Dokumente digitalisieren: Scanner, OCR & Formate

Um Dokumente zu digitalisieren, brauchen Büros vor allem drei Dinge: einen Dokumentenscanner mit automatischem Einzug und beidseitigem Scan (Duplex), feste Einstellungen für Auflösung und Format und eine Texterkennung (OCR), die die Dateien durchsuchbar macht. Für Text genügen rund 300 dpi, gespeichert als PDF/A für die Langzeitarchivierung. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, braucht zusätzlich ein dokumentiertes Scanverfahren.

Dieser Beitrag vertieft den Schritt „Scannen“ aus dem Leitfaden Digitale Ablage im Unternehmen. Stand: Oktober 2026.

Welcher Scanner passt?

Gerät	Stärken	Grenzen	Geeignet für
Dokumentenscanner mit Einzug (ADF)	schnell, beidseitig, Stapel in einem Durchgang	nicht für Bücher und empfindliche Originale	Belege, Briefe, Verträge im Büroalltag
Multifunktionsdrucker	schon vorhanden	oft langsam, schwächerer Einzug, Einstellungen versteckt	gelegentliches Scannen
Flachbettscanner	schonend, gute Qualität	jede Seite einzeln	Bücher, Fotos, gebundene Unterlagen
Smartphone-App	immer dabei	Qualität schwankt, schlecht für Mengen	Belege unterwegs

Für den Büroalltag lohnt sich fast immer ein eigener Dokumentenscanner mit Einzug: Er verarbeitet einen Stapel gemischter Formate beidseitig in einem Durchgang und kann Dateien direkt in einen Netzwerkordner oder das Ablagesystem schicken. Achten Sie auf eine Ultraschall-Doppeleinzugserkennung, damit keine Seiten verloren gehen.

Die richtigen Einstellungen

Auflösung: 300 dpi für Textdokumente. Mehr vergrößert nur die Dateien; weniger verschlechtert die Texterkennung.
Farbmodus: Graustufen oder automatische Farberkennung. Farbe nur, wo sie Bedeutung trägt, etwa bei Stempeln oder Markierungen.
Leere Seiten: automatisch entfernen lassen, sonst wachsen Dateien mit leeren Rückseiten.
Ein Dokument, eine Datei: Mehrseitige Dokumente zusammen scannen; Trennblätter oder Barcodes helfen beim Stapelscan.

Dateiformat: Warum PDF/A

PDF/A ist eine genormte Variante von PDF für die Langzeitarchivierung. Schriften und Farbprofile sind eingebettet, externe Abhängigkeiten ausgeschlossen, sodass die Datei auch in vielen Jahren gleich angezeigt wird. Für die Ablage steuerrelevanter Unterlagen, die bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, ist PDF/A deshalb die naheliegende Wahl. Bilder wie Fotos können als JPEG oder PNG bleiben.

Wichtig bei E-Rechnungen: Hier ist die strukturierte Datei (XML) das Original. Ein PDF-Ausdruck davon reicht für die Aufbewahrung nicht, siehe E-Rechnung empfangen und verarbeiten.

OCR: Gescannte Dokumente durchsuchbar machen

OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) erkennt den Text auf einem gescannten Bild und legt ihn als unsichtbare Textebene in das PDF. Erst dadurch findet die Volltextsuche das Dokument und lassen sich Inhalte kopieren. Viele Scanner, Dokumentenmanagementsysteme und Open-Source-Lösungen wie Paperless-ngx erledigen OCR automatisch beim Eingang.

Moderne KI geht einen Schritt weiter: Sie erkennt nicht nur Text, sondern auch, was das Dokument ist, etwa eine Rechnung von Lieferant X über Betrag Y, und schlägt Ablageort und Schlagworte vor. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Paperless-ngx und KI.

Ersetzendes Scannen: Wann Papier weg darf

Papierbelege dürfen nach dem Scannen grundsätzlich vernichtet werden, wenn das Scannen nach einem dokumentierten Verfahren erfolgt und die digitale Fassung ordnungsgemäß, also vollständig, unveränderbar und auffindbar, aufbewahrt wird. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer was wie scannt und prüft. Die Bundessteuerberaterkammer hat dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht.

Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, etwa Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen; auch Urkunden wie notarielle Verträge bleiben besser im Original. Klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung. Hintergrund im Beitrag Digitale Ablage nach GoBD.

Der Altbestand: Alles scannen?

Meist nicht. Bewährt hat sich ein Stichtag: Ab dann wird alles digital erfasst, laufende Vorgänge werden mitgenommen. Ältere Akten werden nur digitalisiert, wenn sie regelmäßig gebraucht werden. Für große Mengen kann ein externer Scandienstleister günstiger sein als eigene Arbeitszeit.

Die Beratung und begleitete Einführung ist förderfähig: Über INQA-Coaching übernimmt der Bund 80 % der Beratungskosten von bis zu 1.200 € pro Tag für bis zu 12 Tage, also bis zu 11.520 € Zuschuss. In Mecklenburg-Vorpommern und den anderen neuen Bundesländern kommt bis zum 31.12.2026 auch die BAFA-Beratungsförderung mit 80 % in Frage (in den alten Bundesländern 50 %). Gefördert wird die Beratung, nicht die Software. Welches Programm passt, zeigt der Förder-Check.

Häufig gestellte Fragen

Mit welcher Auflösung sollte ich Dokumente scannen?

Für Textdokumente sind 300 dpi der übliche Standard. Das reicht für eine gute Texterkennung und hält die Dateien klein. Nur bei sehr kleiner Schrift oder Fotos lohnt eine höhere Auflösung.

Welches Dateiformat eignet sich zum Archivieren?

PDF/A, die genormte Archivvariante von PDF. Sie bettet Schriften und Farbprofile ein, damit Dokumente langfristig gleich angezeigt werden. Für E-Rechnungen ist dagegen die strukturierte XML-Datei das maßgebliche Original.

Was ist OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition, also Texterkennung. Sie macht aus einem gescannten Bild durchsuchbaren Text, damit Dokumente über die Volltextsuche gefunden werden.

Darf ich Originale nach dem Scannen vernichten?

Grundsätzlich ja, wenn das Scannen nach einem dokumentierten Verfahren erfolgt und die digitalen Dateien ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Jahresabschlüsse. Im Zweifel klärt das die Steuerberatung.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihre Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisch einordnen und per Frage finden möchten, zeigt die Seite KI-Dokumentensuche, was möglich ist. Für eine Einschätzung erreichen Sie uns über die Kontaktseite.