Introdurre Microsoft Copilot: guida per le PMI

Prima che un'azienda introduca Microsoft Copilot, i dipendenti dovrebbero sapere tre cose: la differenza tra la Copilot Chat gratuita e il basato su Copilot Microsoft 365licenza, che Copilot può accedere a tutti i file a cui la persona rispettiva ha accesso, e come verificare i risultati. Prima di ciò, i permessi devono essere puliti, impostate le regole e il team addestrato.

Molte PMI usano comunque Microsoft 365 – quindi Copilot è una scelta ovvia. L'introduzione avviene tecnicamente rapidamente. Se avrà successo, però, si decide dalla preparazione e dalla formazione.

Copilot Chat e Microsoft 365 Copilot – la differenza

	Chat con il copilota	Microsoft 365 Copilot
Costi	secondo Microsoft, senza costi aggiuntivi per gli account Microsoft 365 idonei	Licenza aggiuntiva per utente basata a costi
Base delle risposte	In particolare la conoscenza del web e i file caricati	Inoltre, i tuoi dati di lavoro: email, file, chat Teams, calendari
Integrazione	finestra di chat propria	direttamente in Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint
Adatto per	Testi, ricerche, riassunti	Lavora con i tuoi documenti e riunioni

Da ottobre 2026, Microsoft cambia regolarmente pacchetti e prezzi – le condizioni attuali sono disponibili sul sito web di Microsoft.

La preparazione più importante: i permessi

Microsoft 365 Copilot accede a tutto ciò che la persona loggata può vedere in SharePoint, OneDrive, Teams ed Exchange. Sembra ovvio, ma ha delle conseguenze: se una cartella con dati salariali viene accidentalmente condivisa con tutti, Copilot può utilizzare i contenuti di essa in un riassunto. Prima di iniziare, dovresti:

Rivedi le quote in SharePoint e Teams, soprattutto "per tutti in azienda"
Limitare aree sensibili come personale, management e contratti in modo mirato
Pulire vecchi team e pagine non più necessari

Regole per la vita quotidiana

Controlla i risultati: Copilot riassume bene, ma può confondere i fatti – vedi Verifichi risposte AI.
Individua dove i clienti acquisiscono contenuti generati dall'IA.
Riunioni: trascrizione e riassunto solo con la conoscenza dei partecipanti.
Nessuna decisione sulle persone basata esclusivamente sui risultati di Copilot.
Individua una persona di contatto per domande.

Queste regole appartengono a una direttiva sull'IA. Nelle aziende con un consiglio di lavoro, il consiglio di lavoro deve essere informato nelle prime fasi iniziali.

Cosa dovrebbero imparare i dipendenti

Argomento	Esempio
Scrivere buone istruzioni	"Riassumi le email del cliente X della scorsa settimana, con punti aperti."
Copilot in Word e Outlook	Abbozza da punti elenco, rispondi a una mail lunga
Copilot in Excel	Fatti spiegare i dati, suggerire formule
Copilota in squadre	Riassumere la riunione, derivare i compiti
Conosci i tuoi limiti	File obsoleti, attribuzione errata, dettagli inventati

Come formulare le istruzioni è mostrato nell'articolo Imparare a scrivere prompt.

Protezione dei dati

Microsoft descrive la protezione dei dati aziendali per le offerte dell'azienda. Tuttavia, controlla l'accordo di elaborazione dei dati, le località di archiviazione e quali funzioni elaborano i dati al di fuori dell'UE. Se preferisci non fornire affatto dati sensibili a un cloud statunitense, puoi gestire la tua chat AI, ad esempio con Open WebUI.

Introduzione in quattro fasi

Permessi di pulizia.
Gruppo pilota con cinque o dieci persone e compiti chiari.
Formazione per tutti coloro che dovrebbero usare Copilot.
Dopo quattro settimane, valuta e decidi chi ottiene la licenza.

Nel nostro addestramento AI per aziende, i team si esercitano con gli strumenti che effettivamente utilizzano – incluso Microsoft Copilot. Con attestato di partecipazione come prova delle misure di competenza in IA secondo l'art. 4 della legge UE sull'IA.

Per quanto riguarda i finanziamenti: la formazione pura di solito non è sovvenzionata dal coaching INQA, perché il programma promuove la consulenza. Se l'introduzione dell'IA è accompagnata come coaching INQA nel suo complesso, il governo federale coprirà l'80% dei costi di consulenza. Il controllo dei finanziamenti mostra quali programmi sono idonei.

Domande Frequenti

Qual è la differenza tra Copilot Chat e Microsoft 365 Copilot?

Secondo Microsoft, Copilot Chat può essere utilizzato per account Microsoft 365 idonei senza costi aggiuntivi e funziona principalmente con le informazioni web e i file caricati. Microsoft 365 Copilot è una licenza aggiuntiva a pagamento che consente anche l'accesso alle tue email, file, chat e appuntamenti.

A cosa devi prestare attenzione prima di introdurre Copilot?

Soprattutto, sulle autorizzazioni: Copilot può usare tutto ciò che una persona può vedere. Le approvazioni troppo ampie dovrebbero essere sistemate in anticipo. Inoltre, ci sono regole e formazione.

I dipendenti hanno bisogno di formazione per il Copilot?

Sì. Se sai come formulare istruzioni e controllare i risultati, ne ottieni molto di più. Inoltre, l'art. 4 della legge UE sull'IA richiede misure sulla competenza dell'IA.

Microsoft Copilot è conforme al GDPR?

Microsoft offre contratti per l'elaborazione degli ordini e la protezione dei dati aziendali per le aziende. Dovresti verificare se l'uso si adatta ai tuoi dati con il tuo responsabile della protezione dei dati.

Fonte: Microsoft, pagina Microsoft 365 Copilot Chat (a ottobre 2026).