Ricevere e elaborare la fattura elettronica: obblighi, scadenze e automazione

Dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese nazionali devono poter ricevere fatture elettroniche se un’altra impresa gliele invia. Per questo è sufficiente una casella e-mail. Le imprese con un fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 € devono emettere fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2027, tutte le altre a partire dal 1° gennaio 2028. Poiché una fattura elettronica è leggibile automaticamente dalle macchine, il suo flusso in entrata, dalla casella di posta alla registrazione contabile, può essere ampiamente automatizzato.

Questo articolo offre una panoramica e non sostituisce una consulenza fiscale. Stato: ottobre 2026.

Che cos’è una fattura elettronica?

Una Fattura elettronica è una fattura in un formato elettronico strutturato che consente l’elaborazione automatica e corrisponde alla norma europea EN 16931. Un file PDF, una scansione cartacea o una foto non sono una fattura elettronica, bensì una «altra fattura». I due formati comunemente utilizzati in Germania sono:

• XRechnung: un file XML puro, non leggibile per le persone senza un programma di visualizzazione.
• ZUGFeRD (a partire dalla versione 2.0.1, ad eccezione dei profili MINIMUM e BASIC-WL): un file PDF con un file XML incorporato. Le persone vedono il PDF, il software legge i dati XML.

In entrambi i formati è giuridicamente determinante la parte XML strutturata.

Le scadenze in sintesi

Sono escluse, tra le altre, le fatture di importo ridotto fino a 250 € lordi e i titoli di trasporto; possono continuare a essere inviati in formato cartaceo o PDF. Le fatture destinate ai clienti privati (B2C) non sono soggette all’obbligo.

Ciò che serve per la ricezione

Formalmente è sufficiente una casella e-mail a cui possano essere inviate le e-fatture. Nella pratica, però, questo da solo non basta: una XRechnung non può essere letta senza un programma adatto, e il file XML deve essere conservato come originale. Per questo vi serve inoltre:

• un programma di visualizzazione (viewer) per le XRechnungen; molti programmi di contabilità lo integrano,
• un controllo, che la fattura sia completa e formalmente corretta,
• una conservazione conforme alla GoBD del file XML per otto anni (le fatture sono documenti contabili),
• un flusso di approvazione, attraverso il quale la fattura arriva alla persona competente e poi alla contabilità.

La conservazione e la struttura sono spiegate nella guida Archiviazione digitale in azienda.

Problemi tipici nella quotidianità

• Ingresso misto: fatture elettroniche, PDF e documenti cartacei arrivano in parallelo, spesso su caselle di posta diverse.
• Viene archiviato solo il PDF: con ZUGFeRD spesso viene salvata solo la vista PDF visibile, non l'XML incorporato.
• Fatture elettroniche errate: mancano le informazioni obbligatorie oppure il file non è conforme allo standard. In tal caso va richiesta una fattura corretta.
• Approvazioni a voce: non è documentato chi abbia approvato quale fattura.

Automatizzare la ricezione delle fatture

Proprio perché le fatture elettroniche sono strutturate, si prestano in modo ideale all’automazione. Un flusso tipico è il seguente:

1. Raccolta: Tutte le fatture confluiscono in una casella di posta centrale; il workflow recupera automaticamente gli allegati.
2. Riconoscere e leggere: Le fatture elettroniche vengono lette direttamente, i PDF e le scansioni vengono letti tramite IA.
3. Verificare: Dati obbligatori, errori di calcolo, duplicati e confronto con ordine o bolla di consegna.
4. Assegnare e approvare: suggerire il centro di costo, inviare alla persona responsabile per l’approvazione, ricordare in caso di ritardo.
5. Trasmettere e archiviare: le fatture approvate vengono inoltrate alla contabilità o al consulente fiscale, l’originale viene archiviato in modo immodificabile.

I dettagli descrivono i contributi Automatizzare l’ingresso delle fatture e Acquisire automaticamente le fatture via e-mail. Ulteriori processi sono disponibili sotto Automazione dei workflow: 10 esempi.

Preparazione all’obbligo di emissione

Chi dovrà emettere autonomamente fatture elettroniche a partire dal 2027 o dal 2028 dovrebbe verificare ora se il proprio software di fatturazione è in grado di generare XRechnung o ZUGFeRD e completare i dati anagrafici dei clienti (in particolare gli indirizzi e, se del caso, gli ID Leitweg per gli enti pubblici).

La consulenza e l’introduzione accompagnata sono finanziabili: tramite INQA-Coaching lo Stato copre l’80 % dei costi di consulenza fino a 1.200 € al giorno per un massimo di 12 giorni, quindi fino a 11.520 € di contributo. In Meclemburgo-Pomerania Anteriore e negli altri nuovi Länder, fino al 31.12.2026 si aggiunge anche la Incentivo BAFA per la consulenza con l’80 % (nei vecchi Länder federali il 50 %). È finanziata la consulenza, non il software. Quale programma è adatto lo mostra il Controllo degli incentivi.

Domande frequenti

Devo essere in grado di ricevere fatture elettroniche dal 2025?

Sì. Dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese nazionali devono poter ricevere fatture elettroniche da altre imprese. A tal fine è formalmente sufficiente una casella e-mail.

Una fattura PDF è una fattura elettronica?

No. Un semplice file PDF è una «fattura di altro tipo». Le fatture elettroniche hanno un formato strutturato conforme alla EN 16931, ad esempio XRechnung o ZUGFeRD dalla versione 2.0.1.

Da quando devo emettere io stesso fatture elettroniche?

Le imprese con un fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 € dal 1° gennaio 2027, tutte le altre dal 1° gennaio 2028. Fino ad allora sono ancora consentite le fatture cartacee e, con il consenso del destinatario, anche i PDF.

Cosa devo conservare in caso di una fattura elettronica?

Il file XML strutturato come originale, per otto anni e inalterabile. Una visualizzazione stampata o salvata come PDF non è sufficiente.

Esistono eccezioni all’obbligo di fatturazione elettronica?

Sì, tra le altre, le fatture di importo minimo fino a 250 € lordi, i titoli di trasporto e le fatture a privati. Nei singoli casi lo chiarisce il consulente fiscale.

Passo successivo

Se desiderate convertire la ricezione delle fatture in fatture elettroniche e automatizzare il processo, la pagina Automazione dei processi, come procediamo. Per un colloquio potete contattarci tramite la pagina dei contatti.

Fonti: DIHK: Fattura elettronica nelle transazioni commerciali, IHK Schwerin: fattura elettronica.