Nextcloud vs. SharePoint: ¿Qué se adapta mejor a las pequeñas y medianas empresas?

SharePoint es la plataforma de Microsoft para documentos, intranet y colaboración, y está profundamente integrada en Microsoft 365. Nextcloud es la alternativa de código abierto que puede operar usted mismo o con un proveedor de hosting en Alemania. En resumen: quien ya trabaja por completo en Microsoft 365, encontrará en SharePoint la solución más cómoda. Quien prioriza soberanía de los datos, independencia y hosting en Alemania está mejor asesorado con Nextcloud.

La comparación de un vistazo

• Operador: SharePoint – Microsoft (nube) · Nextcloud – usted mismo o un proveedor de alojamiento de su elección
• Ubicación de los datos: SharePoint – centros de datos de Microsoft (procesamiento en la UE posible) · Nextcloud – libremente seleccionable, p. ej., Alemania
• Licencia: SharePoint – propietaria, suscripción por usuario · Nextcloud – código abierto (AGPLv3), contrato de soporte opcional
• Integración: SharePoint – Teams, Outlook, Office, Power Automate · Nextcloud – aplicaciones propias, servidores Office, interfaces abiertas
• Intranet: SharePoint – muy maduro · Nextcloud – posible, menos completo
• IA: SharePoint – Microsoft Copilot (Cloud) · Nextcloud – Nextcloud Assistant, también con modelos locales
• Gastos operativos: SharePoint – bajos, Microsoft lo gestiona · Nextcloud – más altos, operación propia o proveedor de servicios

Dónde SharePoint es más fuerte

• Integración en Microsoft 365: Quien utiliza Teams, Outlook y Office de forma intensiva, tiene todo de un solo proveedor.
• Intranet y portales:funciones amplias para sitios web corporativos y portales de conocimiento.
• Flujos de trabajo: conexión con Power Automate y muchos servicios de Microsoft.
• Sin operación propia: Microsoft se encarga de las actualizaciones y la infraestructura.

Dónde Nextcloud es más fuerte

• Soberanía de los datos: Usted determina el lugar de almacenamiento y el acceso: importante para datos sensibles.
• Independencia: sin cambios en precios o condiciones tras la decisión de una empresa.
• Apertura: código abierto, estándares abiertos, conexión con cualquier sistema.
• IA sin nube: modelos locales a través de Nextcloud Assistant – ver Nextcloud + IA.
• Costes: sin costes de licencia por usuario para el propio software.

Protección de datos en comparación

Ambas soluciones pueden utilizarse de forma conforme a la protección de datos. En SharePoint, la evaluación se basa en los contratos de Microsoft, la frontera de datos de la UE y el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; las autoridades supervisoras alemanas habían expresado en 2022 reservas sobre Microsoft 365, desde entonces la situación ha cambiado. En Nextcloud, la conformidad depende de cómo la operen usted o su proveedor de hosting. Quienes trabajan con datos especialmente sensibles —salud, asuntos sociales, clientes— suelen percibir el control total de Nextcloud como más sencillo. Información básica al respecto: Gestión documental con altos estándares de protección de datos.

Ayuda para la decisión para pymes

1. ¿Ya utiliza Teams, Outlook y Office de forma intensiva y satisfactoria? → habla a favor de SharePoint.
2. ¿Procesa muchos datos sensibles o tiene requisitos estrictos (p. ej., organismos públicos)? → habla a favor de Nextcloud.
3. ¿Quiere reducir la dependencia de un proveedor? → habla a favor de Nextcloud.
4. ¿No tiene a nadie para la operación? → SharePoint, o Nextcloud a través de un proveedor de servicios.
5. ¿Planea usar IA con documentos internos sin nube? → habla a favor de Nextcloud.

Soluciones mixtas

Algunas empresas combinan: programas de Office de Microsoft, almacenamiento sensible en Nextcloud. Esto puede ser sensato, pero aumenta la complejidad. Lo importante es una regla clara sobre qué datos van en cada lugar.

bettersorted apuesta por componentes abiertos y visibles para sus clientes, operados en servidores en Alemania y agrupados en el automaisa Hub. Asesoramos de forma neutral respecto a fabricantes, estamos registrados en el BAFA como consultores y somos coaches autorizados de INQA. La consultoría y la introducción acompañadase pueden subvencionar a través de INQA-Coaching con un 80 %; la vía adecuada la muestra el Förder-Check. Para una primera conversación sin compromiso: Contacto.

Ejemplo: dos empresas, dos decisiones

Dos escenarios ilustrativos: un estudio de ingeniería trabaja desde hace años con Teams, Outlook y plantillas complejas de Excel; los datos son en su mayoría técnicos, apenas personales. Aquí hay muchos argumentos a favor de SharePoint. Un grupo de atención sanitaria, en cambio, procesa datos de salud, quiere usar IA con modelos locales y volverse independiente de los precios de licencia; aquí hay muchos argumentos a favor de Nextcloud, operado en Alemania.

Plantear correctamente la comparación de costes

• SharePoint: Licencia por usuario en la suscripción de Microsoft 365, bajo esfuerzo operativo, en su caso licencias adicionales para funciones de IA.
• Nextcloud:Alojamiento o servidor propio, configuración, operación, contrato de soporte opcional – sin licencia por usuario.
• En ambos casos:Migración, formación, concepto de permisos, documentación de protección de datos.

Calcule a tres a cinco años, no solo para el primer año.

Costes y financiación

Los costes de la implantación de una plataforma de colaboración se componen de tres partes: Configuración (planificación, instalación, conexión, pruebas), operación continua (servidor o alojamiento, actualizaciones, supervisión, copia de seguridad de datos) y acompañamiento de las personas empleadas (formación, normas, personas de contacto). No indicamos precios fijos, porque el alcance y la situación de partida varían mucho. El software en sí no genera costes de licencia en las soluciones de código abierto.

No se financia la tecnología, sino el asesoramiento y la introducción acompañada: a través del INQA-Coaching el Estado asume en todo el país el 80 % de los costes de coaching (hasta 11.520 €, vales hasta el 30.06.2028). Un análisis previo puede realizarse a través de la Subvención de asesoramiento BAFA subvencionar – con un 80 % en los nuevos estados federados, Lüneburg y Tréveris, de lo contrario 50 %, para solicitudes hasta el 31.12.2026. Para inversiones, algunos estados ofrecen sus propios programas – véase Posibilidades de financiación para empresas en Alemania.

Preguntas frecuentes

¿Es Nextcloud una buena alternativa a SharePoint?

Sí, para archivado de archivos, aprobaciones, edición compartida y colaboración, especialmente cuando la soberanía de los datos y el hosting en Alemania son importantes. Para portales de intranet amplios, SharePoint está más maduro.

¿Qué es más barato, Nextcloud o SharePoint?

Nextcloud no tiene costes de licencia por usuario, pero sí costes de hosting y operación. SharePoint está incluido en la suscripción de Microsoft 365. Qué opción resulta más barata depende del tamaño del equipo y del modelo de operación.

¿Se puede cambiar de SharePoint a Nextcloud?

Sí, los archivos se pueden transferir. Los permisos, las aprobaciones y los flujos de trabajo deben planificarse y, por lo general, configurarse de nuevo. Un piloto con un equipo es la mejor forma de empezar.

¿Funciona Microsoft Office con Nextcloud?

Sí, los archivos de Office se pueden guardar en Nextcloud y abrir con Office de escritorio. Para la edición colaborativa en el navegador, se conecta un servidor de Office.

Estado: octubre de 2026.