhook: Meddela ett annat system, till exempel ett arbetsflöde i n8n.
Skräp, ta bort lösenord för skyddade PDF-filer, samt åtgärder för extern textigenkänning och AI-förslag.

Tre exempel från vardagslivet på kontoret

Mottagande av fakturor

Exempel: Allt som kommer in via brevlådan rechnung@ får dokumenttypen "invoice", nyckelordet "okryssad" och läsrättigheter för redovisningsgruppen. Redovisningsavdelningen får ett e-postmeddelande med en länk. Efter kontrollen tas nyckelordet bort – klart.

Kontraktsdeadlines

Exempel: Kontrakt har sitt eget fält "Uppsägningstid till". Ett schemalagt arbetsflöde skickar en påminnelse till ledningen 60 dagar i förväg. Ingen Excel-lista längre som ingen underhåller.

Personaldokument

Exempel: Dokument från scannermappen "Personalavdelningen" tilldelas automatiskt ägaren "Personalavdelningen" och inga rättigheter för andra grupper. På så sätt hamnar aldrig lönedokument av misstag i den allmänna inventeringen.

Arbetsflöden, matchande lärande och AI – vad är vad?

Funktion	Hur det fungerar	Bra för
Automatisk tilldelning	lär sig av dina tidigare uppgifter	Korrespondent, Typ, Nyckelord
Arbetsflöden	Fasta regler för utlösare och handling	Rättigheter, meddelanden, tidsfrister
AI-utvärdering	Språkmodellen läser innehåll	Belopp, deadlines, sammanfattningar

Hur språkmodeller hjälper Paperless-ngx med taggning förklaras i artikeln Paperless-ngx och AI.

När n8n är det bättre valet

Paperless-ngx-arbetsflöden fungerar inom Paperless-ngx. Så snart andra system är involverade – redovisningsprogramvara, CRM, ärendesystem – eller en process behöver villkor över flera steg, är ett automationsverktyg som n8n starkare. Bron är webhooken: Paperless-ngx rapporterar ett nytt dokument, n8n tar hand om resten.

Vi sätter upp Paperless-ngx med lämpliga arbetsflöden och, vid behov, kopplar det till dina andra system via n8n, som en del av vår processautomatisering.

Vanliga frågor

Vad är arbetsflödena i Paperless-ngx?

Regler för utlösande och åtgärder som Paperless-ngx automatiskt utför – såsom att sätta nyckelord och rättigheter eller skicka ett mejl när ett dokument läggs till –

Kan Paperless-ngx påminna dig om deadlines?

Ja, med schemalagda arbetsflöden: Du triggar i förhållande till ett datum, till exempel i ett separat fält "Kontraktets slut", och sedan kan du skicka ett mejl.