Ta emot och behandla e-fakturor: skyldigheter, tidsfrister och automatisering

Sedan den 1 januari 2025 måste alla inhemska företag kunna ta emot e-fakturor när ett annat företag skickar dem till dem. För detta räcker en e-postinkorg. Företag med en föregående årsomsättning på mer än 800.000 € måste utfärda e-fakturor från och med den 1 januari 2027, alla övriga från och med den 1 januari 2028. Eftersom en e-faktura är maskinläsbar kan dess mottagande i stor utsträckning automatiseras från inkorgen till bokföringen.

Denna artikel ger en översikt och ersätter inte skatterådgivning. Status: oktober 2026.

Vad är en e-faktura?

En E-faktura är en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatisk behandling och uppfyller den europeiska standarden EN 16931. En PDF-fil, ett inskannat papper eller ett foto är ingen e-faktura, utan en ”annan faktura”. De två format som är vanliga i Tyskland är:

• XRechnung: en ren XML-fil som inte kan läsas av människor utan ett visningsprogram.
• ZUGFeRD (från version 2.0.1, med undantag för profilerna MINIMUM och BASIC-WL): en PDF-fil med inbäddad XML-fil. Människor ser PDF:en, programvara läser XML-data.

Det strukturerade XML-delen är rättsligt avgörande i båda formaten.

Tidsfristerna i översikt

Undantagna är bland annat småbeloppsfakturor upp till 250 € brutto och färdbevis; de får fortsatt skickas som papper eller PDF. Fakturor till privatkunder (B2C) omfattas inte av skyldigheten.

Vad du behöver för mottagandet

Formellt räcker det med en e-postbrevlåda dit e-fakturor kan skickas. I praktiken räcker dock inte det långt: En XRechnung går inte att läsa utan ett lämpligt program, och XML-filen måste sparas som original. Därför behöver du dessutom:

• ett visningsprogram (viewer) för XRechnungen; många bokföringsprogram har detta inbyggt,
• en kontroll, om fakturan är fullständig och formellt korrekt,
• en GoBD-kompatibel arkivering av XML-filen i åtta år (fakturor är bokföringsunderlag),
• en godkännandeflöde, genom vilket fakturan når ansvarig person och därefter bokföringen.

Arkivering och struktur förklaras i vägledningen Digital arkivering i företaget.

Typiska problem i vardagen

• Blandad inmatning: E-fakturor, PDF:er och papper kommer parallellt, ofta till olika inkorgar.
• Endast PDF:en arkiveras: Vid ZUGFeRD sparas ofta bara den synliga PDF-vyn, inte den inbäddade XML-filen.
• Felaktiga e-fakturor: Obligatoriska uppgifter saknas eller så uppfyller filen inte standarden. Då måste en korrigerad faktura begäras.
• Godkännanden muntligt: Det är inte dokumenterat vem som har godkänt vilken faktura.

Automatisera fakturainflödet

Just eftersom e-fakturor är strukturerade lämpar de sig utmärkt för automatisering. Ett typiskt flöde ser ut så här:

1. Insamling: Alla fakturor går till en central inkorg; arbetsflödet hämtar bilagor automatiskt.
2. Identifiera och läsa ut: E-fakturor läses direkt, PDF:er och skanningar läses ut med AI.
3. Kontrollera: Obligatoriska uppgifter, räknefel, dubbletter och avstämning mot beställning eller följesedel.
4. Tilldela och godkänna: Föreslå kostnadsställe, skicka till ansvarig person för godkännande, påminn vid försening.
5. Överlämna och arkivera: Godkända fakturor går till bokföring eller skatterådgivning, originalet arkiveras oföränderligt.

Detaljerna beskriver bidragen Automatisera fakturainkomster och Registrera fakturor automatiskt via e-post. Ytterligare processer hittar du under Workflow-automatisering: 10 exempel.

Förberedelse inför utfärdandeskyldigheten

Den som från 2027 eller 2028 själv måste skapa e-fakturor bör redan nu kontrollera om den egna faktureringsprogramvaran kan skapa XRechnung eller ZUGFeRD, och komplettera kundernas stamdata (särskilt adresser och vid behov Leitweg-ID:n hos offentliga uppdragsgivare).

Den rådgivning och guidade införandet är stödberättigad: Genom INQA-Coaching täcker staten 80 % av rådgivningskostnaderna på upp till 1 200 € per dag i upp till 12 dagar, alltså upp till 11 520 € i bidrag. I Mecklenburg-Vorpommern och de andra nya förbundsländerna gäller fram till 31.12.2026 även BAFA-rådgivningsstöd med 80 % i fråga (i de gamla förbundsländerna 50 %). Det är rådgivningen som stöds, inte programvaran. Vilket program som passar visar stödkontrollen.

Vanliga frågor

Måste jag från 2025 kunna ta emot e-fakturor?

Ja. Sedan den 1 januari 2025 måste alla inhemska företag kunna ta emot e-fakturor från andra företag. Ett e-postkonto räcker formellt för detta.

Är en PDF-faktura en e-faktura?

Nej. En ren PDF-fil är en ”annan faktura”. E-fakturor har ett strukturerat format enligt EN 16931, till exempel XRechnung eller ZUGFeRD från version 2.0.1.

Från när måste jag själv utfärda e-fakturor?

Företag med en årsomsättning över 800.000 € föregående år från och med den 1 januari 2027, alla andra från och med den 1 januari 2028. Fram till dess är papper och, med mottagarens samtycke, PDF fortfarande tillåtet.

Vad måste jag spara för en e-faktura?

Den strukturerade XML-filen som original, i åtta år och oförändrad. En utskriven eller som PDF sparad vy räcker inte.

Finns det undantag från kravet på e-faktura?

Ja, bland annat småfakturor upp till 250 € brutto, färdbevis och fakturor till privatpersoner. I det enskilda fallet klargör skatterådgivningen detta.

Nästa steg

Om ni vill ställa om er fakturainläsning till e-fakturor och samtidigt automatisera den, visar sidan Processautomatisering, hur vi går tillväga. För ett samtal når du oss via kontaktsidan.

Källor: DIHK: E-Rechnung im Geschäftsverkehr, IHK Schwerin: E-faktura.