Nextcloud vs. SharePoint: Was passt zu kleinen und mittleren Unternehmen?

SharePoint ist Microsofts Plattform für Dokumente, Intranet und Zusammenarbeit und tief in Microsoft 365 eingebunden. Nextcloud ist die Open-Source-Alternative, die Sie selbst oder bei einem Hoster in Deutschland betreiben. Kurz gesagt: Wer ohnehin vollständig in Microsoft 365 arbeitet, findet in SharePoint die bequemste Lösung. Wer Datenhoheit, Unabhängigkeit und Hosting in Deutschland priorisiert, ist mit Nextcloud besser beraten.

Der Vergleich im Überblick

• Betreiber: SharePoint – Microsoft (Cloud) · Nextcloud – Sie selbst oder ein Hoster Ihrer Wahl
• Datenstandort: SharePoint – Microsoft-Rechenzentren (EU-Verarbeitung möglich) · Nextcloud – frei wählbar, z. B. Deutschland
• Lizenz: SharePoint – proprietär, Abo pro Nutzer · Nextcloud – Open Source (AGPLv3), optional Supportvertrag
• Integration: SharePoint – Teams, Outlook, Office, Power Automate · Nextcloud – eigene Apps, Office-Server, offene Schnittstellen
• Intranet: SharePoint – sehr ausgereift · Nextcloud – möglich, weniger umfangreich
• KI: SharePoint – Microsoft Copilot (Cloud) · Nextcloud – Nextcloud Assistant, auch mit lokalen Modellen
• Betriebsaufwand: SharePoint – gering, Microsoft betreibt · Nextcloud – höher, eigener Betrieb oder Dienstleister

Wo SharePoint stärker ist

• Integration in Microsoft 365: Wer Teams, Outlook und Office intensiv nutzt, hat alles aus einer Hand.
• Intranet und Portale: umfangreiche Funktionen für Unternehmensseiten und Wissensportale.
• Workflows: Anbindung an Power Automate und viele Microsoft-Dienste.
• Kein eigener Betrieb: Updates und Infrastruktur übernimmt Microsoft.

Wo Nextcloud stärker ist

• Datenhoheit: Sie bestimmen Speicherort und Zugriff – wichtig für sensible Daten.
• Unabhängigkeit: kein Wechsel von Preisen oder Bedingungen nach Entscheidung eines Konzerns.
• Offenheit: offener Code, offene Standards, Anbindung beliebiger Systeme.
• KI ohne Cloud: lokale Modelle über den Nextcloud Assistant – siehe Nextcloud + KI.
• Kosten: keine Lizenzkosten pro Nutzer für die Software selbst.

Datenschutz im Vergleich

Beide Lösungen können datenschutzkonform genutzt werden. Bei SharePoint stützt sich die Prüfung auf Microsofts Verträge, die EU-Datengrenze und den EU-US-Datenschutzrahmen; die deutschen Aufsichtsbehörden hatten 2022 Bedenken zu Microsoft 365 geäußert, seither hat sich die Lage verändert. Bei Nextcloud hängt die Konformität davon ab, wie Sie bzw. Ihr Hoster betreiben. Wer mit besonders schutzbedürftigen Daten arbeitet – Gesundheit, Soziales, Mandanten –, empfindet die volle Kontrolle bei Nextcloud oft als einfacher. Grundsätzliches dazu: Dokumentenmanagement mit hohen Datenschutzstandards.

Entscheidungshilfe für KMU

1. Nutzen Sie Teams, Outlook und Office bereits intensiv und zufrieden? → spricht für SharePoint.
2. Verarbeiten Sie viele sensible Daten oder haben strenge Vorgaben (z. B. öffentliche Auftraggeber)? → spricht für Nextcloud.
3. Wollen Sie Abhängigkeiten von einem Anbieter reduzieren? → spricht für Nextcloud.
4. Haben Sie niemanden für den Betrieb? → SharePoint, oder Nextcloud über einen Dienstleister.
5. Planen Sie KI mit internen Dokumenten ohne Cloud? → spricht für Nextcloud.

