IA en la oficina: 15 casos de uso para la vida cotidiana

En la vida diaria de la oficina, la IA ahorra tiempo, especialmente cuando se trata de mensajes de texto, resúmenes, correos electrónicos, investigación, hojas de cálculo y actas, por ejemplo, al redactar una respuesta de un cliente, resumir un documento largo o explicar una fórmula de Excel. Es importante no introducir datos sensibles en herramientas que no hayan sido aprobadas y comprobar siempre los resultados.

Muchos empleados saben que la IA podría ayudar, pero no es exactamente así. Los siguientes 15 casos de uso están elegidos deliberadamente para el uso diario. Cada uno tiene una instrucción de ejemplo que se puede probar directamente.

Mensajes de texto y correos electrónicos

#	Caso de uso	Ejemplo de enunciado
1	Diseñar una respuesta a un correo electrónico de un cliente	"Formula una respuesta amistosa que llame a la nueva fecha el jueves."
2	Texto abreviado	"Corta este texto por la mitad sin perder los hechos."
3	Ajustar el sonido	"Expresa eso de forma más educada y menos técnica."
4	Diseña un anuncio de empleo	"Escribe un anuncio para un oficinista a tiempo parcial, suena directo."
5	Traducir texto	"Traduce este correo al inglés, tono de negocios."

Resumen y estructuración

#	Caso de uso	Ejemplo de enunciado
6	Resumir el documento largo	"Resume en cinco puntos lo que es importante para nuestro negocio."
7	Protocolo a partir de las notas	"Convierte estas notas en un protocolo con tareas, personas responsables, plazos."
8	Organiza los largos historiales de correos electrónicos	"¿Qué se ha decidido en este proceso, qué sigue abierto?"
9	Crea una lista de comprobación	"Crea una lista de comprobación para la incorporación de nuevos empleados."

Tablas y cifras

#	Caso de uso	Ejemplo de enunciado
10	Explica la fórmula de Excel	"Explica esta fórmula paso a paso."
11	Sugiere una fórmula	"¿Cómo calculo la suma de todas las facturas superiores a 500 € al mes?"
12	Limpieza de datos	"Unifica esta lista de nombres y ortografías de las empresas."

Investigación y preparación

#	Caso de uso	Ejemplo de enunciado
13	Preparación para la entrevista	"¿Qué preguntas debería hacer sobre los tiempos de entrega durante una reunión con proveedores?"
14	Explica los términos	"Explica el término procesamiento de pedidos en dos frases."
15	Lluvia de ideas	"Dame diez ideas para agradecer a clientes de toda la vida."

Tres reglas que siempre se aplican

No se permiten datos sensibles en herramientas no publicadas: no datos de clientes, pacientes o personal, ni contratos. Más información sobre esto en el artículo Utilizar ChatGPT en cumplimiento de las normativas de protección de datos.
Consulta los resultados, especialmente números, nombres y preguntas legales – consulta las respuestas de Comprobar IA.
La responsabilidad sigue siendo de la gente: lo que sale de casa ha sido leído por alguien.

Mejores resultados con mejores instrucciones

Las instrucciones de ejemplo anteriores son deliberadamente cortas. Con un poco más de contexto —quién escribe, a quién, en qué tono— los resultados serán mucho mejores. El artículo Learning to write prompts muestra cómo hacerlo.

¿Qué herramienta?

ChatGPT, Microsoft Copilot (véase Introducción a Microsoft Copilot) o tu propio chat de IA como Open WebUI, que opera en Alemania, son adecuados para estas tareas. Lo importante no es tanto la herramienta como la regla de qué herramienta se publica para qué datos.

Aprendiendo en equipo

Los equipos aprenden más rápido cuando cada persona aporta sus propias tareas y se prueba juntos. Así es como trabajamos en nuestra formación en IA para empresas: medio día, presencial o online, con un certificado de participación.

En cuanto a la financiación: La formación pura normalmente no está subvencionada por el coaching de INQA, ya que el programa promueve la consultoría. Si la introducción de la IA se acompaña como coaching de INQA en su conjunto, el gobierno federal cubrirá el 80% de los costes de consultoría. La comprobación de financiación muestra qué programas son elegibles.

Preguntas frecuentes

¿Para qué se puede usar la IA en la oficina?

Especialmente para correos electrónicos y textos, resúmenes, actas, listas de comprobación, traducciones, fórmulas de Excel, limpieza de datos, preparación de conversaciones y recogida de ideas.

¿Puedo introducir datos de clientes en ChatGPT?

Solo en herramientas que tu empresa haya aprobado para este fin, con un acuerdo de tratamiento de datos. Las cuentas personales o no compartidas no contienen datos personales.

¿Cuánto tiempo ahorra la IA en la oficina?

Eso depende de las tareas. Especialmente con textos recurrentes, documentos largos y minutos. Midelo tú mismo: anota durante una semana cuánto duran las tareas con y sin IA.

¿Necesitan los empleados formación para usar la IA en la oficina?

Un breve curso de formación ayuda mucho: muestra cómo redactar buenas instrucciones, comprobar resultados y proteger los datos. Además, el Art. 4 de la Ley de IA de la UE exige medidas sobre la competencia en IA.