AI-potentialanalys: Hitta rätt AI-användningsfall

En AI-potentialanalys granskar systematiskt i vilka processer i ert företag artificiell intelligens sparar mest tid eller förbättrar kvaliteten. Den består av samtal med berörda personer, en kartläggning av processerna och en bedömning utifrån nytta, insats, dataläge och risk. I slutet finns prioriterade användningsfall och en rekommendation för första steget.

Potentialanalys eller Readiness-check?

Båda låter likartade, men besvarar olika frågor. Den AI-Readiness-check mäter hur väl ert företag är rustat för AI totalt sett – data, system, kompetens, regler. Potentialanalysen går ett steg djupare och frågar: Vilka konkreta processer bör vi ta itu med först? Många företag börjar med den kostnadsfria Readiness-Check och fördjupar sig sedan i en potentialanalys.

Process i fyra faser

Samtal och workshop: Företagsledning och nyckelpersoner beskriver processer, flaskhalsar och mål.
Kartlägga processer: De viktigaste processerna registreras med frekvens, tidsåtgång, involverade system och dataformat.
Bedöma: Varje möjlig användningsfall klassificeras enligt fasta kriterier.
Rekommendera: En rapport sammanfattar de prioriterade användningsfallen, med insats, förutsättningar och det rekommenderade första steget.

Bedömningsmatrisen

Kriterium	Vägledande fråga
Frekvens	Hur ofta förekommer processen – dagligen, veckovis, månadsvis?
Tidsåtgång	Hur mycket arbetstid binder den i dag?
Datagrund	Finns informationen digitalt och i användbar kvalitet?
Risk	Vilka konsekvenser får ett fel, och hur känsliga är uppgifterna?
Genomförandeinsats	Hur många system måste kopplas samman, hur många undantag finns det?

Störst nytta ger processer som förekommer ofta, binder mycket tid, finns väl digitalt och har en hanterbar risk. Hur du själv kan klassificera processer utifrån dessa kriterier visar artikeln Vilka processer ska automatiseras?.

Typiska användningsfall i små och medelstora företag

Kundkontakt: Ta emot samtal och registrera ärenden med en AI-telefonassistent, besvara standardfrågor med en AI-chattbot.
Kontor och administration: Registrera och tilldela fakturor, e-post och dokument automatiskt – exempel i inlägget AI på kontoret.
Kunskap i företaget: Gör handböcker, avtal och protokoll sökbara med en AI-dokumentsökning .
Försäljning: Förbered offerter från mallar, sortera förfrågningar i förväg.
Koppla samman processer:Koppla system utan copy-and-paste – mer om detta under AI-automatisering.

Vad som finns till slut

En översikt över de kartlagda processerna med tidsåtgång och flaskhalsar
En bedömd och prioriterad lista över användningsfall
För de viktigaste fallen: förutsättningar, insats och risker
En rekommendation för det första pilotprojektet och nästa steg

Från praktiken

Hos Pumpenallianz Nord visade bedömningen för ledningen att en AI-chattbot för webbplatsen är det mest lämpliga första steget: Den besvarar frågor om underhåll, utbyte och modernisering av pumpanläggningar och leder intresserade snabbare till rätt partnerföretag. Vid DRK Mecklenburg-Vorpommern stod analysen av användningsfall för rekrytering av frivilliga i fokus.

Stöd

Själva rådgivningen är stödberättigad. BAFA-rådgivningsstödet täcker 80 % av rådgivningskostnaderna i de nya förbundsländerna samt regionerna Lüneburg och Trier (högst 2.800 €) och 50 % i övriga Tyskland (högst 1.750 €); det infördes i oktober 2026 förlängt till slutet av 2028. För en längre, ledsagad införandeprocess med ert team finns INQA-Coaching med 80 % av upp till 1 200 € per dag i upp till tolv dagar. Stödet gäller rådgivningen, inte programvara eller genomförande. Vilket program som passar visar Förder-Check.

Hur vi genomför en potentialanalys beskrivs på sidan AI-rådgivning.

Vanliga frågor

Vad är en AI-potentialanalys?

En strukturerad undersökning av i vilka processer i ett företag AI ger störst nytta. Den avslutas med prioriterade användningsfall och en rekommendation för det första steget.

Hur lång tid tar en AI-potentialanalys?

För ett litet eller medelstort företag oftast några möten under några veckor, beroende på antalet avdelningar och processer.

Vad är skillnaden mot AI-readiness-checken?

Readiness-checken mäter den allmänna mognadsgraden för AI. Potentialanalysen bedömer konkreta processer och visar vilka användningsfall ni bör ta itu med först.

Kan en AI-potentialanalys få stöd?

Ja, som företagsrådgivning via BAFA:s rådgivningsstöd eller som en del av ett INQA-coaching, i båda fallen med upp till 80 % bidrag.

Gäller per oktober 2026. Villkoren för stöd kan ändras; de vid var tid gällande riktlinjerna är avgörande.

AI-potentialanalys: Så hittar ni rätt AI-användningsfall