KI-Potenzialanalyse: Die richtigen KI-Anwendungsfälle finden

Eine KI-Potenzialanalyse prüft systematisch, in welchen Abläufen Ihres Unternehmens künstliche Intelligenz am meisten Zeit spart oder Qualität verbessert. Sie besteht aus Gesprächen mit den Beteiligten, einer Aufnahme der Abläufe und einer Bewertung nach Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiko. Am Ende liegen priorisierte Anwendungsfälle und eine Empfehlung für den ersten Schritt vor.

Potenzialanalyse oder Readiness-Check?

Beide klingen ähnlich, beantworten aber verschiedene Fragen. Der KI-Readiness-Check misst, wie gut Ihr Unternehmen insgesamt für KI aufgestellt ist – Daten, Systeme, Know-how, Regeln. Die Potenzialanalyse geht eine Ebene tiefer und fragt: Welche konkreten Abläufe sollten wir zuerst angehen? Viele Unternehmen beginnen mit dem kostenlosen Readiness-Check und vertiefen dann in einer Potenzialanalyse.

Ablauf in vier Phasen

Gespräche und Workshop: Geschäftsführung und Schlüsselpersonen schildern Abläufe, Engpässe und Ziele.
Abläufe aufnehmen: Die wichtigsten Prozesse werden mit Häufigkeit, Zeitaufwand, beteiligten Systemen und Datenformaten erfasst.
Bewerten: Jeder mögliche Anwendungsfall wird nach festen Kriterien eingeordnet.
Empfehlen: Ein Bericht fasst die priorisierten Anwendungsfälle zusammen, mit Aufwand, Voraussetzungen und dem empfohlenen ersten Schritt.

Die Bewertungsmatrix

Kriterium	Leitfrage
Häufigkeit	Wie oft kommt der Ablauf vor – täglich, wöchentlich, monatlich?
Zeitaufwand	Wie viel Arbeitszeit bindet er heute?
Datenlage	Liegen die Informationen digital und in brauchbarer Qualität vor?
Risiko	Welche Folgen hat ein Fehler, und wie sensibel sind die Daten?
Umsetzungsaufwand	Wie viele Systeme müssen angebunden werden, wie viele Ausnahmen gibt es?

Am meisten bringen Abläufe, die häufig vorkommen, viel Zeit binden, gut digital vorliegen und ein überschaubares Risiko haben. Wie Sie Abläufe nach diesen Kriterien selbst einordnen, zeigt der Beitrag Welche Prozesse automatisieren?.

Typische Anwendungsfälle in KMU

Kundenkontakt: Anrufe annehmen und Anliegen erfassen mit einem KI-Telefonassistenten, Standardfragen beantworten mit einem KI-Chatbot.
Büro und Verwaltung: Rechnungen, E-Mails und Dokumente automatisch erfassen und zuordnen – Beispiele im Beitrag KI im Büro.
Wissen im Unternehmen: Handbücher, Verträge und Protokolle mit einer KI-Dokumentensuche durchsuchbar machen.
Vertrieb: Angebote aus Vorlagen vorbereiten, Anfragen vorsortieren.
Abläufe verbinden: Systeme ohne Copy-and-Paste koppeln – mehr dazu unter KI-Automatisierung.

Was am Ende vorliegt

Eine Übersicht der aufgenommenen Abläufe mit Zeitaufwand und Engpässen
Eine bewertete und priorisierte Liste von Anwendungsfällen
Für die wichtigsten Fälle: Voraussetzungen, Aufwand und Risiken
Eine Empfehlung für den ersten Pilot und die nächsten Schritte

Aus der Praxis

Bei Pumpenallianz Nord zeigte die Einordnung für die Geschäftsführung, dass ein KI-Chatbot für die Website der sinnvollste erste Schritt ist: Er beantwortet Anfragen zu Wartung, Austausch und Modernisierung von Pumpenanlagen und leitet Interessenten schneller zum passenden Partnerbetrieb. Beim DRK Mecklenburg-Vorpommern stand die Analyse von Anwendungsfällen für die Gewinnung von Ehrenamtlichen im Mittelpunkt.

Förderung

Die Beratung selbst ist förderfähig. Die BAFA-Beratungsförderung übernimmt 80 % der Beratungskosten in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier (höchstens 2.800 €) und 50 % im übrigen Bundesgebiet (höchstens 1.750 €); sie wurde im Oktober 2026 bis Ende 2028 verlängert. Für eine längere, begleitete Einführung mit Ihrem Team gibt es das INQA-Coaching mit 80 % von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu zwölf Tage. Gefördert wird die Beratung, nicht Software oder Umsetzung. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Wie wir eine Potenzialanalyse durchführen, beschreibt die Seite KI-Beratung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine KI-Potenzialanalyse?

Eine strukturierte Untersuchung, in welchen Abläufen eines Unternehmens KI den größten Nutzen bringt. Sie endet mit priorisierten Anwendungsfällen und einer Empfehlung für den ersten Schritt.

Wie lange dauert eine KI-Potenzialanalyse?

Für ein kleines oder mittleres Unternehmen meist einige Termine über wenige Wochen, abhängig von der Zahl der Abteilungen und Abläufe.

Was ist der Unterschied zum KI-Readiness-Check?

Der Readiness-Check misst den allgemeinen Reifegrad für KI. Die Potenzialanalyse bewertet konkrete Abläufe und sagt, welche Anwendungsfälle Sie zuerst angehen sollten.

Wird eine KI-Potenzialanalyse gefördert?

Ja, als Unternehmensberatung über die BAFA-Beratungsförderung oder als Teil eines INQA-Coachings, jeweils mit bis zu 80 % Zuschuss.

Stand: Oktober 2026. Förderbedingungen können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils gültigen Richtlinien.

KI-Potenzialanalyse: So finden Sie die richtigen KI-Anwendungsfälle