Recibir y procesar facturas electrónicas: obligaciones, plazos y automatización

Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas cuando otra empresa se las envíe. Para ello basta con una cuenta de correo electrónico. Las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € deben emitir facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2027; todas las demás, a partir del 1 de enero de 2028. Como una factura electrónica es legible por máquina, su recepción puede automatizarse en gran medida desde el buzón de correo hasta el registro contable.

Este artículo ofrece una visión general y no sustituye el asesoramiento fiscal. Estado: octubre de 2026.

¿Qué es una factura electrónica?

Una Factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento automático y cumple con la norma europea EN 16931. Un archivo PDF, un documento en papel escaneado o una foto no es una factura electrónica, sino una «otra factura». Los dos formatos habituales en Alemania son:

• XRechnung: un archivo XML puro, no legible para personas sin un programa de visualización.
• ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0.1, excepto los perfiles MINIMUM y BASIC-WL): un archivo PDF con un archivo XML incrustado. Las personas ven el PDF, el software lee los datos XML.

En ambos formatos, la parte XML estructurada es jurídicamente determinante.

Los plazos de un vistazo

Quedan excluidas, entre otras, las facturas de importe reducido de hasta 250 € brutos y los billetes de transporte; pueden seguir enviándose en papel o PDF. Las facturas dirigidas a clientes particulares (B2C) no están sujetas a la obligación.

Lo que necesita para la recepción

Formalmente basta con un buzón de correo electrónico al que puedan enviarse facturas electrónicas. En la práctica, sin embargo, eso por sí solo no basta: una XRechnung no puede leerse sin un programa adecuado, y el archivo XML debe conservarse como original. Por eso, además, necesita:

• un programa de visualización (viewer) para XRechnungen; muchos programas de contabilidad lo incluyen integrado,
• una comprobación, de si la factura está completa y es formalmente correcta,
• un archivo de conservación conforme a GoBD del archivo XML durante ocho años (las facturas son justificantes contables),
• un flujo de aprobación, por el que la factura llega a la persona responsable y luego a contabilidad.

La conservación y la estructura se explican en la guía Archivo digital en la empresa.

Problemas típicos en el día a día

• Entrada mixta: Las facturas electrónicas, los PDF y el papel llegan en paralelo, a menudo a distintos buzones de correo.
• Solo se archiva el PDF: En ZUGFeRD, a menudo solo se guarda la vista PDF visible, no el XML incrustado.
• Facturas electrónicas incorrectas: faltan datos obligatorios o el archivo no cumple con la norma. En ese caso, debe solicitarse una factura corregida.
• Aprobaciones de palabra: no queda documentado quién ha aprobado qué factura.

Automatizar la recepción de facturas

Precisamente porque las facturas electrónicas están estructuradas, son ideales para la automatización. Un proceso típico es el siguiente:

1. Recopilar: Todas las facturas llegan a un buzón central; el flujo de trabajo recupera automáticamente los archivos adjuntos.
2. Reconocer y extraer: Las facturas electrónicas se leen directamente, los PDF y escaneos se extraen mediante IA.
3. Verificar: Datos obligatorios, errores de cálculo, duplicados y conciliación con el pedido o el albarán.
4. Asignar y aprobar: proponer centro de costes, enviar a la persona responsable para su aprobación, recordar en caso de retraso.
5. Transferir y archivar: las facturas aprobadas se envían a contabilidad o a la asesoría fiscal, el original se archiva de forma inalterable.

Los detalles describen las contribuciones Automatizar la entrada de facturas y Capturar facturas automáticamente por correo electrónico. Más procesos los encontrará en Automatización de flujos de trabajo: 10 ejemplos.

Preparación para la obligación de emisión

Quien tenga que emitir facturas electrónicas por su cuenta a partir de 2027 o 2028 debería comprobar ahora si su software de facturación puede generar XRechnung o ZUGFeRD, y completar los datos maestros de los clientes (en particular las direcciones y, en su caso, los identificadores de ruta de tramitación en el caso de organismos públicos).

La consultoría y la implantación acompañada son subvencionables: a través de INQA-Coaching el Estado asume el 80 % de los costes de consultoría, hasta 1.200 € por día durante un máximo de 12 días, es decir, hasta 11.520 € de subvención. En Mecklemburgo-Pomerania Occidental y en los demás nuevos estados federados, hasta el 31.12.2026 también se añade la Subvención de asesoramiento BAFA con un 80 % de subvención (en los antiguos estados federados, 50 %). Se subvenciona el asesoramiento, no el software. Qué programa encaja lo muestra el Chequeo de subvenciones.

Preguntas frecuentes

¿Debo poder recibir facturas electrónicas desde 2025?

Sí. Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas de otras empresas. Para ello, formalmente basta con una bandeja de entrada de correo electrónico.

¿Una factura en PDF es una factura electrónica?

No. Un archivo PDF puro es una «otra factura». Las facturas electrónicas tienen un formato estructurado conforme a la norma EN 16931, por ejemplo XRechnung o ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1.

¿A partir de cuándo tengo que emitir yo mismo facturas electrónicas?

Las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € a partir del 1 de enero de 2027, todas las demás a partir del 1 de enero de 2028. Hasta entonces, el papel y, con el consentimiento del destinatario, el PDF siguen estando permitidos.

¿Qué debo conservar en una factura electrónica?

El archivo XML estructurado como original, durante ocho años y sin posibilidad de modificación. Una vista impresa o guardada como PDF no es suficiente.

¿Existen excepciones a la obligación de factura electrónica?

Sí, entre otras, las facturas de importe reducido hasta 250 € brutos, los billetes de transporte y las facturas a particulares. En cada caso concreto lo aclara la asesoría fiscal.

Siguiente paso

Si desea convertir la recepción de facturas a facturas electrónicas y automatizar este proceso, la página Automatización de procesos, cómo procedemos. Para una conversación, puede contactarnos a través de la página de contacto.

Fuentes: DIHK: Factura electrónica en el tráfico comercial, IHK Schwerin: factura electrónica.