Nextcloud vs. SharePoint: Cosa si adatta alle piccole e medie imprese?

SharePoint è la piattaforma di Microsoft per documenti, intranet e collaborazione ed è profondamente integrata in Microsoft 365. Nextcloud è l’alternativa open source che potete gestire autonomamente o presso un provider di hosting in Germania. In breve: chi lavora già completamente in Microsoft 365 trova in SharePoint la soluzione più comoda. Chi dà priorità a sovranità dei dati, indipendenza e hosting in Germania è meglio servito da Nextcloud.

Il confronto in sintesi

• Gestore: SharePoint – Microsoft (cloud) · Nextcloud – voi stessi o un provider di hosting a vostra scelta
• Ubicazione dei dati: SharePoint – data center Microsoft (elaborazione nell’UE possibile) · Nextcloud – liberamente selezionabile, ad es. Germania
• Licenza: SharePoint – proprietaria, abbonamento per utente · Nextcloud – open source (AGPLv3), contratto di supporto opzionale
• Integrazione: SharePoint – Teams, Outlook, Office, Power Automate · Nextcloud – app proprie, server Office, interfacce aperte
• Intranet: SharePoint – molto maturo · Nextcloud – possibile, meno esteso
• IA: SharePoint – Microsoft Copilot (cloud) · Nextcloud – Nextcloud Assistant, anche con modelli locali
• Costi operativi: SharePoint – bassi, gestito da Microsoft · Nextcloud – più alti, gestione propria o tramite fornitore

Dove SharePoint è più forte

• Integrazione in Microsoft 365: Chi utilizza intensamente Teams, Outlook e Office ha tutto da un unico fornitore.
• Intranet e portali:ampie funzionalità per siti aziendali e portali di conoscenza.
• Workflow: integrazione con Power Automate e molti servizi Microsoft.
• Nessuna gestione propria: aggiornamenti e infrastruttura sono gestiti da Microsoft.

Dove Nextcloud è più forte

• Sovranità dei dati: Decidete voi il luogo di archiviazione e l’accesso – importante per i dati sensibili.
• Indipendenza: nessun cambiamento di prezzi o condizioni dopo la decisione di un’azienda.
• Apertura: codice aperto, standard aperti, collegamento a qualsiasi sistema.
• IA senza cloud: modelli locali tramite Nextcloud Assistant – vedi Nextcloud + IA.
• Costi: nessun costo di licenza per utente per il software stesso.

Protezione dei dati a confronto

Entrambe le soluzioni possono essere utilizzate in conformità con la protezione dei dati. Con SharePoint, la verifica si basa sui contratti di Microsoft, sul confine dei dati dell’UE e sul quadro UE-USA per la protezione dei dati; nel 2022 le autorità di controllo tedesche avevano espresso riserve su Microsoft 365, da allora la situazione è cambiata. Con Nextcloud, la conformità dipende da come operate voi o il vostro hosting provider. Chi lavora con dati particolarmente sensibili – salute, sociale, mandati – spesso percepisce il pieno controllo di Nextcloud come più semplice. Informazioni di base in merito: Gestione documentale con elevati standard di protezione dei dati.

Guida alla decisione per le PMI

1. Utilizzate già Teams, Outlook e Office in modo intensivo e con soddisfazione? → parla a favore di SharePoint.
2. Elaborate molti dati sensibili o avete requisiti rigorosi (ad es. enti pubblici)? → parla a favore di Nextcloud.
3. Volete ridurre le dipendenze da un fornitore? → parla a favore di Nextcloud.
4. Non avete nessuno per la gestione operativa? → SharePoint, oppure Nextcloud tramite un fornitore di servizi.
5. State pianificando l’uso dell’IA con documenti interni senza cloud? → parla a favore di Nextcloud.

Soluzioni miste

Alcune aziende combinano: programmi Office di Microsoft, archiviazione sensibile in Nextcloud. Può avere senso, ma aumenta la complessità. È importante una regola chiara su quali dati si trovano dove.

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Esempio: due aziende, due decisioni

Due scenari illustrativi: uno studio di ingegneria lavora da anni con Teams, Outlook e modelli Excel complessi; i dati sono per lo più tecnici, con pochi dati personali. In questo caso, molto parla a favore di SharePoint. Un consorzio di assistenza, invece, tratta dati sanitari, vuole utilizzare l’IA con modelli locali e diventare indipendente dai prezzi delle licenze – qui molto parla a favore di Nextcloud, gestito in Germania.

Impostare correttamente il confronto dei costi

• SharePoint: Licenza per utente nell’abbonamento Microsoft 365, basso onere operativo, eventualmente licenze aggiuntive per funzioni IA.
• Nextcloud: Hosting o server proprio, configurazione, gestione, contratto di supporto opzionale – nessuna licenza per utente.
• In entrambi i casi: Migrazione, formazione, concetto dei diritti, documentazione sulla protezione dei dati.

Calcolate su tre-cinque anni, non solo per il primo anno.

Costi e finanziamenti

I costi per l’introduzione di una piattaforma di collaborazione si compongono di tre parti: Configurazione (pianificazione, installazione, integrazione, test), esercizio continuativo (server o hosting, aggiornamenti, monitoraggio, backup dei dati) e accompagnamento dei collaboratori (formazione, regole, referenti). Non indichiamo prezzi fissi, perché l’ambito e la situazione di partenza variano molto. Il software stesso, nelle soluzioni open source, non comporta costi di licenza.

Non viene finanziata la tecnologia, ma la consulenza e l’introduzione accompagnata: tramite il INQA-Coaching lo Stato copre a livello nazionale l’80 % dei costi di coaching (fino a 11.520 €, voucher fino al 30.06.2028). Un’analisi preliminare può essere effettuata tramite la Incentivi BAFA per la consulenza sovvenzionare – con l’80 % nei nuovi Länder federali, a Lüneburg e Treviri, altrimenti il 50 %, per le domande presentate entro il 31.12.2026. Per gli investimenti, alcuni Länder offrono programmi propri – vedi Opportunità di finanziamento per le imprese in Germania.

Domande frequenti

Nextcloud è una buona alternativa a SharePoint?

Per l’archiviazione dei file, le approvazioni, la modifica condivisa e la collaborazione sì – soprattutto se la sovranità dei dati e l’hosting in Germania sono importanti. Per portali intranet estesi, SharePoint è più maturo.

Cosa costa meno, Nextcloud o SharePoint?

Nextcloud non ha costi di licenza per utente, ma comporta costi di hosting e gestione. SharePoint è incluso nell’abbonamento Microsoft 365. Quale sia più conveniente dipende dalle dimensioni del team e dal modello operativo.

Si può passare da SharePoint a Nextcloud?

Sì, i file possono essere trasferiti. I permessi, le condivisioni e i workflow devono essere pianificati e di solito configurati di nuovo. Un progetto pilota con un team è il modo migliore per iniziare.

Microsoft Office funziona con Nextcloud?

Sì, i file Office possono essere salvati in Nextcloud e aperti con Office desktop. Per la modifica collaborativa nel browser viene collegato un server Office.

Aggiornato a ottobre 2026.