Şirkette Nextcloud: Microsoft 365 ve Dropbox’a DSGVO uyumlu alternatif

Nextcloud açık kaynaklı bir platformdur; dosyalar, takvimler, kişiler, sohbet ve görüntülü konferanslar ile belgelerin ortak düzenlenmesi, kendi sunucularınızda veya Almanya’daki bir barındırma sağlayıcısında çalışır. Böylece bu, bir gizliliğe dost alternatif Microsoft 365, Google Workspace ve Dropbox’a: Verileriniz sizin kontrolünüzde kalır. Bunun bedeli, işletimde daha fazla sorumluluk üstlenmek ya da bunu sizin yerinize üstlenen bir hizmet sağlayıcıdır.

Nextcloud’un şirkette sağladıkları

• Dosyalar: Depolama, paylaşım, bilgisayar ve akıllı telefonda senkronizasyon, sürümler.
• Belgeleri birlikte düzenleme:Tarayıcıda metinler, tablolar ve sunumlar; Office formatlarıyla uyumlu.
• Takvim ve kişiler: ortak takvimler, randevu planlama, adres defterleri.
• Talk: kendi sisteminizde sohbet ve video konferanslar.
• E-posta, görevler, formlar:ihtiyaca göre ek uygulamalar.
• Yapay zekâ asistanı: metin yazmak, özetlemek, kendi dosyalarınızla ilgili soruları yanıtlamak – isteğe bağlı olarak yerel modellerle, bkz. Nextcloud + KI.

Şirketler neden bir alternatif düşünmeyi değerlendiriyor

Microsoft 365 ve Google Workspace güçlüdür, ancak ABD merkezli şirketler tarafından işletilmektedir. Alman denetim makamlarının Datenschutzkonferenz’i 2022 yılında, o dönemdeki belgeler temelinde Microsoft 365’in veri korumaya uygun kullanımının kanıtlanamadığı sonucuna vardı. 2023’ten bu yana, veri aktarımları için AB-ABD Veri Koruma Çerçevesi ile yeni bir hukuki dayanak bulunmaktadır ve Microsoft AB içinde işleme imkânı sunmaktadır – birçok şirket bu hizmetleri dikkatli yapılandırmayla kullanmaktadır. Diğerleri ise tek bir ABD sağlayıcısına olan bağımlılığı temel olarak azaltmak istemektedir. Onlar için Nextcloud en uygun seçenektir.

Nextcloud’un avantajları

• Veri egemenliği: Verilerin nerede tutulacağına siz karar verirsiniz – kendi bünyenizde veya Almanya’daki bir barındırma sağlayıcısında.
• Açık kaynak kodu: Nextcloud, AGPLv3 açık kaynak lisansı altındadır; kod incelenebilir ve bağımsız olarak denetlenebilir.
• Avrupalı sağlayıcı: Yazılımın arkasında Stuttgart merkezli Nextcloud GmbH bulunmaktadır.
• Kullanıcı başına lisans ücreti yok ücretsiz sürüm için; şirketler için ücretli destek sözleşmeleri mevcuttur.
• Kamu sektörü buna güveniyor: Nextcloud, Federal İdarenin Dijital Egemenlik Merkezi’nin işyeri paketi openDesk’in bir parçasıdır.

Dezavantajlar ve sınırlar

• İşletme: Güncellemeler, veri yedekleme ve güvenlik organize edilmelidir – şirket içinde ya da bir hizmet sağlayıcı aracılığıyla.
• Alışkanlıklar: Outlook, Teams ve Excel makrolarıyla yoğun çalışanların bir geçiş sürecine ihtiyacı vardır.
• Entegrasyonlar:Bazı sektör yazılımları Microsoft ile sıkı şekilde bağlantılıdır.
• Office uyumluluğu: çoğu belge için uygundur, çok karmaşık dosyalarda farklılıklar olabilir.

Nextcloud'un maliyeti

Yazılımın kendisi ücretsizdir. Maliyetler sunucu veya barındırma için oluşur, için Kurulum ve işletim ve isteğe bağlı olarak bir Enterprise destek sözleşmesi ile Nextcloud için. Birçok Alman barındırma sağlayıcısı Nextcloud’u hazır bir hizmet olarak da sunar. Kullanıcı başına lisanslarla karşılaştırıldığında, belirli bir ekip büyüklüğünden itibaren bu ekonomik olabilir – ancak belirleyici olan fiyat değil, işletimi kimin üstleneceği sorusudur.

Beş adımda geçiş

1. Mevcut durum analizi: Bugün hangi hizmetler kullanılıyor? İş açısından kritik olan nedir?
2. Pilot: bir ekip, bir alan – örneğin dosya depolama – birkaç hafta boyunca.
3. Kayıt: merkezi kullanıcı yönetimi ile Tek Oturum Açma.
4. Geçiş: dosyaları, takvimleri ve kişileri adım adım devralma.
5. Eğitim ve destek: kısa bilgilendirmeler, sorular için iletişim kişisi.

