Prompts schreiben lernen: Leitfaden fürs Team

Gute Prompts – also Anweisungen an ein KI-Werkzeug – haben fünf Bestandteile: eine klare Aufgabe, den nötigen Kontext, Material oder ein Beispiel, das gewünschte Format und Grenzen wie Länge oder Tonfall. Wer so formuliert, bekommt von ChatGPT, Microsoft Copilot oder einem eigenen KI-Chat deutlich brauchbarere Ergebnisse und muss weniger nacharbeiten.

Die häufigste Enttäuschung mit KI im Büro lautet: „Da kommt nur Allgemeines raus.“ Meist liegt das nicht am Werkzeug, sondern an der Anweisung. Prompts schreiben lernen ist deshalb die Fähigkeit mit dem größten Nutzen für Mitarbeitende – und sie ist schnell gelernt.

Was ist ein Prompt?

Ein Prompt ist die Eingabe, mit der Sie einem Sprachmodell sagen, was es tun soll. Ein Sprachmodell rät auf Basis dieser Eingabe, welcher Text am besten passt. Je genauer die Eingabe, desto weniger muss es raten. Was ein Sprachmodell ist, erklärt das Glossar unter Large Language Model.

Die fünf Bausteine eines guten Prompts

Baustein	Frage dahinter	Beispiel
Aufgabe	Was genau soll entstehen?	„Formuliere eine Antwort auf diese Kundenanfrage.“
Kontext	Wer schreibt, an wen, warum?	„Wir sind ein Heizungsbaubetrieb, der Kunde ist verärgert über eine Verzögerung.“
Material	Worauf soll sich die KI stützen?	die Anfrage selbst, Stichpunkte zur Lösung
Format	Wie soll das Ergebnis aussehen?	„E-Mail, höchstens 120 Wörter, mit Betreffzeile.“
Grenzen	Was ist tabu, welcher Ton?	„Freundlich, Sie-Form, keine Zusagen zu Preisen.“

Vorher und nachher: drei Beispiele aus dem Büro

Kundenantwort

Vorher: „Schreib eine Antwort an den Kunden.“

Nachher: „Du bist Mitarbeiterin im Kundenservice eines Heizungsbaubetriebs. Formuliere eine Antwort auf die folgende Beschwerde. Entschuldige dich für die Verzögerung, nenne als neuen Termin Donnerstag und biete einen Rückruf an. Freundlich, Sie-Form, höchstens 120 Wörter. Keine Aussagen zu Kosten.“

Zusammenfassung

Vorher: „Fass das zusammen.“

Nachher: „Fasse das folgende Protokoll für die Geschäftsführung zusammen: fünf Stichpunkte, dann eine Liste der offenen Aufgaben mit verantwortlicher Person und Frist. Nichts hinzufügen, was nicht im Protokoll steht.“

Stellenanzeige

Vorher: „Schreib eine Stellenanzeige für einen Elektriker.“

Nachher: „Schreibe eine Stellenanzeige für eine Elektrikerin oder einen Elektriker in Vollzeit in Schwerin. Hebe hervor: feste Kundschaft, Firmenwagen, 30 Tage Urlaub. Zielgruppe: Fachkräfte, die ihren Arbeitgeber wechseln wollen. Ton: direkt, ohne Floskeln. Gliederung: Einstieg, Aufgaben, Anforderungen, Angebot, Kontakt.“

Typische Fehler

Zu vage: „Mach das besser“ – besser in welcher Hinsicht?
Alles in einem Schritt: Komplexe Aufgaben lieber in Teilschritte zerlegen.
Kein Material: Die KI kennt Ihren Betrieb nicht und füllt Lücken mit Erfundenem.
Sensible Daten im Prompt: Kundennamen und interne Zahlen nur in freigegebenen Werkzeugen – siehe ChatGPT datenschutzkonform nutzen.
Ergebnis ungeprüft übernehmen: Auch ein guter Prompt garantiert keine korrekten Fakten.

Nachfragen statt neu anfangen

Ein Prompt ist selten beim ersten Mal perfekt. Statt neu zu beginnen, lohnt das Nachsteuern im selben Gespräch: „kürzer“, „förmlicher“, „als Tabelle“, „ohne den zweiten Absatz“. Hilfreich ist auch, die KI zuerst Rückfragen stellen zu lassen: „Stelle mir drei Fragen, bevor du den Text schreibst.“

Vorlagen für das Team

Wiederkehrende Aufgaben verdienen eine feste Vorlage, die alle nutzen – etwa für Kundenantworten, Protokolle oder Angebotstexte. In Werkzeugen wie Open WebUI lassen sich solche Vorlagen zentral hinterlegen, sodass niemand bei null anfängt.

Prompts schreiben im Team lernen

Am schnellsten lernen Teams Prompting an ihren eigenen Aufgaben: Jede Person bringt eine echte Aufgabe mit, gemeinsam wird der Prompt verbessert, und am Ende stehen Vorlagen für den Alltag. So läuft das Modul „Werkzeuge im Arbeitsalltag“ in unserer KI-Schulung für Unternehmen – vor Ort oder online, mit Teilnahmebescheinigung.

Zur Förderung: Eine reine Schulung wird in der Regel nicht über INQA-Coaching bezuschusst, denn das Programm fördert Beratung. Wird die KI-Einführung insgesamt als INQA-Coaching begleitet, übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage. Welche Programme für Sie in Frage kommen, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Prompt?

Ein Prompt ist die Eingabe, mit der man einem KI-Werkzeug wie ChatGPT sagt, was es tun soll. Je genauer Aufgabe, Kontext, Material, Format und Grenzen beschrieben sind, desto besser das Ergebnis.

Wie lernt man, gute Prompts zu schreiben?

Am besten an echten Aufgaben aus dem eigenen Alltag: Prompt formulieren, Ergebnis prüfen, gezielt nachsteuern. Feste Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben helfen dem ganzen Team.

Funktionieren dieselben Prompts in ChatGPT und Copilot?

Die Grundregeln gelten für alle Sprachmodelle. Unterschiede gibt es bei Funktionen wie Dateizugriff oder Websuche; die Bausteine Aufgabe, Kontext, Material, Format und Grenzen bleiben gleich.

Wie lang sollte ein Prompt sein?

So lang wie nötig. Für einfache Aufgaben reicht ein Satz, für Texte mit Anforderungen an Ton und Format sind mehrere Sätze sinnvoll. Wichtiger als die Länge ist, dass nichts Entscheidendes fehlt.