KI im Büro: 15 Anwendungsfälle für den Alltag

Im Büroalltag spart KI vor allem bei Texten, Zusammenfassungen, E-Mails, Recherche, Tabellen und Protokollen Zeit – etwa beim Entwurf einer Kundenantwort, der Zusammenfassung eines langen Dokuments oder beim Erklären einer Excel-Formel. Wichtig ist, dabei keine sensiblen Daten in nicht freigegebene Werkzeuge einzugeben und Ergebnisse immer zu prüfen.

Viele Mitarbeitende wissen, dass KI helfen könnte, aber nicht, wobei genau. Die folgenden 15 Anwendungsfälle sind bewusst alltäglich gewählt. Bei jedem steht eine Beispiel-Anweisung, die sich direkt ausprobieren lässt.

Texte und E-Mails

#	Anwendungsfall	Beispiel-Anweisung
1	Antwort auf eine Kundenmail entwerfen	„Formuliere eine freundliche Antwort, die den neuen Termin Donnerstag nennt.“
2	Text kürzen	„Kürze diesen Text auf die Hälfte, ohne Fakten zu verlieren.“
3	Ton anpassen	„Formuliere das höflicher und weniger technisch.“
4	Stellenanzeige entwerfen	„Schreibe eine Anzeige für eine Bürokraft in Teilzeit, Ton direkt.“
5	Text übersetzen	„Übersetze diese Mail ins Englische, geschäftlicher Ton.“

Zusammenfassen und Strukturieren

#	Anwendungsfall	Beispiel-Anweisung
6	Langes Dokument zusammenfassen	„Fasse in fünf Stichpunkten zusammen, was für unseren Betrieb wichtig ist.“
7	Protokoll aus Notizen	„Mach aus diesen Notizen ein Protokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fristen.“
8	Lange Mailverläufe ordnen	„Was ist in diesem Verlauf entschieden, was ist noch offen?“
9	Checkliste erstellen	„Erstelle eine Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeitender.“

Tabellen und Zahlen

#	Anwendungsfall	Beispiel-Anweisung
10	Excel-Formel erklären	„Erkläre diese Formel Schritt für Schritt.“
11	Formel vorschlagen	„Wie berechne ich die Summe aller Rechnungen über 500 € pro Monat?“
12	Daten bereinigen	„Vereinheitliche diese Liste von Firmennamen und Schreibweisen.“

Recherche und Vorbereitung

#	Anwendungsfall	Beispiel-Anweisung
13	Gesprächsvorbereitung	„Welche Fragen sollte ich bei einem Lieferantengespräch zu Lieferzeiten stellen?“
14	Begriffe erklären	„Erkläre den Begriff Auftragsverarbeitung in zwei Sätzen.“
15	Ideen sammeln	„Gib mir zehn Ideen für ein Dankeschön an langjährige Kunden.“

Drei Regeln, die immer gelten

Keine sensiblen Daten in nicht freigegebene Werkzeuge: keine Kunden-, Patienten- oder Personaldaten, keine Verträge. Mehr dazu im Beitrag ChatGPT datenschutzkonform nutzen.
Ergebnisse prüfen, besonders Zahlen, Namen und Rechtsfragen – siehe KI-Antworten prüfen.
Verantwortung bleibt beim Menschen: Was das Haus verlässt, wurde von jemandem gelesen.

Bessere Ergebnisse mit besseren Anweisungen

Die Beispiel-Anweisungen oben sind bewusst kurz. Mit etwas mehr Kontext – wer schreibt, an wen, in welchem Ton – werden die Ergebnisse deutlich besser. Wie das geht, zeigt der Beitrag Prompts schreiben lernen.

Welches Werkzeug?

Für diese Aufgaben eignen sich ChatGPT, Microsoft Copilot (siehe Microsoft Copilot einführen) oder ein eigener KI-Chat wie Open WebUI, der in Deutschland betrieben wird. Wichtig ist weniger das Werkzeug als die Regel, welches Werkzeug für welche Daten freigegeben ist.

Im Team lernen

Am schnellsten lernen Teams, wenn jede Person ihre eigenen Aufgaben mitbringt und gemeinsam ausprobiert wird. So arbeiten wir in unserer KI-Schulung für Unternehmen – halbtägig, vor Ort oder online, mit Teilnahmebescheinigung.

Zur Förderung: Eine reine Schulung wird in der Regel nicht über INQA-Coaching bezuschusst, denn das Programm fördert Beratung. Wird die KI-Einführung insgesamt als INQA-Coaching begleitet, übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten. Welche Programme in Frage kommen, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Wofür kann man KI im Büro nutzen?

Vor allem für E-Mails und Texte, Zusammenfassungen, Protokolle, Checklisten, Übersetzungen, Excel-Formeln, Datenbereinigung, Gesprächsvorbereitung und Ideensammlung.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Nur in Werkzeugen, die Ihr Unternehmen dafür freigegeben hat, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. In private oder nicht freigegebene Konten gehören keine personenbezogenen Daten.

Wie viel Zeit spart KI im Büro?

Das hängt von den Aufgaben ab. Am meisten bei wiederkehrenden Texten, langen Dokumenten und Protokollen. Messen Sie es selbst: eine Woche lang notieren, wie lange Aufgaben mit und ohne KI dauern.

Brauchen Mitarbeitende eine Schulung, um KI im Büro zu nutzen?

Eine kurze Schulung hilft sehr: Sie zeigt, wie man gute Anweisungen schreibt, Ergebnisse prüft und Daten schützt. Zudem verlangt Art. 4 EU AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz.