E-Fatura almak ve işlemek: Yükümlülükler, süreler ve otomasyon

1 Ocak 2025’ten itibaren, yurt içindeki tüm şirketler e-faturaları alabilmek zorundadır; başka bir şirket onlara e-fatura gönderdiğinde. Bunun için bir e-posta kutusu yeterlidir. Bir önceki yıl cirosu 800.000 €’nun üzerinde olan şirketler 1 Ocak 2027’den itibaren, diğer tüm şirketler ise 1 Ocak 2028’den itibaren e-fatura düzenlemek zorundadır. E-fatura makine tarafından okunabilir olduğundan, e-posta kutusuna ulaşmasından muhasebeleştirilmesine kadar olan süreç büyük ölçüde otomatikleştirilebilir.

Bu yazı genel bir bakış sunar ve vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Güncelleme: Ekim 2026.

E-fatura nedir?

Bir E-Fatura otomatik işlemeyi mümkün kılan ve Avrupa standardı EN 16931’e uygun yapılandırılmış elektronik bir formatta düzenlenmiş faturadır. Bir PDF dosyası, taranmış bir kâğıt belge veya bir fotoğraf E-Fatura değildir; bunlar „diğer fatura“ olarak kabul edilir. Almanya’da yaygın olarak kullanılan iki format şunlardır:

• XRechnung: görüntüleme programı olmayan kişiler için okunamayan, yalnızca XML dosyasıdır.
• ZUGFeRD (2.0.1 sürümünden itibaren, MINIMUM ve BASIC-WL profilleri hariç): içine gömülü XML dosyası bulunan bir PDF dosyasıdır. İnsanlar PDF’yi görür, yazılım XML verilerini okur.

Her iki format için de hukuken belirleyici olan yapılandırılmış XML bölümüdür.

Süreler genel bakış

Bunların dışında, diğerlerinin yanı sıra 250 € brütoya kadar olan küçük tutarlı faturalar ve ulaşım biletleri istisnadır; bunlar kağıt veya PDF olarak gönderilmeye devam edebilir. Özel müşterilere (B2C) kesilen faturalar bu zorunluluğa tabi değildir.

Resepsiyon için ihtiyacınız olanlar

Resmî olarak, e-faturaların gönderilebileceği bir e-posta kutusu yeterlidir. Ancak pratikte bu tek başına yeterli olmaz: Uygun bir program olmadan bir XRechnung okunamaz ve XML dosyasının orijinal olarak saklanması gerekir. Bu nedenle ayrıca şunlara ihtiyacınız vardır:

• bir görüntüleme programı (viewer) XRechnungen için; birçok muhasebe programında bu özellik yerleşik olarak bulunur,
• bir kontrol, faturanın eksiksiz ve biçimsel olarak doğru olup olmadığının
• GoBD’ye uygun saklama XML dosyasının sekiz yıl boyunca (faturalar muhasebe belgeleridir) saklanması,
• bir onay süreci, bu süreç üzerinden fatura ilgili kişiye ve ardından muhasebeye iletilir.

Saklama ve yapı, Şirkette Dijital Arşivleme.

Günlük hayatta tipik sorunlar

• Karışık giriş: E-faturalar, PDF’ler ve kağıt belgeler paralel olarak gelir, çoğu zaman farklı posta kutularına.
• Yalnızca PDF dosyası kaydedilir: ZUGFeRD’de çoğu zaman yalnızca görünen PDF görünümü saklanır, gömülü XML değil.
• Hatalı e-faturalar: Zorunlu bilgiler eksiktir veya dosya standarda uygun değildir. Bu durumda düzeltilmiş bir fatura talep edilmelidir.
• Sözlü onaylar: Hangi faturayı kimin onayladığı belgelenmemiştir.

