Déployer Microsoft Copilot : guide pour les PME

Avant qu’une entreprise n’introduise Microsoft Copilot, les employés doivent connaître trois choses : la différence entre le Copilot Chat gratuit et le Microsoft 365 Copilot sous licence, que Copilot peut accéder à tous les fichiers auxquels la personne concernée a accès, et comment vérifier les résultats. Avant cela, les autorisations doivent être corrigées, les règles établies et l’équipe formée.

De nombreuses PME utilisent de toute façon Microsoft 365 – donc Copilot est un choix évident. L’introduction se fait techniquement rapidement. Cependant, sa réussite dépend de la préparation et de la formation.

Copilot Chat et Microsoft 365 Copilot – la différence

	Chat du copilote	Microsoft 365 Copilot
Coûts	selon Microsoft, sans frais supplémentaires pour les comptes Microsoft 365 éligibles	Licence supplémentaire par utilisateur basée sur des frais
Base des réponses	Surtout les connaissances web et les fichiers téléchargés	De plus, vos données professionnelles : emails, fichiers, discussions Teams, calendriers
Intégration	Fenêtre de chat propre	directement dans Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint
Adapté à	Textes, recherches, résumés	Travaillez avec vos propres documents et réunions

Depuis octobre 2026, Microsoft change régulièrement les forfaits et les prix – les conditions actuelles sont disponibles sur le site web de Microsoft.

La préparation la plus importante : les autorisations

Microsoft 365 Copilot accède à tout ce que la personne connectée peut voir dans SharePoint, OneDrive, Teams et Exchange. Cela peut sembler évident, mais cela a des conséquences : si un dossier contenant des données de salaire est accidentellement partagé avec tout le monde, Copilot peut utiliser le contenu de celui-ci dans un résumé. Avant de commencer, vous devriez :

Examinez les partages dans SharePoint et Teams, surtout « pour tout le monde dans l’entreprise »
Restreindre de manière ciblée les domaines sensibles tels que le personnel, la direction et les contrats
Ranger les vieilles équipes et pages qui n’avaient plus besoin

Règles pour la vie quotidienne

Consultez les résultats: Copilot résume bien, mais peut confondre les faits – voir Réponses Check AI.
Identifiez où les clients reçoivent du contenu généré par l’IA.
Réunions: Transcription et résumé uniquement avec la connaissance des participants.
Aucune décision concernant les personnes basée uniquement sur les résultats de Copilot.
Identifiez une personne de contact pour toute question.

Ces règles appartiennent à une directive sur l’IA. Dans les entreprises disposant d’un conseil d’entreprise, ce dernier doit être informé dès un stade précoce.

Ce que les employés devraient apprendre

Sujet	Exemple
Rédiger de bonnes instructions	« Résumez les emails du client X de la semaine dernière, avec des points ouverts. »
Copilote dans Word et Outlook	Faites un brouillon à partir de puces, répondez à un long e-mail
Copilot dans Excel	Faites expliquer les données, formules suggérées
Copilote en équipe	Résumer la réunion, dériver des tâches
Connaissez vos limites	fichiers obsolètes, attribution incorrecte, détails inventés

Comment formuler des instructions est montré dans l’article Apprendre à écrire des consignes.

Protection des données

Microsoft décrit la protection des données professionnelles pour les offres de l’entreprise. Néanmoins, vérifiez l’accord de traitement des données, les emplacements de stockage des données et les fonctions qui traitent les données en dehors de l’UE. Si vous préférez ne pas du tout transmettre de données sensibles à un cloud américain, vous pouvez gérer votre propre chat IA, par exemple avec Open WebUI.

Introduction en quatre étapes

Autorisations de nettoyage.
Groupe pilote de cinq à dix personnes et tâches claires.
Formation pour tous ceux qui devraient utiliser Copilot.
Après quatre semaines, évaluez et décidez qui obtient une licence.

Dans notre formation en IA pour les entreprises, les équipes s’entraînent avec les outils qu’elles utilisent réellement – y compris Microsoft Copilot. Avec une attestation de présence comme preuve des mesures de compétence en IA selon l’art. 4 de la loi européenne sur l’IA.

Concernant le financement : la formation pure n’est généralement pas subventionnée par le coaching INQA, car le programme favorise le conseil. Si l’introduction de l’IA est accompagnée d’un coaching INQA dans son ensemble, le gouvernement fédéral prendra en charge 80 % des coûts de consultation. Le contrôle de financement indique quels programmes sont éligibles.

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre Copilot Chat et Microsoft 365 Copilot ?

Selon Microsoft, Copilot Chat peut être utilisé pour les comptes Microsoft 365 éligibles sans frais supplémentaires et fonctionne principalement avec les connaissances web et les fichiers téléchargés. Microsoft 365 Copilot est une licence supplémentaire payante qui accède également à vos e-mails, fichiers, discussions et rendez-vous.

À quoi faut-il prêter attention avant d’introduire Copilot ?

Par-dessus tout, concernant les autorisations : Copilot peut utiliser tout ce qu’une personne est autorisée à voir. Les autorisations trop larges doivent être vérifiées à l’avance. De plus, il existe des règles et des formations.

Les employés ont-ils besoin d’une formation pour Copilot ?

Oui. Si vous savez formuler des instructions et vérifier les résultats, vous en tirez beaucoup plus. De plus, l’article 4 de la loi européenne sur l’IA exige des mesures sur la compétence en IA.

Microsoft Copilot est-il conforme au RGPD ?

Microsoft propose des contrats pour le traitement des ordres et la protection des données commerciales pour les entreprises. Vous devriez vérifier si l’utilisation correspond à vos données auprès de votre responsable de la protection des données.

Source : Microsoft, page de discussion Microsoft 365 Copilot (en octobre 2026).