E-Rechnung empfangen und verarbeiten: Pflichten, Fristen und Automatisierung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, wenn ein anderes Unternehmen sie ihnen schickt. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Weil eine E-Rechnung maschinenlesbar ist, lässt sich ihr Eingang vom Postfach bis zur Buchung weitgehend automatisieren.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: Oktober 2026.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF-Datei, ein eingescanntes Papier oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Die beiden in Deutschland gängigen Formate sind:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, für Menschen ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen das PDF, Software liest die XML-Daten.

Rechtlich maßgeblich ist bei beiden Formaten der strukturierte XML-Teil.

Die Fristen im Überblick

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise; sie dürfen weiter als Papier oder PDF verschickt werden. Rechnungen an Privatkundinnen und -kunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.

Was Sie für den Empfang brauchen

Formal genügt ein E-Mail-Postfach, an das E-Rechnungen geschickt werden können. In der Praxis reicht das allein aber nicht weit: Eine XRechnung lässt sich ohne passendes Programm nicht lesen, und die XML-Datei muss als Original aufbewahrt werden. Sie brauchen deshalb zusätzlich:

• ein Anzeigeprogramm (Viewer) für XRechnungen; viele Buchhaltungsprogramme haben das eingebaut,
• eine Prüfung, ob die Rechnung vollständig und formal korrekt ist,
• eine GoBD-gerechte Aufbewahrung der XML-Datei für acht Jahre (Rechnungen sind Buchungsbelege),
• einen Freigabeweg, über den die Rechnung zur zuständigen Person und dann in die Buchhaltung gelangt.

Die Aufbewahrung und Struktur erklärt der Leitfaden Digitale Ablage im Unternehmen.

Typische Probleme im Alltag

• Gemischter Eingang: E-Rechnungen, PDFs und Papier kommen parallel, oft an verschiedene Postfächer.
• Nur das PDF wird abgelegt: Bei ZUGFeRD wird gern nur die sichtbare PDF-Ansicht gespeichert, nicht die eingebettete XML.
• Fehlerhafte E-Rechnungen: Pflichtangaben fehlen oder die Datei entspricht nicht der Norm. Dann muss eine korrigierte Rechnung angefordert werden.
• Freigaben per Zuruf: Wer welche Rechnung freigegeben hat, ist nicht dokumentiert.

Rechnungseingang automatisieren

Gerade weil E-Rechnungen strukturiert sind, eignen sie sich ideal für die Automatisierung. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

1. Einsammeln: Alle Rechnungen gehen an ein zentrales Postfach; der Workflow holt Anhänge automatisch ab.
2. Erkennen und auslesen: E-Rechnungen werden direkt gelesen, PDFs und Scans per KI ausgelesen.
3. Prüfen: Pflichtangaben, Rechenfehler, Dubletten und Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein.
4. Zuordnen und freigeben: Kostenstelle vorschlagen, an die zuständige Person zur Freigabe schicken, bei Verzug erinnern.
5. Übergeben und archivieren: Freigegebene Rechnungen gehen an Buchhaltung oder Steuerberatung, das Original wird unveränderbar archiviert.

Die Details beschreiben die Beiträge Rechnungseingang automatisieren und Rechnungen automatisch per E-Mail erfassen. Weitere Abläufe finden Sie unter Workflow-Automatisierung: 10 Beispiele.

Vorbereitung auf die Ausstellungspflicht

Wer ab 2027 oder 2028 selbst E-Rechnungen schreiben muss, sollte jetzt prüfen, ob die eigene Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, und die Stammdaten der Kunden (insbesondere Adressen und gegebenenfalls Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern) vervollständigen.

Die Beratung und begleitete Einführung ist förderfähig: Über INQA-Coaching übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage, also bis zu 11.520 € Zuschuss. In Mecklenburg-Vorpommern und den anderen neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung mit 80 % in Frage (in den alten Bundesländern 50 %). Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür formal.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF-Datei ist eine „sonstige Rechnung“. E-Rechnungen haben ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen schreiben?

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiter erlaubt.

Was muss ich bei einer E-Rechnung aufbewahren?

Die strukturierte XML-Datei als Original, acht Jahre lang und unveränderbar. Eine ausgedruckte oder als PDF gespeicherte Ansicht reicht nicht.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen. Im Einzelfall klärt das die Steuerberatung.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihren Rechnungseingang auf E-Rechnungen umstellen und dabei automatisieren möchten, zeigt die Seite Prozessautomatisierung, wie wir vorgehen. Für ein Gespräch erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Quellen: DIHK: E-Rechnung im Geschäftsverkehr, IHK Schwerin: E-Rechnung.