Fatura girişini otomatikleştirin

E-faturalar yapılandırılmış olduğu için otomasyon için idealdir. Tipik bir süreç şu şekilde görünür:

1. Toplama: Tüm faturalar merkezi bir posta kutusuna gelir; iş akışı ekleri otomatik olarak alır.
2. Tanıma ve okuma: E-faturalar doğrudan okunur, PDF’ler ve taramalar ise yapay zekâ ile okunur.
3. Kontrol: Zorunlu bilgiler, hesaplama hataları, mükerrer kayıtlar ve sipariş ya da teslimat belgesiyle karşılaştırma.
4. Atamak ve onaylamak: Maliyet merkezini önerin, ilgili kişiye onay için gönderin, gecikme durumunda hatırlatın.
5. Devretmek ve arşivlemek: Onaylanmış faturalar muhasebeye veya vergi danışmanına iletilir, orijinal belge değiştirilemez şekilde arşivlenir.

Ayrıntılar katkıları açıklar Fatura girişini otomatikleştirin ve Faturaları otomatik olarak e-posta ile kaydetmek. Diğer süreçleri şurada bulabilirsiniz: İş akışı otomasyonu: 10 örnek.

Düzenleme yükümlülüğüne hazırlık

2027 veya 2028’den itibaren kendi e-faturalarını düzenlemek zorunda olacak olanlar, şimdi kullandıkları fatura yazılımının XRechnung veya ZUGFeRD oluşturup oluşturamadığını kontrol etmeli ve müşterilerin temel verilerini (özellikle adresleri ve gerektiğinde kamu kurumları için Leitweg-ID’leri) tamamlamalıdır.

Die Danışmanlık ve eşlikli uygulamaya alma desteklenebilir: hakkında INQA KoçluğuFederasyon, danışmanlık maliyetlerinin %80’ini üstlenir; günde en fazla 1.200 € üzerinden en fazla 12 gün için, yani en fazla 11.520 € hibe. Mecklenburg-Vorpommern ve diğer yeni eyaletlerde 31.12.2026 tarihine kadar ayrıca BAFA danışmanlık desteği %80’e kadar uygundur (eski eyaletlerde %50). Desteklenen danışmanlıktır, yazılım değil. Hangi programın uygun olduğunu Teşvik kontrolü gösterir.

Sıkça sorulan sorular

2025’ten beri e-faturaları alabiliyor olmam gerekiyor mu?

Evet. 1 Ocak 2025’ten itibaren, yurt içindeki tüm işletmelerin diğer işletmelerden gelen e-faturaları alabilmesi gerekir. Bunun için resmi olarak bir e-posta posta kutusu yeterlidir.

Bir PDF faturası e-fatura mıdır?

Hayır. Salt bir PDF dosyası „diğer bir fatura“dır. E-faturalar, EN 16931’e uygun yapılandırılmış bir formata sahiptir; örneğin XRechnung veya 2.0.1 sürümünden itibaren ZUGFeRD.

Ben ne zamandan itibaren kendim e-fatura düzenlemek zorundayım?

Geçen yıl cirosu 800.000 €’nun üzerinde olan işletmeler için 1 Ocak 2027’den itibaren, diğer tüm işletmeler için ise 1 Ocak 2028’den itibaren. O zamana kadar kâğıt fatura ve, alıcının onayıyla, PDF de kullanılmaya devam edebilir.

Bir e-faturada neyi saklamam gerekir?

Yapılandırılmış XML dosyası orijinal olarak, sekiz yıl boyunca ve değiştirilemez şekilde saklanır. Yazdırılmış veya PDF olarak kaydedilmiş bir görünüm yeterli değildir.

E-fatura zorunluluğuna istisnalar var mı?

Evet, bunlar arasında 250 € brütoya kadar olan küçük tutarlı faturalar, ulaşım biletleri ve özel kişilere düzenlenen faturalar yer alır. Somut durumda bunu vergi danışmanlığı netleştirir.

Sonraki adım

Fatura girişinizi e-faturalara geçirip bunu otomatikleştirmek istiyorsanız, sayfa Prozessautomatisierung, nasıl ilerliyoruz. Bir görüşme için bize İletişim sayfası üzerinden ulaşabilirsiniz.

Kaynaklar: DIHK: İş ilişkilerinde e-fatura, IHK Schwerin: E-Fatura.