Digitalizzare documenti: scanner, OCR e formati

Per digitalizzare i documenti, gli uffici hanno bisogno soprattutto di tre cose: uno scanner per documenti con alimentazione automatica e scansione fronte-retro (duplex), impostazioni fisse per risoluzione e formato e un riconoscimento del testo (OCR) che renda i file ricercabili. Per il testo sono sufficienti circa 300 dpi, salvati come PDF/A per l'archiviazione a lungo termine. Chi desidera distruggere i documenti cartacei dopo la scansione ha inoltre bisogno di una procedura di scansione documentata.

Questo articolo approfondisce la fase „Scannen“ della guida Archiviazione digitale in azienda. Stato: ottobre 2026.

Quale scanner è adatto?

Dispositivo	Punti di forza	Limiti	Adatto per
Scanner di documenti con alimentatore automatico (ADF)	veloce, fronte-retro, scansione di pile in un solo passaggio	non adatto a libri e originali delicati	ricevute, lettere, contratti nella routine d'ufficio
stampanti multifunzione	già presente	spesso lento, alimentazione più debole, impostazioni nascoste	scansione occasionale
scanner piano	delicato, buona qualità	ogni pagina singolarmente	Libri, foto, documenti rilegati
App per smartphone	sempre con te	la qualità varia, poco adatto per grandi volumi	giustificativi in mobilità

Per l’uso quotidiano in ufficio conviene quasi sempre uno scanner documentale dedicato con alimentatore automatico: elabora in un solo passaggio un fascicolo di formati misti fronte-retro e può inviare i file direttamente a una cartella di rete o al sistema di archiviazione. Prestate attenzione a un rilevamento a ultrasuoni del doppio alimentamento, così da non perdere alcuna pagina.

Le impostazioni corrette

Risoluzione: 300 dpi per i documenti di testo. Un valore più alto aumenta solo le dimensioni dei file; uno più basso peggiora il riconoscimento del testo.
Modalità colore: scala di grigi o riconoscimento automatico dei colori. Il colore solo dove ha un significato, ad esempio per timbri o marcature.
Pagine vuote: far rimuovere automaticamente, altrimenti i file crescono con pagine bianche sul retro.
Un documento, un file: acquisire insieme documenti multipagina; fogli separatori o codici a barre aiutano nella scansione in batch.

Formato file: perché PDF/A

PDF/A è una variante standardizzata di PDF per l’archiviazione a lungo termine. I font e i profili colore sono incorporati, le dipendenze esterne escluse, così il file viene visualizzato allo stesso modo anche tra molti anni. Per l’archiviazione di documenti fiscalmente rilevanti, che devono essere conservati fino a dieci anni, PDF/A è quindi la scelta più ovvia. Le immagini come le foto possono rimanere in JPEG o PNG.

Importante per le e-fatture: qui il file strutturato (XML) è l’originale. Una stampa PDF non è sufficiente per l’archiviazione, vedi Ricevere e elaborare e-fatture.

OCR: rendere ricercabili i documenti scansionati

OCR (Optical Character Recognition, riconoscimento del testo) riconosce il testo su un’immagine scansionata e lo inserisce come livello di testo invisibile nel PDF. Solo così la ricerca full-text trova il documento e i contenuti possono essere copiati. Molti scanner, sistemi di gestione documentale e soluzioni open source come Paperless-ngx eseguono automaticamente l’OCR all’arrivo.

L’IA moderna fa un passo in più: non riconosce solo il testo, ma anche che tipo di documento è, ad esempio una fattura del fornitore X per l’importo Y, e propone il luogo di archiviazione e le parole chiave. Come funziona, lo mostra l’articolo Paperless-ngx e IA.

Scansione sostitutiva: quando la carta può essere eliminata

I documenti cartacei possono in linea di principio essere distrutti dopo la scansione, se la scansione avviene secondo una procedura documentata e la versione digitale viene conservata correttamente, cioè in modo completo, immodificabile e reperibile. Questo include una documentazione della procedura, che descrive chi esegue la scansione e i controlli, in che modo. La Bundessteuerberaterkammer ha pubblicato a questo scopo una documentazione procedurale tipo.

Sono esclusi i documenti che devono essere conservati in originale, ad esempio i bilanci annuali e i bilanci di apertura; anche gli atti come i contratti notarili è meglio conservarli in originale. Chiarite i dettagli con il vostro consulente fiscale. Contesto nell’articolo Archiviazione digitale secondo le GoBD.

Il vecchio archivio: digitalizzare tutto?

Di solito no. Si è dimostrata valida una data di riferimento: da quel momento tutto viene acquisito in formato digitale, i processi in corso vengono inclusi. I fascicoli più vecchi vengono digitalizzati solo se servono regolarmente. Per grandi quantità, un fornitore esterno di servizi di scansione può essere più conveniente del tempo di lavoro interno.

La consulenza e l’introduzione accompagnata sono finanziabili: tramite INQA-Coaching lo Stato copre l’80 % dei costi di consulenza, fino a 1.200 € al giorno per un massimo di 12 giorni, quindi fino a 11.520 € di contributo. In Meclemburgo-Pomerania Anteriore e negli altri nuovi Länder, fino al 31.12.2026 si applica anche il sostegno BAFA per la consulenza con l’80 % di probabilità (nei vecchi Länder federali il 50 %). Viene finanziata la consulenza, non il software. Quale programma sia adatto lo mostra il Controllo degli incentivi.

Domande frequenti

A quale risoluzione dovrei scansionare i documenti?

Per i documenti di testo, 300 dpi sono lo standard abituale. Questo è sufficiente per un buon riconoscimento del testo e mantiene i file di dimensioni ridotte. Solo in caso di caratteri molto piccoli o di foto vale la pena usare una risoluzione più alta.

Quale formato di file è adatto per l’archiviazione?

PDF/A, la variante standardizzata di PDF per l’archiviazione. Incorpora font e profili colore, in modo che i documenti vengano visualizzati in modo identico nel lungo periodo. Per le fatture elettroniche, invece, il file XML strutturato è l’originale di riferimento.

Che cos’è l’OCR?

OCR sta per Optical Character Recognition, cioè riconoscimento del testo. Trasforma un’immagine scansionata in testo ricercabile, così che i documenti possano essere trovati tramite la ricerca full-text.

Posso distruggere gli originali dopo la scansione?

In linea di principio sì, se la scansione avviene secondo una procedura documentata e i file digitali vengono conservati correttamente. Sono esclusi i documenti che devono essere conservati in originale, ad esempio i bilanci annuali. In caso di dubbio, chiarisce la consulenza fiscale.

Passo successivo

Se non volete solo digitalizzare i vostri documenti, ma anche classificarli automaticamente e trovarli tramite domande, la pagina Ricerca documentale con IA, mostra cosa è possibile. Per una valutazione, potete contattarci tramite la pagina dei contatti.