Numériser des documents : scanner, OCR et formats

Pour numériser des documents, les bureaux ont surtout besoin de trois choses : un scanner de documents avec alimentation automatique et numérisation recto verso (duplex), des paramètres fixes pour la résolution et le format, ainsi qu’une reconnaissance de texte (OCR) qui rende les fichiers consultables. Pour du texte, environ 300 dpi suffisent, enregistrés en PDF/A pour l’archivage à long terme. Quiconque souhaite détruire les justificatifs papier après la numérisation a en outre besoin d’une procédure de numérisation documentée.

Cet article approfondit l’étape « numérisation » du guide Classement numérique dans l’entreprise. État : octobre 2026.

Quel scanner convient ?

Appareil	Points forts	Limites	Convient pour
Scanner de documents avec chargeur automatique (ADF)	rapide, recto verso, lots en un seul passage	pas adapté aux livres ni aux originaux fragiles	justificatifs, lettres, contrats dans le quotidien du bureau
imprimante multifonction	déjà présent	souvent lent, alimentation plus faible, paramètres cachés	numérisation occasionnelle
scanner à plat	doux, bonne qualité	chaque page individuellement	Livres, photos, documents reliés
Application smartphone	toujours à portée de main	La qualité varie, peu adapté aux volumes	Justificatifs en déplacement

Pour le quotidien au bureau, un scanner de documents dédié avec chargeur automatique vaut presque toujours la peine : il traite en un seul passage une pile de formats mixtes en recto verso et peut envoyer les fichiers directement vers un dossier réseau ou le système d’archivage. Veillez à une détection ultrasonique des doubles alimentations afin qu’aucune page ne soit perdue.

Les bons réglages

Résolution: 300 dpi pour les documents texte. Une valeur plus élevée ne fait qu’augmenter la taille des fichiers ; une valeur plus faible dégrade la reconnaissance du texte.
Mode couleur: niveaux de gris ou détection automatique des couleurs. La couleur uniquement lorsqu’elle a une utilité, par exemple pour les tampons ou les marquages.
Pages vierges: les faire supprimer automatiquement, sinon les fichiers grossissent avec des pages vierges au verso.
Un document, un fichier: numériser ensemble des documents multipages ; des feuilles de séparation ou des codes-barres facilitent la numérisation par lots.

Format de fichier : pourquoi PDF/A

PDF/A est une variante normalisée de PDF pour l’archivage à long terme. Les polices et les profils de couleur sont intégrés, les dépendances externes exclues, de sorte que le fichier s’affiche de la même manière même dans de nombreuses années. Pour le classement de documents fiscaux, qui doivent être conservés jusqu’à dix ans, le PDF/A est donc le choix le plus évident. Les images comme les photos peuvent rester en JPEG ou PNG.

Important for e-invoices: the structured file (XML) is the original here. A PDF printout of it is not sufficient for retention, see Receive and process e-invoices.

OCR: Rendre les documents numérisés consultables

OCR (reconnaissance optique de caractères) détecte le texte sur une image numérisée et l’insère comme couche de texte invisible dans le PDF. Ce n’est qu’ainsi que la recherche en texte intégral trouve le document et que les contenus peuvent être copiés. De nombreux scanners, systèmes de gestion documentaire et solutions open source comme Paperless-ngx effectuent automatiquement l’OCR à la réception.

L’IA moderne va plus loin : elle ne reconnaît pas seulement le texte, mais aussi la nature du document, par exemple une facture du fournisseur X d’un montant Y, et propose un emplacement de classement ainsi que des mots-clés. Le fonctionnement est expliqué dans l’article Paperless-ngx et IA.

Numérisation de substitution : quand le papier peut être détruit

Les justificatifs papier peuvent en principe être détruits après numérisation si la numérisation est effectuée selon une procédure documentée et si la version numérique est conservée correctement, c’est-à-dire de manière complète, inaltérable et retrouvable. Cela comprend une documentation de procédure, qui décrit qui numérise et contrôle quoi et comment. La Bundessteuerberaterkammer a publié à cet effet une documentation type de procédure.

Sont exclus les documents qui doivent être conservés à l’original, par exemple les comptes annuels et les bilans d’ouverture ; les actes tels que les contrats notariés doivent également de préférence rester à l’original. Clarifiez les détails avec votre conseil fiscal. Contexte dans l’article Archivage numérique selon les GoBD.

Les anciens documents : tout numériser ?

Le plus souvent non. Un point de référence a fait ses preuves : à partir de cette date, tout est enregistré numériquement, les dossiers en cours sont repris. Les dossiers plus anciens ne sont numérisés que s’ils sont utilisés régulièrement. Pour de grandes quantités, un prestataire de numérisation externe peut être moins coûteux que le temps de travail interne.

Le conseil et l’introduction accompagnée sont éligibles à une aide : via INQA-Coaching l’État prend en charge 80 % des coûts de conseil, jusqu’à 1.200 € par jour pendant 12 jours maximum, soit jusqu’à 11.520 € de subvention. En Mecklembourg-Poméranie-Occidentale et dans les autres nouveaux Länder, la subvention de conseil BAFA avec 80 % éligibles (dans les anciens Länder 50 %). C’est le conseil qui est subventionné, pas le logiciel. Le programme adapté est indiqué par le Contrôle des aides.

Questions fréquentes

À quelle résolution dois-je numériser les documents ?

Pour les documents texte, 300 dpi est la norme habituelle. Cela suffit pour une bonne reconnaissance du texte et permet de conserver des fichiers de petite taille. Une résolution plus élevée ne vaut la peine que pour des caractères très petits ou des photos.

Quel format de fichier convient pour l’archivage ?

PDF/A, la variante normalisée de PDF pour l’archivage. Elle intègre les polices et les profils de couleur afin que les documents s’affichent de manière identique à long terme. Pour les factures électroniques, en revanche, le fichier XML structuré constitue l’original faisant foi.

Qu’est-ce que l’OCR ?

OCR signifie Optical Character Recognition, c’est-à-dire la reconnaissance de texte. Elle transforme une image numérisée en texte consultable, afin que les documents puissent être retrouvés via la recherche en texte intégral.

Puis-je détruire les originaux après la numérisation ?

En principe oui, si la numérisation est effectuée selon une procédure documentée et que les fichiers numériques sont conservés correctement. Sont exclus les documents qui doivent être conservés sous forme originale, par exemple les comptes annuels. En cas de doute, le conseil fiscal clarifie la question.

Étape suivante

Si vous ne souhaitez pas seulement numériser vos documents, mais aussi les classer automatiquement et les retrouver par question, la page Recherche de documents par IA, montre ce qui est possible. Pour une évaluation, vous pouvez nous joindre via la page de contact.