Microsoft Copilot einführen: Leitfaden für KMU

Bevor ein Unternehmen Microsoft Copilot einführt, sollten Mitarbeitende drei Dinge wissen: den Unterschied zwischen dem kostenlosen Copilot Chat und dem lizenzpflichtigen Microsoft 365 Copilot, dass Copilot auf alle Dateien zugreifen kann, auf die die jeweilige Person Zugriff hat, und wie man Ergebnisse prüft. Vorher gehören Berechtigungen aufgeräumt, Regeln festgelegt und das Team geschult.

Viele KMU nutzen ohnehin Microsoft 365 – da liegt Copilot nahe. Die Einführung ist technisch schnell erledigt. Ob sie gelingt, entscheiden aber Vorbereitung und Schulung.

Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot – der Unterschied

	Copilot Chat	Microsoft 365 Copilot
Kosten	laut Microsoft ohne Zusatzkosten für berechtigte Microsoft-365-Konten	kostenpflichtige Zusatzlizenz pro Nutzer
Grundlage der Antworten	vor allem Webwissen und hochgeladene Dateien	zusätzlich Ihre Arbeitsdaten: Mails, Dateien, Teams-Chats, Kalender
Integration	eigenes Chatfenster	direkt in Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint
Geeignet für	Texte, Recherche, Zusammenfassungen	Arbeit mit eigenen Dokumenten und Besprechungen

Stand: Oktober 2026. Microsoft ändert Pakete und Preise regelmäßig – aktuelle Konditionen stehen auf den Seiten von Microsoft.

Die wichtigste Vorbereitung: Berechtigungen

Microsoft 365 Copilot greift auf alles zu, was die angemeldete Person in SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange sehen darf. Das klingt selbstverständlich, hat aber Folgen: Ist ein Ordner mit Gehaltsdaten versehentlich für alle freigegeben, kann Copilot Inhalte daraus in einer Zusammenfassung verwenden. Vor dem Start sollten Sie deshalb:

Freigaben in SharePoint und Teams prüfen, besonders „für alle im Unternehmen“
sensible Bereiche wie Personal, Geschäftsführung, Verträge gezielt beschränken
alte, nicht mehr gebrauchte Teams und Seiten aufräumen

Regeln für den Alltag

Ergebnisse prüfen: Copilot fasst gut zusammen, kann aber Fakten verwechseln – siehe KI-Antworten prüfen.
Kennzeichnen, wo Kunden KI-erzeugte Inhalte erhalten.
Besprechungen: Transkription und Zusammenfassung nur mit Wissen der Teilnehmenden.
Keine Entscheidungen über Menschen allein auf Basis von Copilot-Ergebnissen.
Ansprechperson für Fragen benennen.

Diese Regeln gehören in eine KI-Richtlinie. In Betrieben mit Betriebsrat ist dieser frühzeitig zu unterrichten.

Was Mitarbeitende lernen sollten

Thema	Beispiel
Gute Anweisungen schreiben	„Fasse die Mails von Kunde X der letzten Woche zusammen, mit offenen Punkten.“
Copilot in Word und Outlook	Entwurf aus Stichpunkten, Antwort auf eine lange Mail
Copilot in Excel	Daten erklären lassen, Formeln vorschlagen lassen
Copilot in Teams	Besprechung zusammenfassen, Aufgaben ableiten
Grenzen kennen	veraltete Dateien, falsche Zuordnung, erfundene Details

Wie man Anweisungen formuliert, zeigt der Beitrag Prompts schreiben lernen.

Datenschutz

Microsoft beschreibt für die Unternehmensangebote einen Schutz der Geschäftsdaten. Prüfen Sie trotzdem den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Datenspeicherorte und welche Funktionen Daten außerhalb der EU verarbeiten. Wer sensible Daten lieber gar nicht in eine US-Cloud gibt, kann einen eigenen KI-Chat betreiben, etwa mit Open WebUI.

Einführung in vier Schritten

Berechtigungen aufräumen.
Pilotgruppe mit fünf bis zehn Personen und klaren Aufgaben.
Schulung für alle, die Copilot nutzen sollen.
Nach vier Wochen auswerten und entscheiden, wer eine Lizenz bekommt.

In unserer KI-Schulung für Unternehmen üben Teams mit den Werkzeugen, die sie tatsächlich nutzen – auch mit Microsoft Copilot. Mit Teilnahmebescheinigung als Nachweis der Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act.

Zur Förderung: Eine reine Schulung wird in der Regel nicht über INQA-Coaching bezuschusst, denn das Programm fördert Beratung. Wird die KI-Einführung insgesamt als INQA-Coaching begleitet, übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten. Welche Programme in Frage kommen, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat ist laut Microsoft für berechtigte Microsoft-365-Konten ohne Zusatzkosten nutzbar und arbeitet vor allem mit Webwissen und hochgeladenen Dateien. Microsoft 365 Copilot ist eine kostenpflichtige Zusatzlizenz und greift zusätzlich auf Ihre Mails, Dateien, Chats und Termine zu.

Worauf muss man vor der Einführung von Copilot achten?

Vor allem auf Berechtigungen: Copilot kann alles nutzen, was eine Person sehen darf. Zu weit gefasste Freigaben sollten vorher aufgeräumt werden. Dazu kommen Regeln und eine Schulung.

Brauchen Mitarbeitende eine Schulung für Copilot?

Ja. Wer weiß, wie man Anweisungen formuliert und Ergebnisse prüft, holt deutlich mehr heraus. Zudem verlangt Art. 4 EU AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz.

Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?

Microsoft bietet für Unternehmen Verträge zur Auftragsverarbeitung und einen Schutz der Geschäftsdaten an. Ob der Einsatz zu Ihren Daten passt, sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.

Quelle: Microsoft, Seite zu Microsoft 365 Copilot Chat (Stand: Oktober 2026).