Recevoir et traiter la facture électronique : obligations, délais et automatisation

Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises nationales doivent pouvoir recevoir des factures électroniques lorsqu’une autre entreprise les leur envoie. Une simple boîte e-mail suffit à cet effet. Les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800.000 € doivent émettre des factures électroniques à partir du 1er janvier 2027, toutes les autres à partir du 1er janvier 2028. Comme une facture électronique est lisible par machine, sa réception peut être largement automatisée, de la boîte de réception jusqu’à l’enregistrement comptable.

Cet article donne un aperçu et ne remplace pas un conseil fiscal. État : octobre 2026.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une La facture électronique est une facture dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatique et qui est conforme à la norme européenne EN 16931. Un fichier PDF, un document papier scanné ou une photo ne sont pas des factures électroniques, mais des « autres factures ». Les deux formats courants en Allemagne sont :

• XRechnung: un fichier XML pur, illisible pour les personnes sans logiciel d’affichage.
• ZUGFeRD (à partir de la version 2.0.1, à l’exception des profils MINIMUM et BASIC-WL) : un fichier PDF avec un fichier XML intégré. Les personnes voient le PDF, le logiciel lit les données XML.

Le volet XML structuré est juridiquement déterminant dans les deux formats.

Aperçu des délais

Sont notamment բացառues les factures de faible montant jusqu’à 250 € brut brut et les titres de transport ; elles peuvent continuer à être envoyées sur papier ou en PDF. Les factures adressées aux clientes et clients particuliers (B2C) ne sont pas concernées par l’obligation.

Ce dont vous avez besoin pour la réception

Sur le plan formel, une boîte e-mail à laquelle les factures électroniques peuvent être envoyées suffit. En pratique, cela ne va toutefois pas très loin : une XRechnung ne peut pas être lue sans le logiciel adapté, et le fichier XML doit être conservé en tant qu’original. Vous avez donc également besoin de :

• un programme d’affichage (viewer) pour les XRechnungen ; de nombreux logiciels de comptabilité l’intègrent déjà,
• un contrôle, pour vérifier si la facture est complète et formellement correcte,
• une conservation conforme aux GoBDdu fichier XML pendant huit ans (les factures sont des pièces comptables),
• un circuit de validation, par lequel la facture parvient à la personne compétente puis à la comptabilité.

Le guide explique la conservation et la structure Classement numérique dans l’entreprise.

Problèmes typiques au quotidien

• Entrée mixte: les factures électroniques, les PDF et le papier arrivent en parallèle, souvent dans différentes boîtes mail.
• Seul le PDF est archivé: avec ZUGFeRD, on enregistre souvent uniquement la vue PDF visible, et non le XML intégré.
• Factures électroniques erronées: des mentions obligatoires manquent ou le fichier n’est pas conforme à la norme. Dans ce cas, il faut demander une facture corrigée.
• Validations à l’oral: il n’est pas documenté qui a validé quelle facture.

Automatiser la réception des factures

Justement parce que les factures électroniques sont structurées, elles se prêtent idéalement à l’automatisation. Un déroulement typique est le suivant :

1. Collecte : Toutes les factures arrivent dans une boîte de réception centrale ; le workflow récupère automatiquement les pièces jointes.
2. Reconnaître et extraire : Les factures électroniques sont lues directement, les PDF et les scans sont extraits par IA.
3. Vérifier : Mentions obligatoires, erreurs de calcul, doublons et rapprochement avec la commande ou le bon de livraison.
4. Attribuer et valider: proposer un centre de coûts, envoyer à la personne responsable pour validation, rappeler en cas de retard.
5. Transmettre et archiver: les factures validées sont transmises à la comptabilité ou au cabinet fiscal, l’original est archivé de manière inaltérable.

Les détails décrivent les contributions Automatiser la réception des factures et Saisir automatiquement les factures par e-mail. Vous trouverez d’autres processus sous Automatisation des workflows : 10 exemples.

Préparation à l’obligation d’émission

Quiconque devra rédiger lui-même des factures électroniques à partir de 2027 ou 2028 devrait vérifier dès maintenant si son logiciel de facturation peut générer des fichiers XRechnung ou ZUGFeRD, et compléter les données de base des clients (en particulier les adresses et, le cas échéant, les identifiants de routage pour les donneurs d’ordre publics).

Le conseil et l’introduction accompagnée sont éligibles à un financement : dans le cadre de INQA-Coaching, l’État prend en charge 80 % des coûts de conseil, jusqu’à 1.200 € par jour pendant 12 jours au maximum, soit jusqu’à 11.520 € de subvention. Dans le Mecklembourg-Poméranie-Occidentale et dans les autres nouveaux Länder, jusqu’au 31.12.2026, s’ajoute également la Aide à la consultation BAFA avec 80 % éligibles (50 % dans les anciens Länder). La consultation est subventionnée, pas le logiciel. Le contrôle des aides indique quel programme convient.

Questions fréquemment posées

Dois-je pouvoir recevoir des factures électroniques depuis 2025 ?

Oui. Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises nationales doivent pouvoir recevoir des factures électroniques d’autres entreprises. Une boîte e-mail suffit formellement à cet effet.

Une facture PDF est-elle une facture électronique ?

Non. Un simple fichier PDF est une « autre facture ». Les factures électroniques ont un format structuré conforme à la norme EN 16931, par exemple XRechnung ou ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1.

À partir de quand dois-je moi-même émettre des factures électroniques ?

Les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800.000 € à partir du 1er janvier 2027, toutes les autres à partir du 1er janvier 2028. D’ici là, le papier et, avec l’accord du destinataire, le PDF restent autorisés.

Que dois-je conserver pour une facture électronique ?

Le fichier XML structuré comme original, pendant huit ans et sans modification. Une version imprimée ou enregistrée en PDF ne suffit pas.

Existe-t-il des exceptions à l’obligation de facturation électronique ?

Oui, notamment les factures de faible montant jusqu’à 250 € brut, les titres de transport et les factures adressées à des particuliers. Au cas par cas, le conseil fiscal clarifie cela.

Étape suivante

Si vous souhaitez passer votre traitement des factures entrantes aux factures électroniques et l’automatiser, la page Automatisation des processus, comment nous procédons. Pour un échange, vous pouvez nous joindre via la page de contact.

Sources : DIHK : facture électronique dans les relations commerciales, IHK Schwerin : facture électronique.