Gemischte Lösungen

Manche Unternehmen kombinieren: Office-Programme von Microsoft, sensible Ablage in Nextcloud. Das kann sinnvoll sein, erhöht aber die Komplexität. Wichtig ist eine klare Regel, welche Daten wo liegen.

bettersorted setzt für seine Kundinnen und Kunden auf offene, einsehbare Bausteine – betrieben auf Servern in Deutschland und gebündelt im automaisa Hub. Wir beraten herstellerneutral, sind beim BAFA registrierter Berater und autorisierter INQA-Coach. Die Beratung und begleitete Einführung lassen sich über das INQA-Coaching mit 80 % fördern; den passenden Weg zeigt der Förder-Check. Für ein unverbindliches Erstgespräch: Kontakt.

Beispiel: zwei Unternehmen, zwei Entscheidungen

Zwei illustrative Szenarien: Ein Ingenieurbüro arbeitet seit Jahren mit Teams, Outlook und komplexen Excel-Vorlagen; Daten sind überwiegend technisch, kaum personenbezogen. Hier spricht viel für SharePoint. Ein Pflegeverbund dagegen verarbeitet Gesundheitsdaten, möchte KI mit lokalen Modellen nutzen und von Lizenzpreisen unabhängig werden – hier spricht viel für Nextcloud, betrieben in Deutschland.

Kostenvergleich richtig aufstellen

• SharePoint: Lizenz pro Nutzer im Microsoft-365-Abo, geringer Betriebsaufwand, ggf. Zusatzlizenzen für KI-Funktionen.
• Nextcloud: Hosting oder eigener Server, Einrichtung, Betrieb, optional Supportvertrag – keine Lizenz pro Nutzer.
• Bei beiden: Migration, Schulung, Rechte-Konzept, Datenschutz-Dokumentation.

Rechnen Sie über drei bis fünf Jahre, nicht nur für das erste Jahr.

Kosten und Förderung

Die Kosten für die Einführung einer Kollaborationsplattform setzen sich aus drei Teilen zusammen: Einrichtung (Planung, Installation, Anbindung, Tests), laufender Betrieb (Server oder Hosting, Updates, Überwachung, Datensicherung) und Begleitung der Mitarbeitenden (Schulung, Regeln, Ansprechpartner). Feste Preise nennen wir nicht, weil Umfang und Ausgangslage stark variieren. Die Software selbst verursacht bei Open-Source-Lösungen keine Lizenzkosten.

Gefördert wird nicht die Technik, sondern die Beratung und begleitete Einführung: Über das INQA-Coaching übernimmt der Bund bundesweit 80 % der Coachingkosten (bis zu 11.520 €, Schecks bis 30.06.2028). Eine vorgelagerte Analyse lässt sich über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussen – mit 80 % in den neuen Bundesländern, Lüneburg und Trier, sonst 50 %, für Anträge bis 31.12.2026. Für Investitionen bieten manche Länder eigene Programme – siehe Fördermöglichkeiten für Unternehmen in Deutschland.

Häufig gestellte Fragen

Ist Nextcloud eine gute Alternative zu SharePoint?

Für Dateiablage, Freigaben, gemeinsames Bearbeiten und Zusammenarbeit ja – besonders, wenn Datenhoheit und Hosting in Deutschland wichtig sind. Für umfangreiche Intranet-Portale ist SharePoint ausgereifter.

Was ist günstiger, Nextcloud oder SharePoint?

Nextcloud hat keine Lizenzkosten pro Nutzer, dafür Kosten für Hosting und Betrieb. SharePoint ist im Microsoft-365-Abo enthalten. Was günstiger ist, hängt von Teamgröße und Betriebsmodell ab.

Kann man von SharePoint zu Nextcloud wechseln?

Ja, Dateien lassen sich übertragen. Rechte, Freigaben und Workflows müssen geplant und meist neu eingerichtet werden. Ein Pilot mit einem Team ist der beste Start.

Funktioniert Microsoft Office mit Nextcloud?

Ja, Office-Dateien lassen sich in Nextcloud speichern und mit Desktop-Office öffnen. Für gemeinsames Bearbeiten im Browser wird ein Office-Server angebunden.

Stand: Oktober 2026.