SharePoint ile ayrıntılı karşılaştırma Nextcloud vs. SharePoint; açık platformların uzun vadede neden daha esnek olduğunu Vendor-Lock-in vermeiden.

bettersorted, müşterileri için açık, denetlenebilir bileşenler kullanır – Almanya'daki sunucularda çalıştırılır ve automaisa Hub içinde bir araya getirilir. Üretici bağımsız danışmanlık veriyoruz, BAFA'ya kayıtlı danışman ve yetkili INQA-Coach'uz. Danışmanlık ve eşlikli uygulamaya alma INQA-Coaching kapsamında %80 oranında desteklenebilir; uygun yolu Destek Kontrolü gösterir. Bağlayıcı olmayan bir ilk görüşme için: İletişim.

Örnek: Sosyal hizmet sağlayıcısı dosya düzenini değiştiriyor

Açıklayıcı bir senaryo: Birden fazla kuruma sahip bir kuruluş, şimdiye kadar ağ sürücüleri ve özel bulut hesapları kullanıyor. Almanya’daki bir barındırma sağlayıcısında Nextcloud ile her kurum kendi alanına sahip olur, yöneticiler belgeleri hedefli şekilde paylaşır, çalışanlar ise mobil olarak da erişim sağlar. Giriş, merkezi bir kullanıcı yönetimi üzerinden yapılır. Üç ay sonra takvim ve video konferanslar eklenir, daha sonra yerel modelle çalışan yapay zekâ asistanı devreye alınır.

Geçişte sık yapılan hatalar

• Her şeyi bir anda:Dosyaları, e-postayı, takvimi ve sohbeti aynı anda dönüştürmek bunaltıcıdır.
• Eski yapıyı bire bir devralmak: Klasörleri düzenlemek için iyi bir fırsat.
• Yetki planlaması yok: "Herkes her şeyi görür" yaklaşımı nadiren izin verilir.
• İşleyiş netleştirilmemiş:Güncellemeler ve yedeklemeler birine ait olmalıdır.
• Eğitim yok:Bir saatlik başlangıç eğitimi haftalarca sürecek hayal kırıklığını önler.

Maliyetler ve destek

Nextcloud’a geçişin maliyetleri üç bölümden oluşur: Kurulum (Planlama, kurulum, entegrasyon, testler), sürekli işletim (sunucu veya barındırma, güncellemeler, izleme, veri yedekleme) ve çalışanlara eşlik edilmesi (eğitim, kurallar, iletişim kişileri). Sabit fiyatlar belirtmiyoruz, çünkü kapsam ve başlangıç durumu büyük ölçüde değişir. Açık kaynak çözümlerde yazılımın kendisi lisans maliyeti oluşturmaz.

Desteklenen teknik değil, Danışmanlık ve eşlik eden uygulama: INQA-Coaching kapsamında federal hükümet, koçluk maliyetlerinin %80’ini ülke genelinde karşılar (11.520 €’ya kadar, çekler 30.06.2028’e kadar). Önceden yapılacak bir analiz, BAFA-Beratungsförderung üzerinden desteklenebilir – yeni federal eyaletlerde, Lüneburg ve Trier’de %80, diğer yerlerde %50 oranında; 31.12.2026 tarihine kadar yapılan başvurular için. Yatırımlar için bazı eyaletler kendi programlarını sunar – bkz. Almanya'daki şirketler için destek imkanları.

Sıkça sorulan sorular

Nextcloud DSGVO'ya uygun mu?

Nextcloud, depolama konumunu kendiniz belirleyebildiğiniz için DSGVO'ya uygun şekilde işletilebilir. Ancak uygunluk işletime bağlıdır: Almanya'da barındırma, barındırıcı ile AVV, yetkiler, şifreleme ve silme kuralları.

Nextcloud, Microsoft 365'in yerini tamamen alabilir mi?

Dosyalar, takvimler, kişiler, sohbet, görüntülü konferanslar ve ortak düzenleme için evet. Microsoft yazılımlarına derin entegrasyonlarda veya karmaşık Excel makrolarında ise ayrıntılı bir inceleme gerekir.

Nextcloud ücretsiz mi?

Yazılım açık kaynaklıdır ve lisans ücreti olmadan kullanılabilir. Maliyetler barındırma, işletim ve isteğe bağlı bir destek sözleşmesi için oluşur.

Nextcloud’u, bizim bir BT departmanımız yoksa kim işletir?

Birçok KOBİ Nextcloud’u bir Alman hosting sağlayıcısı üzerinden kullanır veya güncellemeleri, yedeklemeleri ve güvenliği üstlenen bir hizmet sağlayıcıya işletir.

Durum: Ekim 2026.