BAFA-användningsredovisning: underlag, tidsfrist och de vanligaste felen

Den BAFA-användningsredovisningen är det sista steget före utbetalningen: Senast sex månader efter mottagandet av informationsbrevet lämnar du in det undertecknade formuläret, förklaringen om små och medelstora företag samt de minimis, förklaringen om EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna, rådgivningsrapporten, fakturan och kontoutdraget som visar betalningen. Fel i detta skede kan i värsta fall kosta hela bidraget.

Dokumenten i översikt

• Formulär för användningsredovisning, undertecknat.
• Förklaring om små och medelstora företag och De-minimis-förklaring.
• Förklaring om EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna.
• Rådgivningsrapport, undertecknad av företaget och rådgivaren.
• Faktura från rådgivaren.
• Kontoutdrag om full betalning av fakturan.
• För företag under det första året efter bildandet: bekräftelsen av informationssamtalet hos den regionala kontaktpersonen.

Tidsfristen: sex månader från informationsbrevet

Fristen börjar med mottagandet av informationsbrevet från kontaktpunkten – inte med slutet av rådgivningen. Planera därför rådgivningen så att det finns tillräcklig tidsmarginal mellan avslut, rapport, faktura och betalning.

De vanligaste felen

1. Påbörjad för tidigt

Rådgivningen får först starta efter informationsbrevet. Även en ett tidigare undertecknat konsultavtal räknas redan som start – och utesluter stödet.

2. Inte fullt betald eller inte betald via banköverföring

Fakturan måste vara fullt betald via banköverföring inklusive moms. Kontant betalning eller kvittning mot motfordringar utesluter bidraget.

3. Felaktigt betalningsbevis

Som bevis räknas endast ett kontoutdrag eller en bankbekräftelse. En transaktionsöversikt från internetbanken eller ett överföringskvitto räcker inte.

4. Rapport utan handlingsrekommendationer

Rådgivningsrapporten måste innehålla utgångsläge, svagheter och konkreta, genomförbara rekommendationer – och vara undertecknad av båda parter. Ett rent protokoll eller en presentation räcker inte.

5. Mer än fem rådgivningsdagar

Det kan beviljas stöd för högst fem rådgivningsdagar. Rapportskrivning och restid räknas inte med, men bör vara tydligt separerade på fakturan.

6. Fristen missad

Den som överskrider sexmånadersfristen riskerar bidraget. Sätt direkt in tidsfristen i kalendern när du har fått informationsbrevet.

Checklista före inskick

1. Datumet för rådgivningsavtalet ligger efter informationsbrevet?
2. Är rapporten komplett och undertecknad av båda parter?
3. Är fakturan fullt betald via banköverföring?
4. Är kontoutdrag eller bankbekräftelse bifogad?
5. Är alla förklaringar undertecknade?
6. Sexmånadersfristen hålls?

Beskriv hela processen från ansökan till utbetalning Ansöka om BAFA:s konsultstöd och sidan BAFA:s konsultstöd. Som hos BAFA registrerad rådgivare hjälper vi dig med rapport och underlag – kontakt via Kontaktsida.

Vad som ska ingå i rådgivningsrapporten

• Utgångsläge: Hur är företaget organiserat, vilket ämne undersöktes?
• Analys: Vad granskades, vilka svagheter identifierades?
• Rekommendationer för åtgärder: konkreta, genomförbara steg med motivering.
• Genomförandeanvisningar: ordning, ansvarsfördelning, vid behov tidsram.
• Underskrifter av företag och konsulter.

Utforma fakturan korrekt

• Redovisa konsultdagar var för sig, med datum.
• Redovisa rapportskrivning och resekostnader separat – de räknas inte som konsultdagar.
• Ange mervärdesskatt; hela beloppet måste betalas.
• Utfärda fakturan först efter att rådgivningen har avslutats.

Efter inlämning

Kontaktpunkten och BAFA granskar handlingarna. Om något saknas kommer det vanligtvis en kompletteringsbegäran – reagera snabbt. Efter godkänd granskning betalas bidraget ut till ditt företags konto.

Vårt stöd

bettersorted är registrerad rådgivare hos BAFA och auktoriserad INQA-coach med fokus på digitalisering och AI, baserad i Schwerin och medgrundare av nätverket KI|werk MV. Vi har bland annat stött DRK Mecklenburg-Vorpommern vid den strategiska införandet av AI och Pumpenallianz Nord i en AI-rådgivning. I våra BAFA-rådgivningar tar vi fram rapporten så att den uppfyller kraven och går igenom underlagen för användningsredovisningen tillsammans med er.

Tidslinje för en BAFA-rådgivning

1. Ansökan via BAFA-plattformen.
2. Informationsbrev från kontaktpunkten – från och med nu löper sex månader.
3. Rådgivningsavtal underteckna, genomföra rådgivning (max. fem dagar).
4. Rådgivningsrapport upprätta och underteckna.
5. Faktura ta emot och betala fullt ut via banköverföring.
6. Kontoutdrag säkra via betalning.
7. Redovisning av användning lämnas in med alla underlag.
8. Granskning och utbetalning av bidraget.

Specialfall: unga företag

Företag som vid ansökan fortfarande befinner sig under det första året efter start måste i förväg ha ett kostnadsfritt informationssamtal med en regional kontaktperson – oftast IHK eller Handwerkskammer. Bekräftelsen ska bifogas i redovisningen av medlen.

Vem som inte är berättigad att ansöka

Oavsett handlingar och tidsfrister är bland annat företagskonsulter, skatterådgivare, advokater, auktoriserade revisorer, ideella organisationer och företag med offentligt ägande uteslutna. Mer information på sidan BAFA-Beratungsförderung.

Exempel: ett användningsintyg i siffror

Ett företag i Mecklenburg-Vorpommern låter sig få fem dagars rådgivning om digitalisering och AI; arvodet uppgår till 3.500 € netto plus moms. Företaget betalar hela fakturan via banköverföring och lämnar in kontoutdraget. Vid en stödnivå på 80 % uppgår bidraget till 2.800 €, den egna andelen till 700 € netto. I Hamburg skulle bidraget vara 50 %, alltså 1.750 €. Exemplet är illustrativt och följer riktlinjens värden.

Om bettersorted

bettersorted är ett AI-rådgivnings- och automationsföretag från Schwerin. Vi är en av BAFA registrerad rådgivare, auktoriserad INQA-Coach och medgrundare av nätverket KI|werk MV; vår praktiska erfarenhet kommer från social ekonomi, hantverk och medelstora företag. Våra lösningar körs på servrar i Tyskland, med insyn i arbetsflöden i stället för en black box.

Vanliga frågor

När måste BAFA:s redovisningsunderlag lämnas in?

Senast sex månader efter mottagandet av informationsbrevet från kontaktpunkten.

Vilket betalningsunderlag accepteras av BAFA?

Endast ett kontoutdrag eller en bankbekräftelse på fullständig betalning. Transaktionsöversikter från onlinebanken och överföringskvitton räcker inte.

Vad händer om rådgivningen påbörjades före informationsbrevet?

Då är rådgivningen inte stödberättigad. Som start räknas redan underskriften av rådgivningsavtalet.

Måste rådgivningsrapporten vara undertecknad?

Ja. Rådgivningsrapporten måste undertecknas av ditt företag och av konsulten och ingår i de obligatoriska handlingarna för användningsredovisningen.

Status: oktober 2026. Det är enbart den vid var tid gällande versionen av bidragsriktlinjen som är avgörande.