IA au bureau : 15 cas d’usage pour la vie quotidienne

Dans la vie quotidienne de bureau, l’IA gagne du temps, notamment en ce qui concerne les textos, résumés, e-mails, recherches, tableurs et procès-verbaux – par exemple, lors de la rédaction d’une réponse client, de la rédaction d’un long document ou de l’explication d’une formule Excel. Il est important de ne pas saisir de données sensibles dans des outils non approuvés et de toujours vérifier les résultats.

Beaucoup d’employés savent que l’IA pourrait aider, mais ce n’est pas le cas, tout à fait. Les 15 cas d’usage suivants sont délibérément choisis pour un usage quotidien. Chacun contient une instruction d’exemple qui peut être testée directement.

Textos et e-mails

#	Cas d’utilisation	Exemple d’énoncé
1	Concevoir une réponse à un email client	« Formulez une réponse amicale qui annonce la nouvelle date jeudi. »
2	Texte raccourci	« Raccourcis ce texte en deux sans perdre les faits. »
3	Ajustez le son	« Formule ça de façon plus polie et moins technique. »
4	Concevoir une offre d’emploi	« Écrire une annonce pour un employé de bureau à temps partiel, sonner direct. »
5	Traduire le texte	« Traduis ce courrier en anglais, sur ton professionnel. »

Résumé et structuration

#	Cas d’utilisation	Exemple d’énoncé
6	Résumé du document long	« Résumez en cinq points ce qui est important pour notre entreprise. »
7	Protocole à partir des notes	« Transforme ces notes en un protocole avec des tâches, des personnes responsables, des échéances. »
8	Organiser les longs historiques d’emails	« Qu’est-ce qui a été décidé dans ce processus, qu’est-ce qui reste ouvert ? »
9	Créez une liste de contrôle	« Créer une liste de contrôle pour l’intégration de nouveaux employés. »

Tableaux et chiffres

#	Cas d’utilisation	Exemple d’énoncé
10	Expliquez la formule Excel	« Explique cette formule étape par étape. »
11	Suggérez une formule	« Comment calculer le montant de toutes les factures dépassant 500 € par mois ? »
12	Nettoyage des données	« Unifier cette liste de noms et d’orthographes d’entreprises. »

Recherche et préparation

#	Cas d’utilisation	Exemple d’énoncé
13	Préparation de l’entretien	« Quelles questions devrais-je poser sur les délais de livraison lors d’une réunion avec un fournisseur ? »
14	Expliquez les termes	« Expliquez le terme traitement des ordres en deux phrases. »
15	Brainstorming	« Donne-moi dix idées pour remercier les clients de longue date. »

Trois règles qui s’appliquent toujours

Aucune donnée sensible dans les outils non publiés : aucune donnée client, patient ou personnel, aucun contrat. Plus d’informations sur ce sujet dans l’article Utiliser ChatGPT en conformité avec les réglementations de protection des données.
Consultez les résultats, en particulier les numéros, les noms et les questions juridiques – voir Vérifier les réponses IA.
La responsabilité reste aux gens: ce qui sort de la maison a été lu par quelqu’un.

De meilleurs résultats avec de meilleures instructions

Les instructions d’exemple ci-dessus sont volontairement courtes. Avec un peu plus de contexte – qui écrit, à qui, sur quel ton – les résultats seront bien meilleurs. L’article Apprendre à écrire des prompts montre comment procéder.

Quel outil ?

ChatGPT, Microsoft Copilot (voir Introduction de Microsoft Copilot) ou votre propre chat IA tel qu’Open WebUI, exploité en Allemagne, conviennent à ces tâches. Ce qui importe, ce n’est pas tant l’outil que la règle de l’outil publié pour quelles données.

Apprendre en équipe

Les équipes apprennent le plus vite lorsque chaque personne apporte ses propres tâches et est testée ensemble. C’est ainsi que nous travaillons dans notre formation en IA pour les entreprises – en demi-journée, sur site ou en ligne, avec une attestation de présence.

Concernant le financement : la formation pure n’est généralement pas subventionnée par le coaching INQA, car le programme favorise le conseil. Si l’introduction de l’IA est accompagnée d’un coaching INQA dans son ensemble, le gouvernement fédéral prendra en charge 80 % des coûts de consultation. Le contrôle de financement indique quels programmes sont éligibles.

Questions fréquemment posées

À quoi peut servir l’IA au bureau ?

Surtout pour les e-mails et textos, résumés, procès-verbaux, listes de contrôle, traductions, formules Excel, nettoyage de données, préparation de conversations et collecte d’idées.

Puis-je saisir les données des clients dans ChatGPT ?

Uniquement dans les outils approuvés par votre entreprise à cet effet, avec un accord de traitement des données. Les comptes personnels ou non partagés ne contiennent pas de données personnelles.

Combien de temps l’IA gagne-t-elle au bureau ?

Cela dépend des tâches. Surtout avec des textos récurrents, de longs documents et des minutes. Mesurez-le vous-même : notez pendant une semaine combien de temps prennent les tâches avec ou sans IA.

Les employés ont-ils besoin d’une formation pour utiliser l’IA au bureau ?

Un court cours de formation aide beaucoup : il montre comment rédiger de bonnes instructions, vérifier les résultats et protéger les données. De plus, l’art. 4 de la loi européenne sur l’IA exige des mesures sur la compétence en IA.